Geras informacijos rinkimas turi didelę vertę. Tačiau negalite išspausti visos vertės iš kontaktų ar užduočių sąrašo, jei negalite greitai suprasti, kurie elementai yra svarbūs, o kurie ne. „Outlook“ kategorijų funkcija skirta padėti atskirti tai, kas skubu, nuo to, kas gali laukti.
Kategorijos priskyrimas
Pirmą kartą nustatydami „Outlook 2007“, galite sužinoti, kokios kategorijos yra prieinamos, spustelėdami mygtuką „Sudaryti į kategorijas“, esantį gautųjų ekrano viršuje, dešinėje mygtuko Persiųsti, arba pasirinkę Veiksmai –> Suskirstyti į kategorijas. Mygtukas Suskirstyti į kategorijas atrodo kaip mažas, įvairiaspalvis kvadratas. Keletas kitų Outlook modulių taip pat rodo mygtuką Kategorizuoti; jis atlieka tą patį darbą, kad ir kur jį rastumėte. Spustelėjus mygtuką Suskirstyti į kategorijas, pateikiamas (siurprizų!) kategorijų sąrašas, kiekviena pavadinta pagal spalvą. Jei norite tiesiog spalvoti savo elementus naudodami numatytąjį, procesas yra gana paprastas.
Norėdami priskirti elementui kategoriją, atlikite šiuos veiksmus:
1. Spustelėkite elementą, kurį norite suskirstyti į kategorijas.
Elementas yra paryškintas.
2. Spustelėkite mygtuką Kategorizuoti ir sąraše pasirinkite norimą kategoriją.
Elemente pasirodo spalvotas blokas, nurodantis, kurią kategoriją pasirinkote.
Kiekvienam elementui galite priskirti kelias kategorijas, tačiau per daug kategorijų priskyrimas elementui gali būti painesnis nei kategorijų nepriskyrimas.
Kategorijos pervadinimas
Su kiekviena spalva galite susieti pavadinimą, kad žinotumėte, kodėl tam tikram elementui priskiriate tam tikrą kategoriją.
Norėdami pervardyti kategoriją, atlikite šiuos veiksmus:
1. Spustelėkite mygtuką Kategorijos ir pasirinkite Visos kategorijos.
Pasirodo dialogo langas Spalvų kategorijos.
2. Spustelėkite kategoriją, kurią norite pervardyti.
Pasirinkta kategorija yra paryškinta.
3. Spustelėkite mygtuką Pervardyti.
Kategorija, kurią pasirinkote 2 veiksme, yra apsupta langeliu, rodančiu, kad galite ją redaguoti.
4. Įveskite naują pavadinimą, kurį norite priskirti tai kategorijai.
Įvedamas vardas rodomas vietoje senojo pavadinimo.
5. Spustelėkite Gerai.
Dialogo langas Spalvų kategorijos uždaromas.
Jei pakeisite kategorijos, kurią jau priskyrėte kai kuriems „Outlook“ elementams, pavadinimą, tas kategorijos pavadinimas tuose elementuose pasikeis automatiškai.
Kategorijos spalvos keitimas
Galite pakeisti kategorijos spalvą ir pavadinimą. Prisimintinų spalvų priskyrimas gali suteikti svarbių užuominų apie tai, kaip sekasi jūsų darbui arba kaip sekasi vykdyti esamus projektus.
Norėdami pakeisti kategorijos spalvą, atlikite šiuos veiksmus:
1. Spustelėkite mygtuką Kategorijos ir pasirinkite Visos kategorijos.
Pasirodo dialogo langas Spalvų kategorijos.
2. Spustelėkite kategoriją, kuriai norite priskirti naują spalvą.
Pasirinkta kategorija yra paryškinta.
3. Spustelėkite mygtuką Color.
Pasirodo išskleidžiamasis sąrašas, kuriame rodomos spalvos, kurias galite pasirinkti.
4. Spustelėkite norimą priskirti spalvą.
Pasirinkta spalva rodoma vietoj senos spalvos.
5. Spustelėkite Gerai.
Dialogo langas Spalvų kategorijos uždaromas.
Taip pat galite pasirinkti Nėra ir sukurti bespalvę kategoriją. Tai šiek tiek niūroka, bet jei tai atitinka jūsų nuotaiką, elkitės. Galbūt norėsite sukurti bespalves kategorijas, nes „Outlook“ siūlo tik 25 spalvas, o jūs galite turėti daugiau nei 25 kategorijas. Tačiau peržengę 25 kategorijas, galite sumažinti kategorijų skaičių, kad sumažintumėte painiavą.
Kategorijos sparčiojo klavišo priskyrimas
Kiekvienai kategorijai galite priskirti spartųjį klavišą, kuris leidžia priskirti kategoriją neliesdami pelės. Tai labai patogu, kai norite priartinti ekraną, pilną el. pašto pranešimų ar užduočių, ir viską nustatyti tam tikra tvarka.
Norėdami priskirti kategorijai spartųjį klavišą, atlikite šiuos veiksmus:
1. Spustelėkite mygtuką Kategorijos ir pasirinkite Visos kategorijos.
Pasirodo dialogo langas Spalvų kategorijos.
2. Spustelėkite kategoriją, kuriai norite priskirti spartųjį klavišą.
Pasirinkta kategorija yra paryškinta, kad būtų parodyta, jog ją pasirinkote.
3. Spustelėkite meniu Spartusis klavišas.
Pasirodo sparčiųjų klavišų sąrašas.
4. Spustelėkite spartųjį klavišą, kurį norite priskirti.
Pasirinkto sparčiojo klavišo pavadinimas rodomas kategorijos dešinėje.
5. Spustelėkite Gerai.
Kategorijai negalite priskirti daugiau nei vieno sparčiojo klavišo; tai būtų painu. Tačiau elementui galite priskirti daugiau nei vieną kategoriją.