Sukūrę laukų pavadinimus ir vieną duomenų sąrašo įrašą bei suformavę juos kaip lentelę, būsite pasirengę pradėti įvesti likusius jo duomenis kaip įrašus kitose sąrašo eilutėse. Tiesiausias būdas tai padaryti yra paspausti klavišą Tab, kai langelio žymeklis yra paskutiniame pirmojo įrašo langelyje.
Tai padarius, „Excel“ į duomenų sąrašą įtrauks papildomą eilutę, kurioje galėsite įvesti atitinkamą informaciją kitam įrašui.
Įvesdami duomenis tiesiai į duomenų sąrašo lentelę, paspauskite klavišą Tab, kad pereitumėte į kitą naujo įrašo lauką, o ne rodyklės į kairę klavišą. Tokiu būdu, kai užpildote įrašą paskutiniame įrašo lauke, automatiškai išplečiate duomenų sąrašą, įtraukite naują įrašą ir nustatysite langelio žymeklį pirmame to įrašo lauke. Jei paspausite kairę rodyklę, kad užbaigtumėte įrašą, „Excel“ tiesiog perkelia langelio žymeklį į kitą langelį, esantį už duomenų sąrašo lentelės ribų.
Naudojant mygtuką Forma
Užuot įvedę duomenų sąrašo įrašus tiesiai į lentelę, galite naudoti "Excel" duomenų formą įrašams atlikti. Vienintelė problema naudojant duomenų formą yra ta, kad komanda rodyti formą darbalapyje su duomenų sąrašu nėra juostelės komandų dalis. Duomenų formą galite pasiekti tik pridėję jos komandos mygtuką prie greitosios prieigos įrankių juostos arba tinkinto juostelės skirtuko.
Norėdami pridėti šį komandos mygtuką prie greitosios prieigos įrankių juostos, atlikite šiuos veiksmus:
Greitosios prieigos įrankių juostos pabaigoje spustelėkite mygtuką Tinkinti greitosios prieigos įrankių juostą, tada išskleidžiamojo meniu apačioje spustelėkite elementą Daugiau komandų.
„Excel“ atidaro dialogo langą „Excel“ parinktys, pasirinkę greitosios prieigos įrankių juostos skirtuką.
Formos komandos mygtukas, kurį norite įtraukti į greitosios prieigos įrankių juostą, pasiekiamas tik spustelėjus parinktį Komandos, kurių nėra juostelėje, esančiame išskleidžiamajame sąraše Pasirinkti komandas.
Spustelėkite parinktį Commands Not in the Ribbon, esančią šalia išskleidžiamojo sąrašo Pasirinkti komandas iš viršaus.
Spustelėkite Forma sąrašo laukelyje Pasirinkti komandas, tada spustelėkite mygtuką Pridėti.
„Excel“ prideda mygtuką „Forma“ pačiame greitosios prieigos įrankių juostos gale. Jei norite, galite spustelėti mygtukus Perkelti aukštyn ir Perkelti žemyn, kad pakeistumėte formos mygtuką šioje įrankių juostoje.
Spustelėkite Gerai, kad uždarytumėte dialogo langą „Excel“ parinktys ir grįžtumėte į darbalapį su duomenų sąrašu.
Įrašų pridėjimas naudojant duomenų formą
Pirmą kartą spustelėjus tinkintą formos mygtuką, kurį pridėjote prie greitosios prieigos įrankių juostos, „Excel“ analizuoja pirmojo įrašo laukų pavadinimų ir įrašų eilutę ir sukuria duomenų formą. Šioje duomenų formoje kairėje formos pusėje pateikiami laukų pavadinimai su pirmojo įrašo įrašais atitinkamuose teksto laukeliuose šalia jų. Čia galite pamatyti naujos Darbuotojų duomenų bazės duomenų formą; tai atrodo kaip pritaikytas dialogo langas.
Įveskite antrąjį duomenų sąrašo įrašą į jo duomenų formą.
„Excel“ sukuriama duomenų forma apima įrašus, kuriuos atlikote pirmame įraše. Duomenų formoje taip pat yra daugybė mygtukų (dešinėje pusėje), kuriuos naudojate norėdami įtraukti, ištrinti arba rasti konkrečius įrašus duomenų bazėje. Tiesiai virš pirmojo mygtuko (Naujas), duomenų formoje pateikiamas žiūrimo įrašo numeris, po kurio nurodomas bendras įrašų skaičius (1 iš 1, kai pirmą kartą kuriate duomenų formą). Kuriant naujus įrašus, virš šio mygtuko bus rodomas naujas įrašas, o ne įrašo numeris.
Visas formatavimas, kurį priskiriate konkretiems pirmojo įrašo įrašams, automatiškai pritaikomas tiems tolesnių įrašų laukams, kuriuos įvesite, ir naudojamas duomenų formoje. Pavyzdžiui, jei jūsų duomenų sąraše yra telefono laukas, duomenų formos laukelyje Telefonas turite įvesti tik dešimt telefono numerio skaitmenų, jei pradinis telefono numerio įrašas pirmame įraše suformatuotas specialiu telefono numerio formatu. . Tokiu būdu programa „Excel“ paima naują telefono failo įrašą, pvz., 3075550045, ir automatiškai suformatuoja jį taip, kad atitinkamame duomenų sąrašo langelyje jis būtų rodomas kaip (307) 555-0045.
Įrašų įtraukimo į duomenų sąrašą naudojant duomenų formą procesas yra paprastas. Spustelėjus mygtuką Naujas, „Excel“ parodo tuščią duomenų formą (dešinėje duomenų formos pusėje pažymėta Naujas įrašas), kurią turėsite užpildyti.
Įvedę pirmojo lauko informaciją, paspauskite klavišą Tab, kad pereitumėte į kitą įrašo lauką.
Oho! Nespauskite klavišo Enter, kad pereitumėte į kitą įrašo lauką. Jei tai padarysite, į duomenų bazę įterpsite naują, neužbaigtą įrašą.
Toliau įveskite informaciją kiekvienam laukui ir paspauskite Tab, kad pereitumėte į kitą duomenų bazės lauką.
-
Jei pastebėjote, kad padarėte klaidą ir norite redaguoti įrašą lauke, kurį jau praėjote, paspauskite Shift + Tab, kad grįžtumėte į tą lauką.
-
Norėdami pakeisti įrašą, tiesiog pradėkite rašyti.
-
Norėdami redaguoti kai kuriuos lauko simbolius, paspauskite → arba spustelėkite I-beam žymeklį įraše, kad surastumėte įterpimo tašką; tada redaguokite įrašą iš ten.
Įvesdami informaciją į tam tikrą lauką, galite nukopijuoti tame lauke padarytą įrašą iš ankstesnio įrašo paspausdami Ctrl+' (apostrofas). Pavyzdžiui, paspauskite Ctrl+', kad perkeltumėte tą patį įrašą kiekvieno naujo įrašo lauke State, kai įvesite įrašų seriją žmonėms, kurie visi gyvena toje pačioje būsenoje.
Įvesdami datas į datos lauką, naudokite nuoseklų datos formatą, kurį „Excel“ žino. (Pavyzdžiui, įveskite kažką panašaus į 7/21/98 .) Įvesdami pašto kodus, kurių pradžioje kartais naudojami nuliai, kurių nenorite dingti iš įrašo (pvz., pašto kodas 00102), suformatuokite pirmąjį lauko įrašą naudodami specialųjį Pašto kodo numerio formatas. Jei naudojami kiti skaičiai, kurių pradžioje naudojami nuliai, galite jį suformatuoti naudodami teksto formatą arba prieš pirmąjį 0 įrašyti ' (apostrofą). Apostrofas nurodo Excel traktuoti skaičių kaip teksto etiketę, bet nerodomas. pačioje duomenų bazėje. (Vienintelė vieta, kur galite matyti apostrofą, yra formulės juostoje, kai langelio žymeklis yra langelyje su skaitiniu įrašu.)
Įvedę visą naujo įrašo informaciją, paspauskite rodyklės žemyn klavišą. Arba vietoj rodyklės žemyn klavišo galite paspausti Enter arba spustelėti mygtuką Naujas. „Excel“ įterpia naują įrašą kaip paskutinį duomenų bazės įrašą darbalapyje ir parodo naują tuščią duomenų formą, kurioje galite įvesti kitą įrašą.
Kai pereinate prie naujo įrašo duomenų formoje, „Excel“ įterpia ką tik užbaigtą įrašą kaip paskutinę sąrašo eilutę.
Baigę įtraukti įrašus į duomenų bazę, paspauskite klavišą Esc arba spustelėkite mygtuką Uždaryti dialogo lango apačioje, kad uždarytumėte duomenų formą.