Kaip išsaugoti savo darbą „Office 2019“.

Kai dirbate su „Office 2019“ programa, jūsų sukurtas turinys saugomas kompiuterio atmintyje. Ši atmintis yra tik laikina saugykla. Kai išeinate iš „Office 2019“ programos arba išjungiate kompiuterį, atmintyje saugoma informacija visam laikui iškraunama, nebent ją išsaugosite.

Pagrindinis taupymas

Jei norite išsaugoti tai, ką dirbate naudodami „ Office 2019“ , pateikiame kelis taupymo būdus:

• Spustelėkite skirtuką Failas ir spustelėkite Išsaugoti.
• Paspauskite Ctrl+S.
• Greitos prieigos įrankių juostoje spustelėkite mygtuką Išsaugoti.

Pirmą kartą įrašius failą, programa paragins įvesti jo vietą ir pavadinimą. Puslapis Išsaugoti kaip rodomas Backstage rodinyje. Iš ten spustelėkite vieną iš išsaugojimo vietų, pvz., OneDrive – Personal arba This PC.

Štai šių dviejų vietų paaiškinimas, kad galėtumėte išmintingai pasirinkti:

• „OneDrive“ yra jūsų internetinė saugyklos vieta, kurią „Microsoft“ teikia nemokamai. Taupymas čia turi daug privalumų. Jį galite pasiekti iš bet kurio prie interneto prijungto kompiuterio, o jūsų failai yra saugūs, todėl jums nereikės jaudintis dėl atsarginių kopijų kūrimo. Taip pat galite bendrinti nuorodas į savo OneDrive failus su kitais, kad galėtumėte bendradarbiauti. Ir nors norint pasiekti „OneDrive“ reikia interneto ryšio, „Windows“ atspindi „OneDrive“ failų kopijas vietiniame standžiajame diske, todėl galėsite pasiekti savo darbą net neprisijungę prie interneto.
• Šis kompiuteris reiškia vietinį standųjį diską ir visus prijungtus diskus, pvz., USB atmintinės. Jei pasirinksite šią vietą, failai bus tik tame kompiuteryje, kurį šiuo metu naudojate. Tai geras pasirinkimas, jei neturite interneto prieigos arba retai ją naudojate. Taip pat pasirinktumėte tai, jei norite įrašyti į nešiojamąjį „flash drive“.

Pasirinkus bendrą išsaugojimo vietą, dešiniosios srities viršuje pasirodo keli langeliai. Vienas ragina čia įvesti failo pavadinimą, o kitas yra išskleidžiamasis failų tipų sąrašas. Jei norite įrašyti numatytajame toje vietoje esančiame aplanke ir numatytuoju formatu, pirmame laukelyje galite tiesiog įvesti pavadinimą ir spustelėti mygtuką Išsaugoti, ir viskas.

Kai iš naujo įrašote jau išsaugotą failą, ekranas Įrašyti kaip nebepasirodo; failas automatiškai išsaugomas naudojant naujausius nustatymus. Jei norite pakeisti nustatymus (pvz., vietą ar failo tipą) arba įrašyti kitu pavadinimu, pasirinkite Failas → Įrašyti kaip, kad būtų rodomi valdikliai Įrašyti kaip.

Išsaugojimo vietos keitimas

Jei visus failus išsaugosite numatytoje vietoje, jums nereikės nerimauti dėl skirtingų vietų pasirinkimo. Iš pradžių tai gali atrodyti patrauklu, bet kas atsitiks, kai turite du tūkstančius failų? Galite pastebėti, kad norite sutaupyti įvairiose vietose.

Viršuje esančiame paveikslėlyje dešiniosios srities viršuje žr. Dokumentai ? Tai dabartinė vieta. Jei norite, kad vienas iš poaplankių būtų dabartinėje vietoje, galite jį spustelėti sąraše dešinėje srityje. Pavyzdžiui, galite spustelėti "Outlook" failai, kad eitumėte į "Outlook" aplanką aplanke Dokumentai.

Jei norite kitos vietos, spustelėkite mygtuką Naršyti, kad atidarytumėte dialogo langą Įrašyti kaip. Atidarę dialogo langą Įrašyti kaip, galite pakeisti išsaugojimo vietą.

Norėdami suprasti, kaip pakeisti išsaugojimo vietas, pirmiausia turėtumėte suprasti failo kelio sąvoką. Failai suskirstyti į aplankus, o aplankuose galite turėti aplankus. Pavyzdžiui, galite turėti

• Aplankas pavadinimu Retirement
• Tame aplanke yra kitas aplankas, pavadintas „ Finances“.
• Tame aplanke yra „Excel“ failas, vadinamas xlsx

Tokio failo kelias būtų

C:\Retirement\Finances\BankAccounts.xlsx

C pradžioje yra disko raidė. Pagrindinis kompiuterio standusis diskas vadinamas C. Pasvirieji brūkšniai (\) yra aplankų lygių skyrikliai.

Dialogo lango Išsaugoti kaip viršuje kelio dalys yra atskirtos dešinėje nukreiptais trikampiais, o ne pasviraisiais brūkšniais. Galite spustelėti bet kurį trikampį, kad atidarytumėte išskleidžiamąjį sąrašą, kuriame yra visi poaplankiai (ty tame aplanke esantys aplankai), tada spustelėkite vieną iš tų aplankų, kad greitai į jį perjungtumėte.

Į ką reikia atkreipti dėmesį apie „Office 2019“ išsaugojimo vietas

Kiekviena „Windows“ paskyra turi atskirą aplanką Dokumentai vietiniam kompiuteriui; rodoma dokumentų versija priklauso nuo to, prie kurios „Windows“ paskyros esate prisijungę.

Kiekvienas vartotojas taip pat turi savo OneDrive; rodomas „OneDrive“ priklauso nuo to, kuri „Microsoft“ paskyra yra prisijungusi prie „Office“. Pirmajame aukščiau esančiame paveikslėlyje atkreipkite dėmesį į el. pašto adresą, esantį „OneDrive“ – asmeninis; tai el. pašto adresas, susietas su vartotoju, kuris šiuo metu yra prisijungęs prie Word. Prisijungusio vartotojo vardas rodomas viršutiniame dešiniajame „Word“ lango kampe.

Pirmuosiuose dviejuose vaizduose tas pats vartotojas yra prisijungęs prie „Windows“ ir „Office“, tačiau tai ne visada. Prie „Office“ galite prisijungti prie kitos „Microsoft“ paskyros nei prie pačios „Windows“. Paimkite dviejų vartotojų, Faithe ir Vick, pavyzdį. Tarkime, kad Faithe yra prisijungęs prie „Windows“, o Vick – prie „Office“. Naršant šio kompiuterio vietą naudotojo aplankai, pvz., dokumentai, yra „Faithe“, bet naršant „OneDrive“ naudotojų aplankai yra „Vick“. Norėdami pakeisti prisijungusį vartotoją „Office“ programoje, viršutiniame dešiniajame programos lango kampe spustelėkite vartotojo vardą, tada spustelėkite Perjungti paskyrą.

Keliai taip pat rodomi kaip sutraukiamas / išplečiamas medis naršymo srityje, esančioje kairėje dialogo lango Įrašyti kaip pusėje. Galite dukart spustelėti aplanką, kad sutrauktumėte (paslėptumėte) arba išplėstumėte (rodytumėte) jo turinį.

Galite naršyti tarp aplankų keliais būdais:

• Spustelėkite sparčiosios prieigos sąrašo nuorodą (Windows 10), kad pereitumėte į tam tikrą aplanką. Jei užduočių srityje sąrašas sutrauktas, dukart spustelėkite jį, kad jį išskleistumėte.
• Naršymo srityje spustelėkite Šis kompiuteris, kad būtų rodomas visų kompiuterio diskų sąrašas. Iš ten dukart spustelėkite, kad pereitumėte per aplankų lygius į norimą sritį.
• Dialogo lango viršuje esančioje adreso juostoje spustelėkite trikampį, kad atidarytumėte aplanko lygio sąrašą, kurio poaplankius norite matyti, tada spustelėkite norimą.
• Spustelėkite adreso juostoje. Tai pakeičia jo rodymą į tradicinį kelią (pvz., C:\ Aplanko pavadinimas ); galite rankiniu būdu įvesti kelią ir paspauskite Enter.

Galite sukurti naują aplanką, kuriame norite išsaugoti failus. Tiesiog spustelėkite mygtuką Naujas aplankas dialogo lange Įrašyti kaip, įveskite naujo aplanko pavadinimą ir paspauskite Enter.

Jei dažnai keičiate išsaugojimo vietą, galite nustatyti kitą vietą kaip numatytąją. „Word“, „Excel“ arba „PowerPoint“ atlikite šiuos veiksmus:

Pasirinkite Failas → Parinktys.

Spustelėkite kategoriją Išsaugoti.

Lauke Numatytoji failo vieta įveskite kitą kelią.

Jei reikia, galite jį naršyti naudodami mygtuką Naršyti.

Spustelėkite Gerai.

Failo tipo pasirinkimas „Office 2019“.

Norėdami pakeisti failo tipą, dialogo lange Įrašyti kaip atidarykite sąrašą Įrašyti kaip tipą ir pasirinkite kitą. Kiekvienoje programoje yra trys svarbūs failų tipai, apie kuriuos reikia žinoti:

• Numatytasis: numatytasis formatas kiekvienoje programoje palaiko visas funkcijas, išskyrus makrokomandas. Kiekvieno failo plėtinys baigiasi raide X: Word yra .docx; „Excel“ yra .xlsx; „PowerPoint“ yra .pptx.
• Įgalinta makrokomandos: šis formatas palaiko visas funkcijas, įskaitant makrokomandas. Kiekvieno failo plėtinys baigiasi raide M: .docm, .xlsm ir .pptm.

  Makrokomandos yra įrašyti kodo bitai, galintys automatizuoti tam tikras programos veiklas, tačiau jose taip pat gali būti virusų. Dėl šios priežasties numatytieji formatai nepalaiko makrokomandų. Jei reikia sukurti failą su makrokomandomis, galite įrašyti makrokomandų formatu.

• 97-2003: Kiekvienoje programoje yra failo formatas, skirtas atgaliniam suderinamumui su ankstesnėmis programos versijomis (versijomis nuo 97 iki 2003). Išsaugant šiuo formatu, kai kurios nedidelės funkcijos gali būti prarastos. Failų plėtiniai yra .doc, .xls ir .ppt.