Kaip naudoti „SharePoint Team Services“ su „Outlook 2013“.

„Microsoft“ iš tikrųjų siūlo daugiau nei vieną „Outlook 2013“ naudojimo būdą bendradarbiauti su kitais žmonėmis. „SharePoint Team Services“ prisijungia prie „Outlook“ ir padeda bendradarbiauti. „SharePoint“ iš esmės yra internetinis bendradarbiavimo įrankis, padedantis koordinuoti susitikimus, projektus ir veiklą, taip pat bendrinti dokumentus su kitais žmonėmis.

Tačiau „SharePoint“ taip pat gali nustatyti aplankus programoje „Outlook“, kad galėtumėte matyti pagrindinę informaciją (pvz., dokumentus, kalendorius ir užduotis) iš „SharePoint“ svetainės, net kai nesate prisijungę. „SharePoint“ teikia keletą patogių bendradarbiavimo funkcijų, kurias galite naudoti su žmonėmis, nepriklausančiais jūsų organizacijai.

Daugeliu atvejų jūs neturite pasirinkimo, ar naudoti „Microsoft Exchange“, ar „SharePoint Team Services“; kažkas kitas (pvz., sistemos administratorius) tai nusprendžia už jus. Tiesą sakant, gali tekti naudoti abu produktus; „Outlook“ vienu metu be problemų prisijungia prie „Exchange“ ir „SharePoint“.

Gali būti, kad jei kada nors įsitrauksite į „SharePoint Team Services“, tai padarysite, nes kažkas paprašys jūsų prisijungti prie bendros komandos. Jei niekas niekada neklausia, jums nereikia apie tai galvoti, ir galite praleisti šiuos skyrius.

Prisijunkite prie „SharePoint“ komandos

Pirmasis SharePoint atrakinimo raktas yra el. laiškas, kuriame prašoma prisijungti prie SharePoint komandos. Laiškas yra paprastas el. laiškas, kuriame yra jūsų vartotojo vardas, slaptažodis ir nuoroda į SharePoint svetainę.

Spustelėkite nuorodą.

Jūsų žiniatinklio naršyklėje atidaroma svetainė, skirta komandos, prie kurios buvote paprašytas prisijungti, veiklai. Kiekviena SharePoint svetainė atrodo kitaip; spustelėkite svetainėje esančias nuorodas, kad pamatytumėte, ką ji gali pasiūlyti.

Prisijunkite naudodami vardą ir slaptažodį, kurie yra el.

Susieti Outlook su SharePoint duomenimis

Tam tikras „SharePoint“ svetainės dalis galima susieti su „Outlook“, kad informacija iš svetainės automatiškai būtų rodoma „Outlook“. Jei „SharePoint“ svetainėje matote piktogramą Prisijunkite prie „Outlook“, galite spustelėti šią piktogramą ir siųsti informaciją iš to puslapio tiesiai į „Outlook“.

Pasiekite „SharePoint“ duomenis iš „Outlook“.

„Microsoft Office“ yra glaudžiai integruota su „SharePoint“. Jei jums suteikti tinkami leidimai, „Outlook“ gali pasiekti beveik bet kokią „SharePoint“ svetainės informaciją ir sinchronizuoti „SharePoint“ svetainėje saugomų dokumentų versijas su jūsų sistemose saugomomis ir atvirkščiai.

Informacija, kurią „SharePoint“ siunčia į „Outlook“, rodoma atskirame „SharePoint“ aplankų rinkinyje. Jei naršymo juostoje spustelėsite mygtuką Paštas, pamatysite, kad „SharePoint“ apima aplankus kaip sąrašo dalį. Spustelėkite bet kurį SharePoint aplanką, kad pamatytumėte, kas jame yra.

Šiuose aplankuose yra bendrinami dokumentai, pvz., „Word“, „Excel“ ir „PowerPoint“ failai. Kai pasirenkate dokumentą, jo peržiūra pasirodo skaitymo srityje – jei dukart spustelėsite dokumentą, dokumentas bus atidarytas savo programoje, pvz., Word.

Jei turite tinkamus leidimus, galite redaguoti dokumentą neprisijungę ir nusiųsti atnaujintą dokumentą į SharePoint svetainę su pakeitimais. Tačiau paprastai negalite pridėti naujų elementų į „SharePoint“ aplankus tiesiogiai naudodami „Outlook“. Vietoj to paprastai įtraukiate informaciją į „SharePoint“ naudodami atitinkamą „Microsoft Office“ programą (pvz., „Word“) arba prisijungę prie „SharePoint“ svetainės naudodami žiniatinklio naršyklę.

Galite peržiūrėti bendrinamus SharePoint kalendorius ir užduotis programoje „Outlook“ lygiai taip pat, kaip peržiūrite „Outlook“ kalendorius arba užduočių informaciją. Jie rodomi tuose pačiuose sąrašuose kaip ir jūsų kalendoriai ir užduotys – netgi galite peržiūrėti bendrinamus kalendorius kartu su savo kalendoriumi. Jei turite tinkamus leidimus, galite keisti kalendorius ir užduotis arba kurti naujus įrašus.

Taigi kada labiausiai tikėtina, kad naudosite „SharePoint“ ir kada naudosite „Exchange“? „Exchange“ geriausiai tinka bendrauti, planuoti ir nustatyti užduotis tarp žmonių, kurie naudojasi ta pačia el. pašto sistema, o „SharePoint“ labiau tinka žmonėms, kuriems reikia bendradarbiauti naudojant bendrinamus dokumentus ir informaciją, ypač tiems, kurie nesidalija ta pačia el. pašto sistemos ar įmonės išteklių.