„Office 365“ galite kartu kurti dokumentus „Word“, „PowerPoint“ ir „OneNote“ arba dokumentų rinkinį su kitais vienu metu. Jei naudojate „Excel Web App“ (ne darbalaukio versiją), taip pat galite bendradarbiauti realiuoju laiku su kitais. Ši funkcija tapo įmanoma naudojant SharePoint Online technologijas.
Jei naudojate „Word“ ir „PowerPoint“, prieš pradėdami kurti bendraautorius, dokumentų bibliotekoje įgalinkite pagrindinių ir mažųjų versijų stebėjimą. Tai leidžia išsaugoti dokumento istoriją, kai jis vyksta redagavimo etape, prireikus grįžti prie senesnės versijos ir nurodyti bendradarbiavimo proceso etapus, pažymint dokumentą kaip pagrindinę versiją.
Idealiu atveju OneNote bloknotuose turėtumėte įgalinti tik pagrindines versijas, nes per daug smulkių versijų gali sukelti sinchronizavimo klaidų, dėl kurių gali būti prarasti duomenys. Tačiau vienas trūkumas yra tas, kad turite sukurti atskirą dokumentų biblioteką savo OneNote bloknotams.
Kaip alternatyvą galite apriboti išsaugotų versijų skaičių, kad išvengtumėte klaidų. Atsižvelkite į savo verslo poreikius, kad nustatytumėte, ar reikia įjungti ir pagrindinę, ir mažesnę OneNote bloknotų versiją.
Kai įjungiate dokumentų bibliotekos versijų kūrimą, turite galimybę įjungti funkciją Reikalauti išsiregistruoti. Jei skiltyje Reikalauti, kad dokumentai būtų išregistruoti prieš juos redaguojant?, pasirenkate Taip, iš esmės sakote, kad niekas kitas negali redaguoti dokumento, kol jį išregistruojate.
Kiti vartotojai vis tiek gali peržiūrėti tik skaitomą dokumento kopiją, bet negalės jo redaguoti ir išsaugoti atgal į dokumentų biblioteką. Kadangi tai prieštarauja tam, ko norite pasiekti, kai bendrai kuriate dokumentus, neįjunkite šios funkcijos.
Pagal numatytuosius nustatymus SharePoint bibliotekose ši funkcija neįjungta. Nepaisant to, jūs vis tiek turite galimybę paimti dokumentą iš bibliotekos, o kai tai padarysite, niekas kitas negalės dirbti su dokumentu, kol jį patikrinsite.
„Excel Web App 2010“ yra darbalaukio programos debesies versija, kurią galima labai tiksliai peržiūrėti žiniatinklio naršyklėje, todėl vizualiai pažįstama išvaizda ir pojūtis, kaip darbalaukio atitikmuo. Matematinių skaičiavimų technologija žiniatinklio programoje yra tokia pati, kaip ir darbalaukio programoje.
Todėl, nepaisant to, ar formulę įvedėte į skaičiuoklę iš žiniatinklio programos, ar iš darbalaukio kliento, galite gauti tuos pačius rezultatus.
„Excel Web App“ bendraautorystė yra tarsi magija. Bendraautorio atlikti pakeitimai automatiškai stebuklingai iškyla ekrane, kai tik bendraautoris pereina į kitą langelį. Galite pamatyti, kas redaguoja skaičiuoklę, spustelėję bendro autoriaus būsenos juostą apatiniame dešiniajame ekrano kampe.