Išsiaiškinkite, kaip „SharePoint 2003“ prideda verslo vertės

Jei svarstote apie „SharePoint“ diegimą, skaitykite toliau ir sužinokite, kaip šis komandos svetainių kūrimo įrankis gali pridėti vertės jūsų verslui.

Paieška gali jums kainuoti

Sumuojasi visas laikas, kurį darbuotojai praleidžia ieškodami formų, failų ir telefonų numerių. Jau nekalbant apie laiką, kurį jūsų darbuotojai praleidžia vaikščiodami po biurą, ieškodami naujausios prekės ženklo įvaizdžio versijos arba įmonės politikos (pavyzdžiui) asmeniniams skambučiams įmonės teikiamais mobiliaisiais telefonais. Laikykite savo darbuotojus prie savo stalų ir dirbkite naudodami SharePoint, kad pateiktumėte jiems reikalingą informacinę informaciją.

Savitarna taupo pinigus

Jūsų organizacija gali sutaupyti pinigų, negaudama ir neplatindama popierinių dokumentų, tokių kaip brošiūros ir pristatymai, skirti platinti viduje. Popierinių kopijų siuntimas yra brangus ir švaistomas. Galite siųsti elektronines kopijas el. paštu, bet tuomet apmokestintumėte savo el. pašto serverį ir apkrautumėte gavėjus sprendimu, ar (ir kur) išsaugoti pridėtą failą.

Praleiskite visas tas nesąmones ir naudokite „SharePoint“ elektroninėms dokumentų versijoms saugoti ir platinti:

• Naudokite dokumentų, vaizdų ir formų bibliotekas elektroninėms failų versijoms saugoti.

• Siųsti hipersaitą į failą el.

• Sukurkite sąrašą portalo pagrindiniame puslapyje, paskelbdami visus ilgai lauktus dokumentus, tokius kaip kitų metų rinkodaros planas.

Išsiuntę hipersaitą į failą, saugomą SharePoint bibliotekoje, jūsų darbuotojams nereikės rūpintis, kur išsaugoti elektroninį ar popierinį failą. Jie gali įtraukti hipersaitą į savo asmeninius hipersaitų sąrašus Mano svetainėje. Kitą kartą, kai jie norės prisiminti praėjusio ketvirčio pardavimų seminaro pristatymą, jis neturi būti toliau nei puslapis Mano svetainė.

Tiltai su savo salomis

Įmonės struktūra dažnai leidžia kurti informacijos salas. Deja, dažnai būtent ši struktūra trukdo jūsų darbuotojų produktyvumui arba trukdo jiems rasti pasitenkinimą klientu. Užuot žiūrėję į įmonę pagal funkcinius skyrius (pvz., Rinkodaros ir apskaitos), naudokite SharePoint, kad sujungtumėte salas ir nutrauktumėte oficialios ataskaitų teikimo struktūros grandines. Štai kaip „SharePoint“ funkcijos padeda atlikti darbą:

• Komandos lankstumas: galite naudoti komandos svetaines, kad sukurtumėte paskirtą darbo vietą komandai, neatsižvelgiant į fizinę komandos narių vietą arba kas kam atsiskaito.

• Į dokumentus orientuotas bendradarbiavimas: galite leisti darbuotojams bendradarbiauti kurdami dokumentą, pvz., atnaujintą žmogiškųjų išteklių politikos vadovą, naudodami dokumento darbo sritį.

• „Home Sweet Meeting“ darbo sritis: galite naudoti susitikimų darbo sritis, kad palaikytumėte susitikimus (individualius arba serijinius) su centrine vieta visiems susijusiems dalyviams, darbotvarkėms ir veiksmams.

• Verslo procesų rodiniai: galite dokumentuoti savo verslo procesus įtraukdami juos į komandos svetainę, kad visa įmonė ar komanda galėtų matyti ir naudoti.

• Formalizuokite neoficialų: galite naršyti savo padaliniuose ir į „SharePoint“ įtraukti skyrių skaičiuokles, politiką ir formas.

Vieningos žinutės siuntimas

Naudokite portalą, kad bendradarbiautumėte su savo įmonės vizija per šiuos elementus:

• Pagrindinis puslapis: perduokite pranešimo, pvz., įmonės vizijos pareiškimo, vertę, patalpindami jį tiesiai į portalo pagrindinį puslapį, kad visi matytų.

• Navigacija: naudokite savo portalo naršymo funkcijas, kad nukreiptumėte darbuotojus į informaciją apie produktus ir akcijas.

• Sąrašai : naudokite sąrašus – nuorodas ir pranešimus – savo portale, kad atkreiptumėte darbuotojų dėmesį į vidines komandos svetaines ir įmonės naujienas, kurias norite, kad jie pastebėtų.

• Auditorijos: tikslinės darbuotojų grupės, pvz., vadovai arba visi klientų aptarnavimo darbuotojai, su sąrašais, kurie sustiprina pranešimą, pvz., papildomo pardavimo vertę.

• Atrodyti ir jaustis: Naudokite spalvų schemą ir paviljonai savo portalą paversti savo SharePoint Portal iš beasmenis gabalas programinės įrangos ir už vidaus įmonės naujienų ir informacijos šaltinis.

Bendruomeniškumo jausmo kūrimas

Naudokite „SharePoint“, kad informuotumėte savo darbuotojus apie naujus kūdikius ir naujus samdymus. Jūs ar jūsų darbuotojai netgi galbūt norėsite naudoti „SharePoint“, kad sukurtumėte bendravimą arba susirastumėte pietų bičiulį.

Informacinių sistemų sąnaudų mažinimas

Įsivaizduokite, kad sumažintumėte vietinių padalinių sprendimų, naudojančių skaičiuokles ir „Access“ duomenų bazes, skaičių. Pakeitę juos sąrašais ir bibliotekomis sistemoje „SharePoint“, iškart pasieksite keletą patobulinimų:

• Lengvas administravimas: jūsų verslui skirti sprendimai bus nuoseklesni, todėl juos lengviau administruoti, palaikyti, kurti atsargines kopijas ir atkurti, nei dešimtys vienkartinių sprendimų, kuriuos sukūrė skaičiuoklės žokėjai.

• Prieinamumas, perkeliamumas ir pakartotinis naudojimas: SharePoint sąrašuose ir bibliotekose saugomi duomenys išsaugomi SQL serverio duomenų bazėje. Svarbi informacija nėra užrakinta skaičiuoklėje, kurią naudoja tik vienas skyrius.

• Padidintas saugumas: „ SharePoint“ suteikia integruotą saugos ir leidimų modelį, kuris grindžiamas esamomis investicijomis į „Active Directory“. Dar geriau, kad jūsų skyriai gali naudoti šį modelį, kad valdytų, kas prie ko turi prieigą, neskambindami pagalbos tarnybai.

• Galimybė pašalinti „Office“ klientus: „SharePoint“ naudojant sąrašus ir bibliotekas gali nereikėti visuose klientų įrenginiuose įdiegti „Office“ programų, pvz., „Excel“. Žmonės gali naudoti naršyklę norėdami ieškoti duomenų (arba įtraukti duomenis į sąrašą) „SharePoint“. Šis sąrašas netgi gali būti susietas su skaičiuokle, kuri atnaujinama, kai kitas vartotojas prideda duomenis naudodamas naršyklę.

• Supaprastintas planavimas: suteikus visą šį turinį po vienu stogu ir radaru, jūsų pajėgumų planavimas labai supaprastinamas.

• Pagalba mokymui: kadangi „SharePoint“ suteikia nuoseklų vaizdą ir pojūtį, mokymas yra lengvesnis.