Į ką atkreipti dėmesį tikrinant ar audituojant finansinį modelį

Jei kurį laiką naudojate „Excel“, tikriausiai norite kurti savo skaičiuokles ar finansinius modelius nuo nulio. Tačiau įmonės aplinkoje žmonės retai gauna tokią galimybę. Vietoj to tikimasi, kad jie perims esamą modelį, kurį sukūrė kažkas.

Galbūt pereinate į vaidmenį, kurį perimate iš kito asmens, ir yra esamas finansinės atskaitomybės modelis, kurį turėsite atnaujinti kiekvieną mėnesį. Arba jums buvo liepta kas ketvirtį skaičiuoti pardavimo komisinius pagal baisią 50 skirtukų skaičiuoklę, kurios išvaizda jums nelabai patinka. Jūs ne tik paveldėsite kitų modelius kartu su pradinio modeliuotojo įvestimis, prielaidomis ir skaičiavimais, bet ir paveldėsite modeliuotojo klaidas.

Jei ketinate prisiimti atsakomybę už kažkieno modelį, turite būti pasirengę jį perimti ir padaryti jį savo. Turite būti atsakingi už šio modelio veikimą ir būti tikri, kad jis veikia tinkamai. Štai kontrolinis sąrašas dalykų, kuriuos turėtumėte patikrinti, kai pirmą kartą paveldėsite kito asmens finansinį modelį:

• Susipažinkite su jo išvaizda ir pojūčiu. Peržiūrėkite kiekvieną lapą, kad pamatytumėte, kokios spalvų schemos buvo naudojamos. Perskaitykite bet kokius dokumentus. Ar yra raktas, padedantis pamatyti, kurios ląstelės yra kurios? Ar modeliuotojas išskyrė formules ir sunkiai užkoduotas prielaidas?
• Gerai pažiūrėkite į formules. Ar jie nuoseklūs? Ar juose yra kokių nors užkoduotų verčių, kurios nebus automatiškai atnaujinamos ir dėl to sukels klaidų?
• Paleiskite klaidų patikrinimą. Paspauskite Klaidų tikrinimo mygtuką, esantį juostelės skirtuko Formulės skiltyje Formulių tikrinimas, kad iš karto pamatytumėte, ar lape nėra „Excel“ klaidų, dėl kurių gali kilti problemų.
• Patikrinkite, ar nėra nuorodų į išorinius failus. Išorinės nuorodos gali būti tinkama darbo proceso dalis, tačiau turite žinoti, ar šis failas gauna kokių nors įvesties iš išorinių darbaknygių, kad įsitikintumėte, jog niekas netyčia nepakeis lapų ar failų pavadinimų, sukeldamas klaidų jūsų modelyje. Raskite išorines nuorodas paspausdami mygtuką Redaguoti nuorodas juostelės skirtuko Duomenys skiltyje Ryšiai.
• Peržiūrėkite pavadintus diapazonus. Vardiniai diapazonai gali būti naudingi finansiniame modelyje, tačiau kartais juose yra klaidų dėl perteklinių pavadinimų, taip pat išorinių nuorodų. Peržiūrėkite pavadintus diapazonus Vardų tvarkytuvėje, kuri yra juostelės skirtuko Formulės skiltyje Apibrėžti vardai. Ištrinkite visus pavadintus diapazonus, kuriuose yra klaidų arba kurie nenaudojami, o jei juose yra nuorodų į išorinius failus, atkreipkite dėmesį ir įsitikinkite, kad jos reikalingos.
• Patikrinkite automatinius skaičiavimus. Formulės turėtų būti skaičiuojamos automatiškai, tačiau kartais, kai failas yra labai didelis arba modeliuotojas mėgsta pakeitimus valdyti rankiniu būdu, skaičiavimas buvo nustatytas rankiniu būdu, o ne automatiniu būdu. Jei apatinėje kairėje būsenos juostoje matote žodį Skaičiuoti, tai reiškia, kad skaičiavimas nustatytas kaip rankinis, taigi tikriausiai jūsų laukia sudėtingas tyrimas! Paspauskite Skaičiavimo parinkčių mygtuką, esantį juostelės skirtuko Formulės skiltyje Skaičiavimas, kad pakeistumėte rankinį ir automatinį darbaknygės skaičiavimą.

Be šių veiksmų, čia yra keletas patogių „Excel“ audito įrankių, kuriuos galite naudoti norėdami patikrinti, audituoti, patvirtinti ir, jei reikia, taisyti paveldėtą modelį, kad galėtumėte būti tikri savo finansinio modelio rezultatais:

• Patikrinkite darbo knygą. Susipažinkite su paslėptomis modelio ypatybėmis ir nustatykite galimas problemas, kurias kitu atveju būtų labai sunku rasti naudojant šį mažai žinomą įrankį. Norėdami juo naudotis, atidarykite darbaknygę, juostelėje spustelėkite mygtuką Failas; skirtuke Informacija spustelėkite mygtuką Tikrinti, ar nėra problemų.
• F2: jei formulės šaltinio langeliai yra tame pačiame puslapyje, spartusis klavišas F2 įjungia langelį į redagavimo režimą, todėl šis spartusis klavišas yra geras būdas vizualiai pamatyti, iš kur gaunami šaltinio duomenys.
• Sekti precedentus / priklausomus objektus: „ Excel“ audito įrankiai vizualiai atsekia ryšius naudodami sekimo linijos rodykles. Šiuos įrankius galite pasiekti juostelės skirtuko Formulės skiltyje Formulės auditas.
• Įvertinkite formulę: išskirkite ilgas ir sudėtingas formules naudodami įrankį Įvertinti formulę, esančią juostelės skirtuko Formulės skiltyje Formulės auditas.
• Klaidų tikrinimo įrankiai: jei padarysite klaidą arba tai, ką „Excel“ laiko klaida, viršutiniame kairiajame langelio kampe atsiras žalias trikampis. Taip atsitiks, jei praleisite gretimus langelius arba įvesite įvestį kaip tekstą, kuris, atrodo, turėtų būti skaičius.
• Žiūrėjimo langas: jei turite išvesties langelių, kuriuos norite stebėti, šis įrankis parodys nurodytų langelių rezultatus atskirame lange. Šį įrankį rasite juostelės skirtuko Formulės skiltyje Formulės auditas. Tai naudinga bandant formules, kad pamatytumėte prielaidų pasikeitimo įtaką atskiram langeliui ar ląstelėms.
• Rodyti formules: norėdami pamatyti visas formules iš karto, o ne gautas reikšmes, juostelės skirtuko Formulės skiltyje Formulės tikrinimas paspauskite mygtuką Rodyti formules (arba naudokite spartųjį klavišą Ctrl+`). Rodyti formules taip pat yra labai greitas ir paprastas būdas sužinoti, ar yra kokių nors užkoduotų verčių.