„SharePoint“ programos, pagrįstos bibliotekomis, leidžia saugiai saugoti ir bendrinti failus, jos taip pat prideda funkcijų, padedančių valdyti tokius dalykus kaip dokumentų darbo eiga (procesai, leidžiantys žmonėms redaguoti, komentuoti ir patvirtinti dokumentus) ir versijų istorijas (kas atsitiko su failą ir kas ką padarė).
Nors failų bendrinimai suteikia jums vieną kelią per aplankus į dokumentą, SharePoint bibliotekos programos suteikia kitų būdų atskleisti turinį. Galite pasiekti dokumentus tiesiogiai per naršyklę, galite juos rodyti žiniatinklio dalyse ir rūšiuoti bei filtruoti pagal jų metaduomenis ir turinio tipus. Naudodami bibliotekos programas galite atskleisti failus pagal jų pavadinimą, o ne tik pagal failo pavadinimą.
Bibliotekos programos taip pat suteikia daugybę pasirinkimų, kaip dokumentai patenka į jas. Galite įrašyti dokumentą bibliotekos programoje naudodami „Microsoft Office“ klientą, pvz., „Word“ arba „Excel“, arba galite siųsti dokumentus el. paštu į bibliotekos programas arba nuvilkti iš „Windows Explorer“. Ir jūs galite kurti dokumentus tiesiogiai programėlėje.
Nesvarbu, kaip įkeliate dokumentus į „SharePoint“ bibliotekos programas, tiesiog pateikite juos ten – daug lengviau bendrinti dokumentus su bendradarbiais programoje, nei naudoti bendrinamus failus ar el. pašto priedus.
„SharePoint“ programos gali būti klaidinančios. Programa, pagrįsta sąrašu, skirta saugoti duomenis stulpeliuose. Programėlė, pagrįsta biblioteka, skirta saugoti dokumentus ir duomenis apie tuos dokumentus stulpeliuose. „SharePoint 2013“ bando supaprastinti visą diskusiją apie sąrašą ir biblioteką ir viską vadina programa.
Kai kuriate programą, suteikiate jai pavadinimą ir pasirenkate programos šabloną. Nuo to laiko jūs tiesiog vadinate savo programą jos pavadinimu. Pavyzdžiui, galite sukurti „Sales Pitch“ programą. Programėlė skirta pardavimo pasiūlymo dokumentams laikyti. Kadangi programėlėje saugomi dokumentai, ji naudoja dokumentų bibliotekos programos šabloną.
Jei esate patyręs „SharePoint“ naudotojas, gali prireikti šiek tiek laiko, kol susitvarkysite. Tačiau kai suprantate, kad dauguma vartotojų negalvoja apie sąrašus ir bibliotekas, o galvoja apie tai, ką daro sąrašas ar biblioteka, tikrai daug lengviau viską pavadinti programa.
Žiniatinklio kūrėjas taip pat gali sukurti programą nuo nulio kaip atskirą programą, todėl tokia programa nėra pagrįsta sąrašu ar biblioteka.