Įrašų laikymas naudojant „Outlook 2007“ žurnalą

„Outlook 2007“ žurnalas gali būti labai naudingas, nesvarbu, ar pasirinksite jį naudoti reguliariai, ar retai. Nereikia apsiriboti dokumentų ar „Outlook“ elementų įrašymu. Galite sekti pokalbius, klientų užklausas ar bet kokias kitas operacijas, kurių chronologija yra svarbi. Jei nustatote automatinių įrašų žurnalą, galite jo nepaisyti, kol pamatysite, ką jis įrašė. Taip pat galite žaisti Starship kapitonu ir įrašyti viską, ką darote.

Kartais, kai norite rasti dokumentą ar pokalbio įrašą, neprisimenate, kaip pavadinote dokumentą arba kur jį išsaugojote, bet prisimenate, kada sukūrėte ar gavote elementą. Esant tokiai situacijai, galite eiti į žurnalą ir patikrinti datą, kada prisimenate, kaip tvarkėte prekę, ir rasti tai, ką jums reikia žinoti.

Žurnalo įrašų darymas nieko nedarant

Koks yra lengviausias būdas padaryti įrašus žurnale? Nieko nedaryk. Kai jis įjungtas, žurnalas automatiškai įrašo bet kokį dokumentą, kurį sukuriate, redaguojate ar spausdinate naudodami bet kurią „Microsoft Office“ programą. Žurnalas taip pat automatiškai seka el. pašto žinutes, susitikimų užklausas ir atsakymus bei užduočių užklausas ir atsakymus.

Yra gudrybė: turite pasakyti „Outlook“, kad norite įjungti automatinį žurnalo įrašymą. (Gerai, kad jums nereikia turėti kažką daryti.) Laimei, jei neįjungta žurnale automatinio įrašymo funkcija, "Outlook" klausia, ar norite įjungti funkciją kiekvieną kartą paspausite leidinys piktogramą.

Norėdami įjungti žurnalo automatinio įrašymo funkciją, atlikite šiuos veiksmus:

1. Pasirinkite Įrankiai –> Parinktys.

Pasirodo dialogo langas Parinktys.

2. Spustelėkite mygtuką Žurnalo parinktys.

Pasirodo dialogo langas Žurnalo parinktys, kuriame yra visų tipų veiklos, kurias galite įrašyti automatiškai, žymės langeliai ir visų žmonių, kuriems galite automatiškai įrašyti operacijas, pvz., el.

3. Spustelėkite elementų ir failų, kuriuos norite įrašyti automatiškai, ir adresatų, apie kuriuos norite įrašyti informaciją, žymės langelį.

Žmonių sąrašas lauke Šiems adresatams yra toks pat kaip ir jūsų kontaktų sąraše esančių žmonių sąrašas.

Kai pridedate vardus į kontaktų sąrašą kontaktų modulyje, tie vardai nenustatomi automatiniam įrašymui į žurnalą. Jei norite, kad žurnalas juos stebėtų, galite tai pasakyti dviem būdais:

• Patikrinkite pavadinimą (-us) dialogo lange Žurnalo parinktys.

• Atidarykite kontaktų įrašą, spustelėkite skirtuką Žurnalas ir pažymėkite Automatiškai įrašyti šių kontaktų žurnalo įrašus.

4. Spustelėkite Gerai.

Žurnalas nedelsiant pradeda automatiškai įrašyti elementus ir failus, kuriuos pasirinkote adresatams, kuriuos pavadinote.

„Outlook“ elemento įrašymas į žurnalą rankiniu būdu

Jei nenorite perkrauti savo žurnalo viską įrašydami automatiškai, pasirinktus elementus galite įvesti rankiniu būdu – tiesiog nuvilkite juos į žurnalo piktogramą. Pavyzdžiui, galbūt nenorėsite įrašyti kiekvienos operacijos su būsimu klientu, kol nesate tikri, kad bendraujate su tuo klientu. Galite vilkti atitinkamus el. pašto pranešimus į žurnalą ir išsaugoti rimtų užklausų įrašą. Kai iš tikrųjų pradedate verslą su nauju klientu, galite nustatyti automatinį įrašymą.

Norėdami rankiniu būdu įrašyti elementus į žurnalą, atlikite šiuos veiksmus:

1. Pasirinkite Go –> Folder List (arba paspauskite Ctrl+6).

Aplankų sąrašas, kuriame yra nedidelė žurnalo piktograma, rodomas viršutinėje naršymo srities pusėje.

2. Nuvilkite elementą, kurį norite įrašyti (pvz., el. laišką), į žurnalo piktogramą aplankų sąraše.

Pasirodo žurnalo įrašo forma. Formos apačioje kartu su elemento pavadinimu matote piktogramą, vaizduojančią įrašomą elementą.

3. Įveskite informaciją, kurią norite įrašyti.

Jums nereikia nieko įrašyti. Ekrano apačioje esančiame teksto laukelyje yra vietos užsirašyti sau, jei norite ja pasinaudoti.

4. Spustelėkite Įrašyti ir uždaryti.

Jūsų įrašytas elementas įrašomas į žurnalą.