Finansinis modeliavimas programoje „Excel“: ką daryti, jei failo dydis nevaldomas

Kai pradedate gauti nemažą duomenų kiekį į savo finansinį modelį, gana lengva gauti didžiulį „Excel“ failą, kurio skaičiavimas užtrunka ilgai, todėl jį sunku peržiūrėti ar bendrinti su kitais.

Jei didelį failo dydį lemia didelis eilučių skaičius (tarkime, daugiau nei 100 000), apsvarstykite galimybę naudoti Power Pivot duomenims saugoti.

Jei pastebėsite, kad jūsų modelis tampa nevaldomas (ir naudojate standartinę „Excel“, nenaudodami „Power Pivot“ ar kitų priedų), pateikiame keletą išbandytų patarimų, kuriuos galite naudoti norėdami išlaikyti tokį failo dydį. žemyn:

• Pašalinkite bet kokį nereikalingą formatavimą. Spalvos ir formatavimas turėtų būti taikomos tik reikiamam diapazonui, o ne visai eilutei ar stulpeliui. Venkite rankinio formatavimo ir naudokite stilius.

  Kai išvalote langelius, kurių nebenaudojate, tikriausiai tai darote pasirinkę langelį ir paspausdami klavišą Delete. Šis veiksmas išvalo turinį ir formules, bet neišvalo formatavimo. Jei įtariate, kad tai yra problema, galite paspausti Ctrl+A, kad pasirinktumėte visus langelius; tada juostelės skirtuko Pagrindinis skiltyje Redagavimas spustelėkite išskleidžiamąjį meniu Išvalyti ir pasirinkite Išvalyti formatus.

• Įsitikinkite, kad formulės nurodo tik reikiamą diapazoną (nepasirinkite visos eilutės ar stulpelio). Jei jūsų formulėse nurodoma daugiau langelių nei reikia, tai naudos daugiau atminties. Pavyzdžiui, naudokite formulę =SUM(A1:A1000), kad vietoj =SUM(A:A) būtų leidžiama naudoti papildomas eilutes. Arba galite formatuoti duomenis kaip lentelę ir vietoj to formulėje nurodyti automatiškai išplečiamus lentelės diapazonus.
• Pašalinkite (arba bent jau patikrinkite jų dydį) visus naudojamus logotipus ar vaizdus. Vienas į modelį įterptas JPG failas gali lengvai pridėti 10 MB prie „Excel“ failo dydžio.
• Venkite „PivotTable“. „PivotTables“ tikrai kramto atmintį. Jei turite kelias „PivotTable“ lenteles, įsitikinkite, kad jos naudoja tą patį duomenų šaltinį, o ne kuria visiškai naują.
• Pašalinkite išorines nuorodas į kitus failus. Norėdami patikrinti, ar jūsų modelyje yra išorinių nuorodų, eikite į juostelės skirtuką Duomenys ir skiltyje Ryšiai spustelėkite Redaguoti nuorodas. Jei mygtukas Redaguoti nuorodas yra pilkas, tai reiškia, kad nėra jokių išorinių nuorodų. Jei jų yra, spustelėkite mygtuką ir, kai pasirodys dialogo langas Redaguoti saitą, spustelėkite Pertraukti nuorodas, kad įklijuotumėte duomenis iš visų išorinių nuorodų kaip reikšmes, o išorinės nuorodos bus pašalintos. Jei būtinai turite naudoti išorines nuorodas, tuo pačiu metu atidarykite šaltinio failą; tai pagreitins reikalus.
• Patikrinkite, ar įvesties ir skaičiavimų pertekliaus nėra. Kartais modelis vystosi ir gali būti dalių, kurios nebenaudojamos, arba dalių, kurių informacija pasikeitė.
• Venkite nepastovių funkcijų. Kai kurios dažniausiai naudojamos nepastovios funkcijos yra OFFSET, INDIRECT, RAND, NOW, TODAY, ROW ir COLUMN. Per didelis šių konkrečių funkcijų naudojimas jūsų modelyje gali tikrai sulėtinti jūsų skaičiavimus. Jei turite juos naudoti, pabandykite apriboti jų išvaizdą modelyje. Pavyzdžiui, =ŠIANDIEN() yra labai naudinga pateikiant šiandienos datą, tačiau vietoj to, kad formulėje ją naudotumėte kelis kartus, laikykite ją viename langelyje ir nuolatos nurodykite tą vieną šios dienos datą.
• Įsitikinkite, kad nenaudojate XLS failo tipo. XLSX yra daug kompaktiškesnis failo tipas, o jį naudodami pamatysite didžiulį greičio ir failo dydžio skirtumą. XLSB yra „Excel“ dvejetainės darbaknygės failo tipas, kuris yra dar kompaktiškesnis nei XLSX.

Jei išbandėte visus šiuos patarimus ir vis tiek kyla problemų, apsvarstykite galimybę perjungti skaičiavimą į rankinį (tai galite padaryti spustelėję juostelės skirtuką Formulės, eidami į skiltį Skaičiavimas ir pasirinkę rankinio skaičiavimo parinktį). Tada paspauskite F9 tik tada, kai reikia perskaičiuoti. Sužinosite, ar reikia ką nors skaičiuoti, nes būsenos juostoje matysite Skaičiuoti .

Galiausiai, kaip paskutinę priemonę, nedidelė gudrybė yra palikti vieną langelį stulpelio viršuje su tiesiogine nuoroda ir įklijuoti visus kitus langelius kaip reikšmes. Nukopijuokite langelį žemyn ir perskaičiuokite, kai reikės atnaujinti. Tai tikrai nėra pageidaujama parinktis, nes tai užima daug laiko ir yra linkusi į klaidas, tačiau tai yra paskutinė išeitis.