Kaip bendrinti „Microsoft Project“ išteklius

Daugelis organizacijų, naudojančių „Microsoft Project 2019“, vienu metu valdo daug projektų. Kartais projektas yra vienintelis tokio tipo projektas įmonėje, pavyzdžiui, biuro perkėlimo organizavimas. Kiti projektai, pavyzdžiui, pastato projektavimo projektas architektų įmonėje, vykdomi vienu metu su keliais kitais panašiais projektais ir remiasi daugeliu tų pačių išteklių, pavyzdžiui, architektų ir rengėjų.

Kai organizacija tuo pačiu metu vykdo panašaus pobūdžio projektus, naudojant centralizuotą išteklių telkinį galima sutaupyti laiko, nes jai nereikia kurti jau esamų išteklių. Taip pat gali būti naudinga sekti išteklius įvairiuose projektuose.

Galite naudoti kitą laiką taupančią projekto funkciją, kad gautumėte esamus išteklius iš įmonės adresų knygos arba iš savo adresų knygos programoje „Outlook“.

Kaip sukurti dalijimosi failus

Tiek individualūs, tiek bendrieji ištekliai gali būti sukurti tuščiame projekte kaip išteklių telkinys ir išsaugoti pasiekiamoje jūsų įmonės tinklo vietoje. Tada bet kuris projekto vadovas gali priskirti tuos išteklius savo projektams. Tada šie projektai vadinami bendrinimo failaisnes jie dalijasi ištekliais iš išteklių telkinio. Pavyzdžiui, jei turite priežiūros žmonių grupę, kurią visi jūsų gamybos įmonės darbuotojai priskiria projektams, sukurkite projekto failą pavadinimu Resource Pools ir įveskite visus išteklius, kuriuos norite bendrinti išteklių lapo rodinyje. Arba sukurkite išteklių telkinio failą pavadinimu CEO ir leiskite visiems, kurie valdo projektus, kuriems reikalingas generalinio direktoriaus dalyvavimas, priskirti jį iš tos centrinės vietos. Tada naudokite projekto išteklių dalijimosi įrankius, kad priskirtumėte šiuos išteklius užduotims pagal planą.

Kai kas nors naudoja išteklių priskyrimus iš bendrinimo failo, ta informacija taip pat išsaugoma išteklių telkinio faile. Tada kiekvienas gali naudoti tą failą, kad peržiūrėtų išteklių paskirstymą visuose organizacijos projektuose.

Kaip išnaudoti projektų valdymo išteklių telkinius

Jei „Project“ naudojate visoje įmonėje, galite turėti išteklių telkinį, centralizuotą bendrų išteklių saugyklą, leidžiančią projektų vadovams priskirti tuos išteklius įvairiems projektams. Naudodami išteklių telkinį galite susidaryti tikroviškesnį idėją apie tai, kiek ištekliai yra užimti visuose projektuose bet kuriuo metu.

Nepainiokite išteklių telkinių su įmonės ištekliais, kuriems reikia nustatyti „Project Professional“, „Project Server“ ir „Microsoft Office Project Web App“. Išteklių telkinys yra tiesiog projekto failas, kuriame yra tik išteklių sąrašas išteklių lapo rodinyje ir kuris išsaugomas bendrame tinklo diske jūsų darbo grupei arba įmonės serveryje. Kiekvienas, turintis prieigą prie išteklių telkinio failo, gali priskirti jame esančius išteklius projektams. Išteklių telkinys sutaupo visus nuo rūpesčių, kuriuos reikia pakartotinai kurti šiuos išteklius savo individualiuose projektuose.

Norėdami pasiekti išteklius, pasiekiamus visai jūsų organizacijai, atlikite šią procedūrą:

Atidarykite išteklių telkinio failą, tada atidarykite failą, kuris bus bendrinimo failas.

Dirbdami su bendrintuvo failu, pasirinkite Ištekliai → Išteklių telkinys → Bendrinti išteklius.
Pasirodo dialogo langas Bendrinti išteklius.

Nurodykite projekto išteklius.
Jei norite nurodyti, kad projektas naudos tik savo išteklius (numatytasis nustatymas), pasirinkite parinktį Naudoti nuosavus išteklius. Jei norite bendrinti išteklius, pasirinkite parinktį Naudoti išteklius, tada pasirinkite projektą iš sąrašo Iš.

Nurodykite, ką projektas turėtų daryti, kai yra nesuderinamas išteklių nustatymas, pvz., išteklių bazės kalendorius.
Jei jūsų projekto nuostatai bus teikiama pirmenybė, pasirinkite parinktį Dalintojas turi pirmenybę. Jei norite, kad baseino nustatymas būtų valdomas, pasirinkite Baseinas turi pirmenybę.

Spustelėkite mygtuką Gerai, kad užbaigtumėte procesą.
Visi nurodyto išteklių telkinio ištekliai įtraukiami į jūsų projekto išteklių sąrašą, paruošti priskirti užduotims.

Pridėję bendrinamą išteklių prie projekto, galite atnaujinti bendrinamų išteklių informaciją, jei tuos bendrinamus išteklius prižiūrintis asmuo atliko pakeitimų, pvz., padidino išteklių įkainį per valandą. Norėdami tai padaryti, pasirinkite Ištekliai → Išteklių bendrinimas → Atnaujinti išteklių telkinį.

Jei bet kuriuo metu sujungiate atskirus projektus į vieną pagrindinį projektą, projektas leidžia turėti pasikartojančius išteklius. Jei susiejate sujungtus projektus ir ištrinate pasikartojančius išteklius pagrindiniame projekte, jis bus ištrintas ir subprojekte. Geriausia praktika, kai visi atskiri projektai dalijasi ištekliais iš išteklių telkinio, kad kuriant pagrindinį projekto failą nebūtų pasikartojančių išteklių.

Ištekliai iš išteklių telkinių taupo jūsų laiką, nes jums nereikia pakartotinai kurti tų išteklių. Tačiau jums gali kilti klausimas, ar turėtumėte sekti savo išteklių laiką išteklių telkinio faile, kad pamatytumėte, ar išteklius neperpildytas. Dauguma projektų realiame pasaulyje naudoja išteklius, kurie nėra skirti tik vienam projektui. Nauji „Project“ vartotojai dažnai sutrinka, nes beveik kiekvienas savo projektus dirbantis žmogus skiria laiko kitiems darbams – nuo ​​bendro bendravimo su bendradarbiais ir klientais iki pastangų, investuotų į kitus projektus. Ar šie pradedantieji turėtų kurti išteklių telkinius, kad būtų atsižvelgta į laiką, kurį vienu metu skirsto keli projektai?

Paprastai tariant, bandymas sekti kiekvieną kiekvieno resurso dienos minutę, kad pamatytumėte, ar ištekliai atlieka jūsų užduotis 100 ar 50 procentų, ar yra dalijami keliems projektams, yra chaosas. Užduokite sau šį klausimą: kai šis šaltinis dirba su jūsų projekto užduotimi, ar jis tuo metu visą savo dėmesį skirs tai užduočiai? Jei taip, jums gali nereikėti kvailioti stebint bendrus išteklius daugelyje projektų. Ypač atliekant trumpesnes užduotis, atsispirimas norui mikrovaldyti savo išteklių pastangas už savo projekto ribų paprastai veikia gerai. Kita vertus, jei turite išteklių, kurie dirba tik pusę laiko arba reguliariai skirstote laiką tarp dviejų projektų, apsvarstykite galimybę naudoti bendrinamų išteklių įrankius, kad galėtumėte stebėti tuos išteklius visuose projektuose.

Kaip importuoti išteklius iš Outlook

„Project“ leidžia jums sutaupyti laiko, praleisto įvedant išteklių informaciją, nes galite paimti išteklius iš „Outlook“.

Norėdami paimti išteklius iš „Outlook“, turite jį nurodyti kaip numatytąją el. pašto programą: Atidarykite „Outlook“ ir, kai jūsų paklaus, ar norite, kad tai būtų numatytoji programa, pasakykite „taip“.

Kai į savo projektą įdedate vieną ar daugiau "Outlook" išteklių, jie pridedami prie projektų sąrašo naudojant "Outlook" adresų knygelėje esantį išteklių pavadinimą ir el. pašto adresą. Numatytasis pirmosios raidės inicialas ir darbo tipas taip pat yra iš anksto priskirti. Tada prie šaltinio galite pridėti bet kokią jums patinkančią informaciją.

Norėdami įterpti išteklius iš „Outlook“ adresų knygos, parodykite išteklių lapo rodinį ir atlikite šiuos veiksmus:

Eikite į juostelės skirtuką Ištekliai. Grupėje Įterpti spustelėkite Pridėti išteklius, tada spustelėkite Adresų knyga.
Pasirodo dialogo langas Pasirinkti išteklius.

Spustelėkite ištekliaus pavadinimą sąraše Pavadinimas.

Spustelėkite Pridėti, kad įtrauktumėte pasirinktą pavadinimą į išteklių sąrašą.

Pakartokite 2 ir 3 veiksmus, kad pridėtumėte prie projekto visų išteklių, kuriuos norite importuoti, pavadinimus.

Baigę spustelėkite mygtuką Gerai.

Dabar pavadinimai rodomi projekto išteklių sąraše, paruošti juos priskirti užduotims.

Norėdami gauti daugiau informacijos apie „Microsoft Project“ išteklių valdymą, žr. Kaip valdyti išteklius „Microsoft Project 2019“ .