Kaip integruoti „Dynamics 365“ su „Outlook“ el

„Microsoft“ rimtai žiūri į „ Outlook“ ir kitų jos programų integravimą , o „Dynamics 365“ tikrai nėra išimtis. Juk dauguma verslo vartotojų į el. laiškus atsako visą dieną. Gaunami el. laiškai dažnai nusako, kurioms užduotims sutelkti dėmesį.

Bendravimas su bendradarbiais ir klientais dažniausiai yra el. paštu. Taigi, jei jūsų el. pašto sistema yra atskirta nuo jūsų biuro CRM (pardavimo pajėgų automatizavimo ir klientų aptarnavimo) ir back-office ERP (finansų ir operacijų), galėsite perjungti atjungtas programas, iškirpti ir įklijuoti duomenis, sunkiai atsisiųsti failų priedus, naršykite, kad surastumėte tuos failus, tada sukurkite naujų failų priedus. Kontaktai jūsų CRM arba ERP sistemoje turės būti rankiniu būdu pridėti prie el. pašto kontaktų arba el. pašto adresai turės būti iškirpti ir įklijuoti pirmyn ir atgal. Akivaizdu, kad glaudžiai nesuderinti tarp jūsų misijai svarbių „front-office“, „back-office“ ir el. pašto programų yra neveiksminga, dažnai kyla klaidų ir atima daug laiko.

„Microsoft“ atsakymas į „Outlook“ el. pašto integravimą su „ Dynamics 365“ yra „Dynamics 365 App for Outlook“. Ši programa, kuri yra „Microsoft Office“ priedas, yra pageidaujama programa, ypač jei naudojate „Dynamics 365“ mobiliuosiuose įrenginiuose.

Anksčiau programa, pavadinta „Dynamics 365 for Outlook“ (senajame pavadinime nėra žodžio programa), buvo „Microsoft“ teikiama integracija. Senesnė programa (kartais vadinama „Dynamics 365 for Outlook“ klientu) vis dar pasiekiama dėl atgalinio suderinamumo.

Toliau nurodytos naujesnės funkcijos įtrauktos į „Dynamics 365 App for Outlook“, tačiau jų trūksta „Dynamics 365 for Outlook“:

• Leidžia vienu spustelėjimu nustatyti atitinkamą įrašą (kitaip tariant, susieti įrašą „Dynamics 365“, pvz., kliento paskyrą, su „Outlook“ el. paštu).
• Rodo informacijos santrauką iš „Dynamics 365“, skirtos el. pašto gavėjams programoje „Outlook“.
• Rodo suvestinę apie įrašą el. laiške arba susitikime.
• Suderinamas su „Outlook Web App“.
• Suderinamas su „Outlook“, skirta „Mac“.
• Suderinamas su išmaniaisiais telefonais ir planšetiniais kompiuteriais.
• Galimybė sekti išsiųstus el.
• Galimybė kurti Word laiškų suliejimo dokumentus.

Laimei, neatsižvelgiant į tai, kurią „Outlook“ versiją naudojate, „Dynamics 365 App for Outlook“ yra naujausių visų šių „Outlook“ versijų leidimų:

• „Outlook“, skirta darbalaukiui
• „Outlook Web App“ (įtraukta į „Office 365“)
• „Outlook Mobile App“ (išmaniesiems telefonams ir planšetiniams kompiuteriams)

Kai įdiegiama „Dynamics 365 App for Outlook“, el. pašto pranešimo dešinėje atsiranda „Dynamics 365“ sritis; ta pati sritis rodoma kaskart, kai nustatote susitikimą. Vienu spustelėjimu galite susieti el. laišką su „Dynamics 365“ įrašu, pvz., „Dynamics 365 Customer Service“ atveju. Susietas el. laiškas automatiškai tampa atvejo veikla. Kitaip tariant, el. laiškas dabar yra klientų aptarnavimo atvejo dalis, todėl matomas abiejose programose. (Atkreipkite dėmesį, kad integravimo tipas, leidžiantis perduoti duomenis abiem kryptimis, vadinamas dvikrypčiu integravimu arba sinchronizavimu .)

Norėdami paleisti „Dynamics 365“ sritį programoje „Outlook“, spustelėkite „Dynamics 365“ piktogramą – tą nuostabų logotipą, kurį sudaro du trikampiai ir viena trapecija. Susipažinkite su šiuo logotipu, nes jis žymi „ Dynamics 365 Finance and Operations“ (Enterprise ERP sistema) ir dažnai rodomas kitose programose, kuriose galima integruoti su „Dynamics 365“.

„Dynamics 365“ logotipas.

Naudodami „Dynamics 365 App for Outlook“ pasiekiamas funkcijas galite

• Peržiūrėkite informaciją apie savo „Dynamics 365“ kontaktus ir potencialius klientus, kai peržiūrite el. laiškus, susitikimus ar susitikimus programoje „Outlook“.
• Susiekite el. pašto pranešimus, susitikimus ir susitikimus su paskyra (klientu), pardavimo galimybe, byla arba bet kokiu tinkintu objektu, kurį sukūrėte „Dynamics 365“.
• Atidarykite „Dynamics 365“ paskyras (klientus), galimybes ar atvejus tiesiai iš „Outlook“.
• Pridėkite veiklą (kitaip tariant, telefono skambučius, užduotis ar susitikimus) į „Dynamics 365“ tiesiai iš „Outlook“.
• Kurdami el. laišką arba susitikimą įtraukite žinių straipsnius ir pardavimo literatūrą iš „Dynamics 365“ į „Outlook“ el. laišką arba susitikimą.
• Stebėkite „Outlook“ kontaktus tiesiogiai „Dynamics 365“.

Norint naudoti „Dynamics 365 App for Outlook“, reikalingas serverio gaunamų el. laiškų sinchronizavimas į el. pašto dėžutę. Jūsų sistemos administratoriui gali tekti pakeisti el. pašto konfigūraciją jūsų organizacijoje. Šie konfigūracijos pakeitimai apima „Exchange Online“ prenumeratą ir „Microsoft Exchange Online“ el. pašto serverio profilį bei numatytąjį sinchronizavimo metodą. Visa tai nustačius, sinchronizavimas vyksta kas 5 minutes. Šis dažnis automatiškai padidėja kas 2 minutes, jei vartotojas gauna daug el. pašto pranešimų.

Norėdami susieti el. laišką su „Dynamics 365“ paskyra, atlikite šiuos veiksmus:

El. pašto srityje spustelėkite mygtuką Dynamics 365.
Pasirodo peržiūros langas.

Spustelėkite piktogramą Set Regarding / Link (du persidengiantys ovalai, kurie atrodo kaip grandinės nuorodos).
Pasirodo paieškos laukelis.

Įveskite paieškos tekstą ir spustelėkite didinamojo stiklo piktogramą.
Po juo rodomas paskyrų ir kitų įrašų, atitinkančių paieškos kriterijus, sąrašas. Galite apriboti įrašų sąrašą tik paskyromis spustelėdami mygtuką Paskyros, kuris yra virš įrašų sąrašo.

Norėdami susieti el. laišką, spustelėkite paskyrą, su kuria norite jį susieti.

Taip pat galite sekti neatsižvelgdami, o tai reiškia, kad el. laiškas yra stebimas sistemoje „Dynamics 365“, bet nėra susietas (susietas) su konkrečia paskyra, kontaktu ar kitu „Dynamics 365“ objektu. El. laiškas rodomas „Dynamics 365“ jūsų sąraše. stebimų el. laiškų, bet neatsiranda peržiūrint konkretų įrašą.

Terminai, kuriuos „Microsoft“ vartoja šiai funkcijai apibūdinti, yra sekami, susieti ir nustatyti. Šie trys terminai vartojami gana pakaitomis, apibūdinant el. laiškus, kurie yra integruoti tarp „Outlook“ ir „Dynamics 365“.

Naudinga „Dynamics 365 App for Outlook“ funkcija yra galimybė automatiškai pridėti kontaktą arba potencialų klientą prie „Dynamics 365 Customer Engagement“ sistemos (kitaip tariant, CRM), remiantis gautu el. Taip išsaugomi klavišų paspaudimai, išvengiant būtinybės perjungti programas, iškirpti ir įklijuoti duomenis arba, dar blogiau, kelis kartus perrašyti tuos pačius duomenis.

Norėdami pridėti kontaktą prie „Dynamics 365“ iš el. pašto gavėjo programoje „Outlook“, naudodami „Dynamics 365 App for Outlook“, atlikite šiuos veiksmus:

„Outlook“ rodomoje „Dynamics 365“ srityje spustelėkite pliuso ženklą (+).
Pasirodžiusiame meniu galite pasirinkti kontaktą arba pagrindinį klientą.

Pasirinkite Kontaktai.
Kontaktas įtraukiamas į „Dynamics 365 Customer Engagement“ programą.

„Dynamics 365“ srityje galite sukurti užduotį, susitikimą arba telefono skambutį. Kitaip tariant, jums nereikia naršyti, perjungti ar perjungti programų. „Dynamics 365“ sritis yra įterpta tiesiai į „Outlook“; tai yra „Outlook“ dalis, tačiau į „Dynamics 365 CRM“ pridedate naujų įrašų. (Tai yra gili integracija.)

Jei norite pridėti telefono skambučio priminimą iš „Outlook“ prie „Dynamics 365 Customer Engagement“ (CRM), naudodami „Dynamics 365 App for Outlook“ sritį „Dynamics 365“, atlikite šiuos veiksmus:

Atidarykite el. laišką „Outlook“ kaip įprastai.

Spustelėkite „Dynamics 365“ piktogramą.
„Outlook“ lango dešinėje rodoma „Dynamics 365“ sritis.

Stebėkite el. laišką (jei jis dar nesekamas).

Nustatykite „Dynamics 365“ el. laiško susiejimą su konkrečiu kontaktu.

Spustelėkite mėlyną pliuso ženklą apskritime, esančiame apatiniame dešiniajame lango „Dėl kontaktų“ kampe.

Pasirodo išskleidžiamasis meniu su pasirinkimais Užduotis, Paskyrimas ir Telefono skambutis.

Pasirinkite Telefono skambutis.
Pasirodo langas Sukurti telefono skambutį.

Nustatykite prioritetą ir terminą.
Šie laukai yra neprivalomi. Prieš privalomus laukus yra raudona žvaigždutė.

Į terminą įtrauktas laikas, todėl būtinai nustatykite dienos laiką, kada planuojate skambinti šiam kontaktui, jei buvo iš anksto susitarta dėl konkretaus laiko.

Laukas Tema, kuris yra privalomas, automatiškai užpildomas el. laiško tema kaip numatytoji.

Galite perrašyti temą.

Skambinti iš ir skambinti Norėdami automatiškai užpildyti savo vartotojo vardą (Call From) ir kontakto vardą (skambinti).

Spustelėkite mygtuką Išsaugoti.
Pasirodo pranešimas (žalia spalva), kad telefono skambutis sėkmingai užmegztas. Telefono skambutis bus susietas su „Dynamics 365“ kontaktu, o „Dynamics 365“ jums bus priminta, kad reikia sekti ir paskambinti nustatytu laiku nustatytu laiku.