Kaip bendrinti ir stebėti „SharePoint“ svetaines

Lengva stebėti „SharePoint“ svetainę ir gauti atnaujinimus apie tai, kas vyksta toje svetainėje. Naudojant naujausią „SharePoint“ leidimą, parinktis yra tokia paprasta, kaip spustelėti žvaigždės piktogramą pagrindiniame SharePoint svetainės puslapyje, kaip parodyta.

Spustelėkite žvaigždutę SharePoint svetainėje, kad galėtumėte stebėti svetainę.

Jei naudojate „SharePoint Mobile App“, žvaigždutė yra vos vienu bakstelėjimu, kaip parodyta toliau pateiktame paveikslėlyje.

Norėdami sekti svetainę, bakstelėkite žvaigždutę SharePoint Mobile App.

Stebėdami „SharePoint“ svetainę, ji bus rodoma pagrindinėje „SharePoint“ informacijos suvestinėje – pagrindinėje informacijos suvestinėje, kurią matote prisijungę prie „Microsoft Office 365“ ir spustelėję „SharePoint“ programą. Visada galite grįžti į prietaisų skydelį spustelėję programos meniu (vaflio piktogramą viršutiniame kairiajame ekrano kampe) ir spustelėję SharePoint.

Stebėdami svetainę, visas naujienas, atnaujinimus ir veiklą gausite pagrindinėje „SharePoint“ informacijos suvestinėje. Toliau pateiktame paveikslėlyje matote, kad stebime „SharePoint For LuckyTemplates“ svetainę, o skiltyje „Naujienos iš svetainių“ matome, kad buvo paskelbtas naujas naujienų straipsnis.

Naujienos ir veikla iš svetainių, kurias stebite, rodomos „SharePoint“ informacijos suvestinėje.

Jei naudojate SharePoint Mobile App, pagrindiniame ekrane pamatysite skirtuką Naujienos. Šiame skirtuke rodomos visos naujienos ir veikla iš svetainių, kurias stebite. Čia rodomas skirtukas Naujienos.

Naujienos ir veikla iš svetainių, kurias stebite, rodomos SharePoint Mobile App skirtuke Naujienos.

Tas pats naujienų straipsnis, kuris anksčiau buvo rodomas žiniatinklio naršyklėje, taip pat rodomas čia, SharePoint Mobile App. Tai pasikartojanti tema. „SharePoint Mobile App“ rodo tą patį turinį, kurį rasite naudodami „SharePoint“ žiniatinklio naršyklėje. Tai tik mobilioji versija, sukurta taip, kad ją būtų lengviau naudoti mažuose įrenginiuose.

„Office 365 SharePoint“ prietaisų skydelis bus pasiekiamas tik tuo atveju, jei „SharePoint“ naudojate kaip „Office 365“ dalį. Jei naudojate „SharePoint On-Premises“, pasitarkite su IT skyriumi, kad sužinotumėte, ar yra konsoliduota svetainė, kurioje jie turi pranešimų ir veiklos.

Kaip nustatyti „SharePoint“ įspėjimus

Be svetainės stebėjimo, taip pat galite nustatyti įspėjimus apie kitas SharePoint sritis. Pavyzdžiui, dokumentai saugomi specialioje SharePoint konteinerio programoje, vadinamoje biblioteka. Pavyzdys yra dokumentų programa, kuri rodoma numatytosios komandos svetainės kairiojoje naršymo juostoje. Įspėjimai yra puikus būdas sekti jūsų komandos draugų atliekamus dokumentų ir elementų pakeitimus.

Jei norite gauti įspėjimus, savo SharePoint profilyje turite sukonfigūruoti el. pašto adresą. Jei jūsų SharePoint serveris yra jūsų tinkle, tai paprastai nėra problema. Tačiau „Office 365“ gali būti neintegruota su jūsų tinklo ir el. pašto informacija. Tokiais atvejais jūsų administratorius gali rankiniu būdu konfigūruoti jūsų el. pašto adresą arba suteikti jums leidimą tai padaryti.

Norėdami nustatyti įspėjimą apie turinį programoje Dokumentai, atlikite šiuos veiksmus:

Atidarykite žiniatinklio naršyklę ir eikite į „Microsoft Office“ svetainę .

Prisijunkite, jei jūsų prašoma.

Pasirinkite savo SharePoint svetainę, kad atidarytumėte svetainę.

Pasirinkite Dokumentų programą, kuri rodoma kairiojoje naršymo srityje.

Programos Dokumentai viršuje spustelėkite elipsę, tada spustelėkite Įspėti mane, kaip parodyta.
Atsidaro dialogo langas Įspėti mane, kai keičiasi elementai.

Parinkties Įspėti mane pasirinkimas „SharePoint“ dokumentų programoje.

Jei naudojate „SharePoint On-Premises“ ir nematote mygtuko Įspėti mane, gali būti, kad jūsų administratorius nesukonfigūravo siunčiamo el. pašto nustatymų. Jei siunčiamo el. pašto nustatymai nesukonfigūruoti centrinėje administracijoje, mygtukas Alert Me tiesiog nepasirodys vartotojams. Tačiau jei naudojate „SharePoint Online“, „Microsoft“ jau sukonfigūravo siunčiamą el. laišką ir galite pradėti.

Teksto laukelyje Perspėjimo pavadinimas įveskite įspėjimo pavadinimą.
Siūlome gautuosiuose pavadinimą paversti ką nors reikšmingu, pvz., šiandien modifikuoti dokumentai – biudžeto komandos svetainė. Priešingu atveju jūs neturite prasmingo būdo atskirti vieną įspėjimą nuo kito.

Teksto laukelyje Siųsti įspėjimus įveskite ne tik jūsų, bet ir žmonių vardus, kurie turėtų gauti įspėjimą.
Teisingai, galite užsiprenumeruoti įspėjimą kitiems žmonėms! Turite turėti įspėjimų tvarkymo leidimą, kuris pagal numatytuosius nustatymus suteikiamas svetainių savininkams.

Organizacijos ir svetainių savininkai gali norėti užsiprenumeruoti įspėjimą keliems naudotojams, kad įsitikintų, jog jie gaus svarbių naujinių, taip pat paskatinti juos prisidėti prie diskusijų lentos, tinklaraščio ar wiki. Naudotojai vis tiek gali atsisakyti pakeisdami nustatymus savo įspėjimų nustatymuose.

Skiltyje Pristatymo būdas pasirinkite, ar norite gauti įspėjimus el. paštu ar tekstiniu pranešimu į savo mobilųjį telefoną.
Norint siųsti tekstinius pranešimus, reikia, kad „SharePoint“ administratorius sukonfigūruotų šią paslaugą per trečiąją šalį, todėl gali nepavykti siųsti įspėjimų į savo telefoną.

Skiltyje Pakeitimo tipas pasirinkite parinktį, atitinkančią pranešimų, kuriuos norite gauti, tipą – Visi pakeitimai, Pridėta naujų elementų, Keičiami Esami elementai arba Elementai Ištrinami.
Jei esate atsakingas už programos tvarkymą, rekomenduojame gauti įspėjimą kiekvieną kartą, kai elementai ištrinami.

Skiltyje Siųsti įspėjimus apie šiuos pakeitimus pasirinkite, kada gauti įspėjimus.
Čia matomos parinktys skiriasi atsižvelgiant į tai, su kokia programa dirbate. Pavyzdžiui, užduočių programa leidžia gauti įspėjimą, kai užduotis pažymėta kaip baigta arba bet kada pasikeičia aukšto prioriteto užduoties būsena.

Skiltyje Kada siųsti įspėjimus pasirinkite įspėjimų siuntimo dažnumą.
Juos galite gauti iš karto, kartą per dieną arba kartą per savaitę. Mums patinka gauti dienos suvestinę; kitu atveju gauname per daug el. laiškų.

Spustelėkite Gerai, kad sukurtumėte įspėjimą, kaip parodyta.

Naujo įspėjimo kūrimas „SharePoint“ dokumentų programai.

Norėdami sukurti įspėjimus, jums reikia leidimo kurti įspėjimus. Šis leidimas paprastai suteikiamas su jau paruošta svetainės narių grupės „SharePoint“ konfigūracija.

Kaskart, kai vartotojai pasakys, kad jiems reikia darbo eigos, kad gautų pranešimą apie projekto failų pakeitimus, pirmiausia pabandykite įspėti. Nustebtumėte, kaip dažnai įspėjimuose pateikiamos reikalingos parinktys.

Jei jūsų programoje yra asmeninis arba viešas rodinys, kuriame yra filtras, galite užsiprenumeruoti tik to rodinio pakeitimus. Pavyzdžiui, tarkime, kad norite gauti pranešimą teksto pranešimu, kai problemų stebėjimo programoje esančio elemento prioritetas nustatytas į Aukštas. Sukurtumėte rodinį, kuris filtruoja programą, kad būtų išvengta didelio prioriteto problemų. Kurdami įspėjimą skiltyje Siųsti įspėjimus apie šiuos pakeitimus pasirinkite filtruotą rodinį ir gausite įspėjimus, kai elementai atitiks filtro kriterijus.

Kaip valdyti „SharePoint“ svetainių įspėjimus

Visada galite grįžti ir koreguoti įspėjimus. Spustelėję elipsę (parodyta anksčiau 10-5 pav.), galite pasirinkti Tvarkyti įspėjimus ir redaguoti visus jau sukurtus įspėjimus. Šis mygtukas nukreipia jus į vieną puslapį, o ne naršydami į kiekvieną programą, kurioje nustatėte įspėjimą. Toliau pateiktame paveikslėlyje parodytas puslapis Mano įspėjimai.

Visos SharePoint svetainės įspėjimų tvarkymas.

Norėdami tvarkyti visus perspėjimus, kuriuos turite tam tikroje svetainėje, ir keisti arba ištrinti juos, atlikite šiuos veiksmus:

Naršykite programėlę, kurioje šiuo metu užsiprenumeruojate įspėjimą.

Elipsės išskleidžiamajame meniu pasirinkite Tvarkyti mano įspėjimus.
Pasirodo puslapis Mano įspėjimai šioje svetainėje.

Pasirinkite tinkamą įspėjimo pavadinimo nuorodą.
Redaguoti įspėjimą šioje svetainėje rodomas su visomis parinktimis, kurias peržiūrėjote pirmą kartą kurdami įspėjimą. Pakeiskite nustatymus pagal pageidavimą.
Nenustatėte įspėjimo pradžios? Vis tiek galite perskaityti nustatymus ir keisti pasirinkimus (žr. ankstesnius veiksmus). Jūsų pakeitimai neturės įtakos kitų įspėjimų nustatymams, jei įspėjimas buvo sukurtas keliems naudotojams vienu metu.

Spustelėkite Gerai, kad pakeistumėte įspėjimą naujais nustatymais, arba Ištrinti, jei norite ištrinti įspėjimą.
Ištrynus jums sukurtą įspėjimą, įspėjimas iš kitų vartotojų, priklausančių grupei, kuriai buvo sukurtas įspėjimas, neištrinamas.

Jei esate svetainės administratorius, galite tvarkyti visų svetainėje esančių asmenų įspėjimus spustelėdami nuorodą Vartotojo įspėjimai, esančią puslapio Svetainės nustatymai skiltyje Svetainės administravimas.

Kai įvyksta įvykis, atitinkantis jūsų įspėjimą, pavyzdžiui, pasikeičia kalendoriaus įvykio laikas arba vieta, į gautuosius gaunate el. laišką. Gautas pranešimas el. paštu yra pagrįstas šablonu. Šiuos šablonus gali keisti jūsų administratorius, kad jie galėtų pateikti daugiau informacijos.