Kaip dalytis ištekliais projekte 2013

Kai organizacija tuo pačiu metu vykdo panašaus pobūdžio projektus, pasitelkus centralizuotą išteklių telkinį galima sutaupyti laiko, nes nereikia kurti jau esamų išteklių. Taip pat gali būti naudinga sekti išteklius įvairiuose projektuose.

Daugelis organizacijų vienu metu valdo daug projektų. Kartais projektas yra vienintelis tokio tipo projektas įmonėje, pavyzdžiui, biuro perkėlimo organizavimas. Kiti, pvz., pastato projektavimo projektas architektų įmonėje, vyksta kartu su keliais kitais panašiais projektais ir remiasi daugeliu tų pačių išteklių, pavyzdžiui, architektų ir rengėjų.

Galite naudoti kitą laiką taupančią „Project 2013“ funkciją, kad gautumėte esamus išteklius iš įmonės adresų knygos arba iš savo „Outlook“ adresų knygos.

Nugriebti iš išteklių telkinių

Jei „Project 2013“ naudojate visoje įmonėje, galite turėti išteklių telkinį – centralizuotą bendrų išteklių saugyklą, leidžiančią projektų vadovams priskirti tuos išteklius įvairiems projektams. Naudodami išteklių telkinį galite susidaryti tikroviškesnį idėją apie tai, kiek ištekliai yra užimti visuose projektuose bet kuriuo metu.

Nepainiokite išteklių telkinių su įmonės ištekliais, kuriems reikia nustatyti „Project Professional“, „Project Server“ ir „Microsoft Office Project“ žiniatinklio programą. Išteklių telkinys yra tiesiog projekto failas, kuriame yra tik išteklių sąrašas išteklių lapo rodinyje ir kuris išsaugomas bendrame tinklo diske jūsų darbo grupei arba įmonės serveryje.

Kiekvienas, turintis prieigą prie išteklių telkinio failo, gali priskirti jame esančius išteklius projektams. Išteklių telkinys sutaupo visus nuo rūpesčių, kai reikia pakartotinai kurti šiuos išteklius savo individualiuose projektuose.

Jei bet kuriuo metu sujungiate atskirus projektus į vieną pagrindinį projektą, „Project 2013“ leidžia turėti pasikartojančius išteklius. Jei susiejate sujungtus projektus ir ištrinate pasikartojančius išteklius pagrindiniame projekte, jis bus ištrintas ir subprojekte.

Geresnė praktika yra, kai visi atskiri projektai dalijasi ištekliais iš išteklių telkinio, kad kuriant pagrindinį projekto failą nebūtų pasikartojančių išteklių.

Importuokite išteklius iš „Outlook“.

„Project“ leidžia jums sutaupyti laiko, praleisto įvedant išteklių informaciją, nes galite paimti išteklius iš „Outlook“.

Norėdami paimti išteklius iš „Outlook“, turite jį nurodyti kaip numatytąją el. pašto programą: Atidarykite „Outlook“ ir paklauskite, ar norite, kad tai būtų numatytoji programa, pasakykite „taip“.

Kai į savo projektą įdedate vieną ar daugiau "Outlook" išteklių, jie įtraukiami į projektų sąrašą, naudojant "Outlook" adresų knygelėje esantį išteklių pavadinimą ir el. pašto adresą. Numatytasis pirmosios raidės inicialas ir darbo tipas taip pat yra iš anksto priskirti. Tada prie šaltinio galite pridėti bet kokią jums patinkančią informaciją.

Norėdami įterpti išteklius iš „Outlook“ adresų knygos, parodykite išteklių lapo rodinį ir atlikite šiuos veiksmus:

Pasirinkite Ištekliai → Pridėti išteklius → Adresų knyga.

Pasirodo dialogo langas Pasirinkti išteklius.

Spustelėkite ištekliaus pavadinimą sąraše Pavadinimas.

Spustelėkite Pridėti, kad įtrauktumėte pasirinktą pavadinimą į išteklių sąrašą.

Pakartokite 2 ir 3 veiksmus, kad pridėtumėte prie projekto visų išteklių, kuriuos norite importuoti, pavadinimus.

Baigę spustelėkite mygtuką Gerai.

Dabar pavadinimai rodomi projekto išteklių sąraše, paruošti juos priskirti užduotims.