„Outlook 2002“ suteikia galimybę nustatyti grupes, kad galėtumėte peržiūrėti visų grupės narių tvarkaraščius vos keliais pelės paspaudimais. Pavyzdžiui, galite sukurti grupę, kurioje yra visi jūsų projekto komandos nariai; Jei reguliariai planuojate susitikimus su visa komanda, galite greitai peržiūrėti visus tuos tvarkaraščius, kad surastumėte susitikimo laiką, kai jie visi bus pasiekiami. Nebereikia atskirai įvesti komandos narių vardų, kad gautumėte jų tvarkaraščius. Ir nebereikės prisiminti kiekvieno komandos nario vardo – ir neišvengiamai ką nors paliksite iš sąrašo!
Norint visapusiškai išnaudoti grupės tvarkaraščius, visų grupės narių kalendoriai turi būti prieinami viešai peržiūrėti. Susisiekite su savo organizacijos informacinių sistemų guru ir sužinokite, ar turite viešą prieigą prie tvarkaraščių.
Norėdami peržiūrėti visus grupės tvarkaraščius, atlikite šiuos veiksmus:
1. Iškvieskite savo Outlook 2002 kalendorių.
2. Pasirinkite Veiksmai, Peržiūrėti grupių tvarkaraščius. Pasirodo dialogo langas Grupių tvarkaraščiai, kuriame pateikiamos visos jūsų sukurtos grupės.
Jei dar nesukūrėte jokių grupių, galite spustelėti Naujas, kad tai padarytumėte. Arba galite ištrinti senas grupes iš savo sąrašo.
3. Dukart spustelėkite grupę, kurią norite peržiūrėti, arba pažymėkite grupę ir spustelėkite Atidaryti.
Pasirodo tvarkaraščio langas, kuriame rodomi visi grupės narių tvarkaraščiai. Galite pridėti ir ištrinti grupės narius.
4. Spustelėkite Įrašyti ir uždaryti, kad išsaugotumėte visus grupės pakeitimus.
Netgi galite planuoti susitikimus grupės tvarkaraščio lange. Tiesiog pažymėkite laiką, kai visi yra pasiekiami, tada spustelėkite Sudaryti susitikimą ir pasirinkite Sudaryti susitikimą visiems. Atsiras naujas susitikimo langas su visų grupės narių vardais lauke Kam. Jei norite, pakeiskite temą ir įtraukite pranešimą, tada spustelėkite Siųsti, kad pakviestumėte visus grupės narius į susitikimą.