Excel ir mastelio keitimas

Mastelio keitimas – tai programos galimybė lanksčiai vystytis, kad atitiktų augimo ir sudėtingumo reikalavimus. „Excel“ kontekste mastelio keitimas reiškia „Excel“ gebėjimą apdoroti nuolat didėjančius duomenų kiekius.

Daugelis „Excel“ gerbėjų greitai pabrėžia, kad „Excel 2007“ į vieną „Excel“ darbalapį galite sudėti 1 048 576 duomenų eilutes – tai yra didžiulis padidėjimas, palyginti su ankstesnėse „Excel“ versijose nustatyto 65 536 eilučių apribojimo. Tačiau šis talpos padidėjimas neišsprendžia visų mastelio problemų, kurios užplūsta „Excel“.

Įsivaizduokite, kad dirbate mažoje įmonėje ir naudojate „Excel“ kasdienėms operacijoms analizuoti. Laikui bėgant sukuriate patikimą procesą su visomis formulėmis, suvestinės lentelėmis ir makrokomandomis, kurių jums reikia, kad galėtumėte analizuoti duomenis, saugomus jūsų tvarkingai prižiūrimame darbalapyje.

Didėjant duomenų kiekiui, pirmiausia pastebėsite našumo problemas. Skaičiuoklė bus lėtai įkeliama, o tada skaičiuojama.

Kodėl taip nutinka? Tai susiję su tuo, kaip „Excel“ tvarko atmintį. Kai įkeliamas „Excel“ failas, visas failas įkeliamas į RAM. „Excel“ tai daro, kad būtų galima greitai apdoroti duomenis ir pasiekti juos. Tokio elgesio trūkumas yra tas, kad kiekvieną kartą, kai keičiasi duomenys jūsų skaičiuoklėje, „Excel“ turi iš naujo įkelti visą dokumentą į RAM. Grynasis rezultatas didelėje skaičiuoklėje yra tas, kad net mažiausiems pakeitimams apdoroti reikia daug RAM. Galiausiai prieš kiekvieną veiksmą, kurį atliekate milžiniškame darbalapyje, tenka kankinantis laukti.

Suvestinėms lentelėms reikės didesnės sukamosios talpyklos, todėl „Excel“ darbaknygės failo dydis padvigubės. Galų gale darbo knyga taps per didelė, kad ją būtų galima lengvai platinti. Jūs netgi galite apsvarstyti galimybę suskaidyti darbaknygę į mažesnes darbaknyges (galbūt po vieną kiekvienam regionui). Dėl to jūs dubliuojate savo darbą.

Laikui bėgant galite pasiekti 1 048 576 darbalapio eilučių ribą. Kas tada atsitiks? Ar pradedate naują darbalapį? Kaip analizuojate du duomenų rinkinius dviejuose skirtinguose darbalapiuose kaip vieną objektą? Ar jūsų formulės vis dar geros? Ar teks rašyti naujas makrokomandas?

Tai visos problemos, kurias reikia spręsti.

Žinoma, jūs taip pat susidursite su „Excel“ klientais, kurie ras įvairių protingų būdų, kaip apeiti šiuos apribojimus. Tačiau galiausiai šie metodai visada bus tiesiog sprendimai. Ilgainiui net ir tokie patyrę klientai pradės mažiau galvoti apie efektyviausią būdą atlikti ir pateikti savo duomenų analizę, o daugiau apie tai, kaip „tilpti“ duomenis į „Excel“, nepažeidžiant jų formulių ir funkcijų.

„Excel“ yra pakankamai lanksti, kad patyręs klientas daugumą dalykų galėtų pritaikyti puikiai. Tačiau kai klientai galvoja tik apie „Excel“, jie neabejotinai riboja save, nors ir neįtikėtinai funkciniu būdu.

Be to, dėl šių pajėgumų apribojimų „Excel“ klientai dažnai verčia juos paruošti. Tai reiškia, kad kažkas kitas ištraukia dideles duomenų dalis iš didelės duomenų bazės, o tada sujungia ir formuoja duomenis, kad būtų galima naudoti „Excel“.

Ar rimtas analitikas visada turėtų būti priklausomas nuo kito asmens duomenų poreikiams tenkinti? O kas, jei analitikui būtų suteikti įrankiai, leidžiantys pasiekti didžiulį duomenų kiekį, nepriklausant nuo kitų duomenų? Ar tas analitikas gali būti vertingesnis organizacijai? Ar tas analitikas galėtų sutelkti dėmesį į analizės tikslumą ir pristatymo kokybę, o ne nukreipti „Excel“ duomenų priežiūrą?

Reliacinė duomenų bazių sistema (pvz., „Access“ arba „SQL Server“) yra logiškas kitas žingsnis analitikui, susiduriančiam su nuolat didėjančiu duomenų telkiniu. Duomenų bazių sistemos paprastai neturi įtakos našumui, kai yra daug saugomų duomenų, ir yra sukurtos taip, kad būtų galima apdoroti didelius duomenų kiekius. Tada analitikas gali tvarkyti didesnius duomenų rinkinius nereikalaujant, kad duomenys būtų apibendrinti arba paruošti, kad tilptų į „Excel“.

Be to, jei procesas kada nors taps svarbesnis organizacijai ir jį reikės sekti labiau įmonei priimtinoje aplinkoje, jį bus lengviau atnaujinti ir išplėsti, jei tas procesas jau yra reliacinėje duomenų bazių sistemoje.