Failų perkėlimas į „SharePoint Online“ naudojant „Microsoft SharePoint“ perkėlimo įrankį

Į „Microsoft 365 Business“ licencijos prenumeratą įtraukta 1 TB debesies saugykla „OneDrive for Business“ kiekvienam licencijuotam vartotojui. Be to, jūsų organizacija gauna 1 TB saugyklos „SharePoint Online“ ir 10 GB kiekvienam licencijuotam vartotojui.

Tarkime, pavyzdžiui, turite 10 vartotojų, kurių kiekvienas turi „Microsoft 365 Business“ licenciją. Štai kaip atrodytų nemokama saugykla debesyje:

10 vartotojų x 1 TB vienam vartotojui sistemoje „OneDrive“ verslui = 10 TB

1 TB „SharePoint Online“.

10 vartotojų x 10 GB vienam vartotojui „SharePoint Online“ = 100 GB (0,1 TB)

Bendra saugykla debesyje: 11,1 TB

Jei norite sužinoti, kiek duomenų galite saugoti 1 TB saugykloje, apsvarstykite IT pradinės mokyklos infografiką . Jame autorius teigia, kad turėtumėte 60 krūvų spausdinto popieriaus, sukrautų tokio aukščio kaip Eifelio bokštas, kad sunaudotumėte 1 TB duomenų.

Turėdami tiek daug saugyklos, galite susimąstyti, kodėl MVĮ vis dar naudoja failų bendrinimą ir trečiųjų šalių SaaS programas, pvz., „ Dropbox“ . Daugeliui mažų įmonių iššūkis yra perkelti esamus duomenis į SharePoint Online arba OneDrive for Business.

Tradiciškai norint perkelti duomenis į SharePoint Online, reikėjo sudėtingų įrankių, kuriems reikalingi vyresni inžinieriai. Jei įmonė neturėtų biudžeto tokiems įrankiams ar patirties, IT administratorius turėtų praleisti daug laiko rankiniu būdu perkeldamas failus ir spręsdamas sinchronizavimo problemas.

Geros naujienos yra tai, kad „Office 365“ sukurta siekiant sulaužyti tradicijas. Tai, kas prieš kelerius metus buvo sudėtinga, dabar yra paprastas, nemokamas savitarnos įrankis. Dabar IT administratorius keliais paspaudimais gali užtikrintai perkelti failus į dokumentų bibliotekas „SharePoint Online“ arba „ OneDrive for Business“ .

„Microsoft 365 Business“: „SharePoint“ perkėlimo įrankis

„SharePoint“ perkėlimo įrankis yra patogi programa, leidžianti spėlioti, kaip perkelti failus į „ Office 365“ iš standžiojo disko, trečiosios šalies „SaaS“ saugyklos teikėjo arba vietinės „SharePoint“ aplinkos. Iš esmės tereikia atsisiųsti įrankį ir keliais spustelėjimais įrankis atliks stebuklus, o jūs, priklausomai nuo perkeliamų duomenų dydžio, išgersite kavos arba įjungsite „Netflix“ ir žiūrėsite mėgstamą laidą. palaukite, kol įrankis baigs savo darbą.

Štai kaip veikia „SharePoint“ perkėlimo įrankis.

Atsisiųskite Microsoft SharePoint migracijos įrankį .

Dukart spustelėkite atsisiųstą failą, kad paleistumėte įrankį, tada spustelėkite mygtuką Prisijungti.

„SharePoint Migration Tool“ prisijungimo ekranas.

Kur yra jūsų duomenys? pasirodo ekranas.

Pasirinkite duomenų šaltinį (šiam pratimui pasirinkite Failų bendrinimo parinktį):

• Jei perkeliate failus iš vietinės SharePoint aplinkos, pasirinkite SharePoint on-premises.
• Jei norite perkelti failus iš standžiojo disko arba bendrinamų failų, pasirinkite Failų bendrinimas. Jei norite perkelti failus iš „Dropbox“, įsitikinkite, kad „Dropbox“ programa veikia jūsų darbalaukyje, ir pasirinkite parinktį „File Share“.
• Jei turite kelis duomenų šaltinius, masiniam perkėlimui pasirinkite JSON arba CSV failą. Atminkite, kad norint sukurti JSON failą reikės tam tikrų programavimo įgūdžių.

Ekrane Pasirinkti šaltinį ir paskirties vietą spustelėkite mygtuką Pasirinkti aplanką.

Lange Naršyti aplanką pasirinkite aplanką, kurį norite perkelti, tada spustelėkite Gerai.

Vėl pasirodo ekranas Select a Source and Destination.

Spustelėkite mygtuką Kitas.

Tame pačiame ekrane pasirodo naujas laukelis, kad galėtumėte įklijuoti SharePoint Online arba OneDrive for Document URL.

Lauke Įveskite URL įveskite arba įklijuokite paskirties bibliotekos URL.

Išskleidžiamajame meniu Pasirinkti dokumentų biblioteką pasirinkite atitinkamą dokumentų biblioteką. Tada spustelėkite mygtuką Pridėti.

Kitame ekrane peržiūrėkite šaltinio ir paskirties įrašus, tada spustelėkite mygtuką Perkelti, kad pradėtumėte perkėlimo procesą.

Įrankis rodo perkėlimo būseną. Jei reikia pakeisti šaltinio arba paskirties vietos įrašą, turite iš naujo pradėti procesą.

Kai „SharePoint“ perkėlimas bus baigtas, spustelėkite mygtuką Uždaryti.

Įrankis fiksuoja perkėlimo užduoties žurnalus, kuriuos galite peržiūrėti po „SharePoint“ perkėlimo. Žurnalų peržiūra gali būti naudinga sprendžiant triktis.

Jei turite uždaryti arba netyčia uždaryti įrankį prieš baigiant SharePoint perkėlimo užduotį, galite tęsti užduotį iš bet kurio kompiuterio, jei užduotis buvo vykdoma bent 5 minutes.

Kita puiki įrankio savybė yra galimybė ateityje atlikti laipsnišką SharePoint perkėlimą. Jei kas nors iš jūsų komandos negavo atmintinės ir toliau įrašo failus į bendrinamą failą, galite dar kartą paleisti įrankį ir perkelti tik naujus arba atnaujintus failus iš šaltinio vietos. Norėdami pasinaudoti šia funkcija, spustelėkite Taip, kai įrankis paklaus, ar norite išsaugoti perkėlimo parametrus būsimiems laipsniškiems paleidimams, kai perkėlimas bus baigtas.

„Microsoft 365 Business“: failų sinchronizavimas su „OneDrive“ klientu

Kitas būdas perkelti failus į SharePoint Online arba OneDrive for Business yra OneDrive sinchronizavimo klientas. Kai paleidžiama sinchronizavimo programa, galite tiesiog nuvilkti failus iš šaltinio vietos į atitinkamą OneDrive for Business arba SharePoint Online biblioteką.

Jei „Windows 10“ buvo įdiegta su „Microsoft 365 Business“ licencija, „OneDrive“ verslui sinchronizavimo klientas automatiškai nustatomas paskyrai naudojant įrenginį. Taigi „OneDrive“ verslui aplankai bus pasiekiami „File Explorer“.

Jei perkeliate failus į SharePoint Online dokumentų biblioteką naudodami OneDrive sinchronizavimo klientą, pirmiausia turite sinchronizuoti SharePoint dokumentų biblioteką su darbalaukiu. Tai galite padaryti nuėję į SharePoint Online dokumentų biblioteką ir komandų juostoje spustelėję sinchronizavimo piktogramą. Sinchronizavimo klientas paragins jus atlikti kitus paprastus veiksmus.

Sinchronizavimo piktograma „SharePoint Online“ komandų juostoje.