Kaip apriboti ir patvirtinti duomenis „Excel“ finansiniame modelyje

Baigę kurti finansinį modelį gali kilti pagunda pasilikti jį sau, nes nenorite, kad kas nors sujauktų jūsų formules ar netinkamai naudotų modelį. Modeliai turėtų būti bendradarbiaujantys, bet jūs turite sukurti savo modelį taip, kad jį būtų lengva naudoti kitiems ir sunku sujaukti. Vienas puikus būdas padaryti modelį patikimą, kad jį galėtų naudoti kiti, yra modeliui pritaikyti duomenų patvirtinimą ir apsaugą. Tokiu būdu vartotojas gali įvesti tik tuos duomenis, kuriuos jis turėjo.

Vartotojo duomenų įvedimo finansiniame modelyje apribojimas

Norėdami gauti praktinį duomenų patvirtinimo pavyzdį, paimkime šią projekto išlaidų analizę.

Darbuotojų dienos normos apskaičiavimas naudojant absoliučią atskaitą.

Jūsų kolega naudoja jūsų sukurtą modelį ir pagal D3 langelio formatavimo būdą (su šešėliavimu) gali pasakyti, kad tikėjotės, kad žmonės jį pakeis. Jis nebežino, kiek dienų šis projektas tęsis, todėl įveda TBA į D3 langelį. Kai tik jis įveda TBA, tai tikrai viską sujaukia! Kaip matote toliau, jūsų jau sukurtos formulės laukė skaičiaus D3 langelyje, o ne teksto.

Tekstas įvestyje sukelia klaidų.

Užuot leidę vartotojui ką nors įdėti į bet kurį langelį, galite pakeisti šio langelio ypatybes, kad būtų galima įvesti tik skaičius. Taip pat galite jį pakeisti, kad tam tikrame diapazone būtų leisti tik sveikieji skaičiai arba skaičiai.

Atlikite šiuos veiksmus:

Atsisiųskite failą 0601.xlsx ir pasirinkite skirtuką, pažymėtą 6-17.

Pasirinkite langelį D3.

Eikite į juostelės skirtuką Duomenys ir skiltyje Duomenų įrankiai paspauskite duomenų patvirtinimo piktogramą.

Pasirodo duomenų patvirtinimo dialogo langas.

Skirtuko Nustatymai išskleidžiamajame sąraše Leisti pasirinkite Visas skaičius; išskleidžiamajame sąraše Duomenys pasirinkite Didesnis nei; ir lauke Minimalus įveskite 0.

Dabar į langelį D3 galima įvesti tik sveikuosius skaičius, didesnius už nulį. Pabandykite įvesti tekstą, pvz., TBA. Pabandykite įvesti neigiamą reikšmę. „Excel“ to neleis ir bus rodomas klaidos įspėjimas.

Jei norite, dialogo lango Duomenų patvirtinimas skirtuke Įvesties pranešimas galite įvesti įspėjamąjį pranešimą. Pavyzdžiui, galbūt norėsite, kad būtų rodomas toks pranešimas: „Įspėjimas! Įveskite tik skaitines reikšmes. Klaidos įspėjimo skirtuke galite įvesti kitą pranešimą, kuris pasirodys, jei kas nors nepaisys įspėjimo ir bandys įvesti neteisingą tekstą.

Išskleidžiamųjų langelių su duomenų patvirtinimu kūrimas jūsų finansiniame modelyje

Duomenų tikrinimo įrankis ne tik neleidžia vartotojams įvesti neteisingų duomenų į jūsų modelį, bet ir galite jį naudoti kurdami išskleidžiamuosius laukelius. Dialogo lango Duomenų patvirtinimas išskleidžiamajame sąraše Leisti pasirinkite Sąrašas. Lauke Šaltinis įveskite reikšmes, kurias norite matyti sąraše su kableliu tarp jų, pvz., Taip, Ne. Langelyje B12 sukuriamas paprastas išskleidžiamasis sąrašas su tik dviem parinktimis: Taip ir Ne. Vartotojas daugiau nieko įvesti negali.

Duomenų patvirtinimo naudojimas norint sukurti paprastą išskleidžiamąjį sąrašą.

Niekas negali langelyje įvesti reikšmės, kuri prieštarauja jūsų duomenų tikrinimo taisyklėms, tačiau vis tiek galima įklijuoti langelį, kurį riboja duomenų tikrinimas. Tokiu būdu vartotojai gali netyčia (arba sąmoningai) į jūsų modelį įvesti duomenis, kurių jūs neketinote.

Taip pat galite sukurti išskleidžiamąjį sąrašą, susiejantį su esamais modelio langeliais. Pavyzdžiui, toliau nenorite, kad vartotojai įtrauktų regioną, kuris nėra įtrauktas į F stulpelyje rodomą sąrašą. Taigi galite naudoti duomenų tikrinimo sąrašą, bet užuot įvedę reikšmes (tai būtų labai daug laiko). -sunaudojantys), galite susieti su diapazonu, kuriame jau yra regionai – $F$2:$F$5 – tai daug greitesnis būdas įterpti išskleidžiamąjį sąrašą.

Duomenų patvirtinimo naudojimas susietam, dinamiškam išskleidžiamajam sąrašui sukurti.

Kadangi susiejote išskleidžiamąjį sąrašą, šis išskleidžiamasis meniu dabar yra dinamiškas. Jei kas nors redaguoja bet kurį langelį diapazone F2:F5, parinktys išskleidžiamajame sąraše automatiškai pasikeis.

Jūsų finansinio modelio ląstelių apsauga ir užrakinimas

Taip pat galite pridėti savo modelio apsaugą, eidami į juostelės skirtuką Peržiūra ir spustelėdami mygtuką Apsaugoti lapą skiltyje Pakeitimai. Jei norite, įveskite slaptažodį ir spustelėkite Gerai. Tai apsaugos kiekvieną langelį visame darbalapyje, todėl niekas negalės atlikti jokių pakeitimų

Jei norite, kad vartotojai galėtų redaguoti tam tikrus langelius, turėsite išjungti apsaugą, pažymėti tuos langelius (ir tik tuos langelius, kuriuos norite pakeisti), eikite į juostelės skirtuką Pagrindinis ir spustelėkite mygtuką Formatuoti. skiltyje Ląstelės. Panaikinkite išskleidžiamajame sąraše rodomos parinkties Užrakinti langelį pasirinkimą. Vėl įjunkite apsaugą ir bus atrakinti tik tie langeliai, kurie buvo pasirinkti.

Atminkite, kad gana lengva nulaužti „Excel“ slaptažodį (internete ieškokite „Excel“ slaptažodžio krekerio), todėl jei kas nors nori prisijungti ir pakeisti jūsų apsaugotą modelį, jis gali. Rekomenduoju „Excel“ slaptažodžius laikyti atgrasymo priemone, o ne galutiniu saugos sprendimu.