El. pašto tvarkymas programoje Outlook 2003

Niekas gauna mažai tiek elektroniniu paštu nebėra. Jei gausite vieną pranešimą, gausite jų daugybę. Laimei, „Outlook“ siūlo daugybę skirtingų būdų, kaip sutvarkyti tą pranešimų netvarką, kad turėtumėte galimybę išsiaiškinti, kas svarbu ir kas gali laukti.

Kai programa „Outlook“ nustatyta rodyti skaitymo sritį dešinėje ekrano pusėje, pranešimų sąrašo viršuje matysite du mygtukus. Kairiajame kairiajame mygtuko etiketėje yra kažkas panašaus į „Sudėta pagal: datą“. Mygtukas Sutvarkyta apibūdina sistemą, kurią „Outlook“ naudoja jūsų pranešimams tvarkyti. Mygtuko Sutvarkyta dešinėje yra kitas mygtukas su etikete, kurioje pateikiama šiek tiek informacijos apie šiuo metu naudojamą „Outlook“ išdėstymą. (Pavyzdžiui, jei jūsų pranešimai šiuo metu yra išdėstyti pagal datą, dešinėje esantis mygtukas sakys arba „Naujausi viršuje“ arba „Seniausi viršuje“.)

Norėdami pakeisti būdą, kaip „Outlook“ tvarko jūsų pranešimus, tiesiog spustelėkite mygtuką „Išdėstyti“, kad būtų rodomas visų galimų naudoti išdėstymo nuorodų meniu. „Outlook“ siūlo šiuos susitarimus:

• Data: labiausiai paplitęs būdas tvarkyti pranešimus yra pagal datą. Kai pirmą kartą nustatote „Outlook“, jūsų pranešimai bus išdėstyti taip. Spustelėkite dešinėje esantį mygtuką, kad pakeistumėte naujausius pranešimus viršuje ir seniausius pranešimus viršuje.

• Pokalbis: ši tvarka sugrupuoja tos pačios temos pranešimus. Jei su kuo nors keičiatės žinutėmis apie konkretų projektą ar idėją, galite pasirinkti pokalbio išdėstymą, kad galėtumėte sekti pokalbio giją.

• Nuo: Kaip galite spėti, ši tvarka sutvarko pranešimų rinkinį pagal asmenį, iš kurio buvo išsiųstas pranešimas. Išdėstymo iš pasirinkimas yra šiek tiek greitesnis nei paieškos aplanko nustatymas, tačiau kartais paieškos aplankas vis tiek yra geriausias būdas sekti konkrečių svarbių žmonių pranešimus.

• Kam: dauguma gaunamų žinučių yra skirtos jums, bet ne visada. Kartais gaunate pranešimus, skirtus žmonių sąrašui, todėl jūsų vardas nerodomas pranešimo eilutėje Kam. Šis išdėstymas atskiria jūsų pranešimus pagal tai, ar jūsų vardas yra kiekvieno pranešimo eilutėje Kam.

• Aplankas: kai žiūrite pranešimus paieškos aplanke, jūsų žiūrimi pranešimai iš tikrųjų gali būti įvairiuose skirtinguose aplankuose. Jei norite tiksliai žinoti, kuriame aplanke yra kiekvienas pranešimas, naudokite aplankų išdėstymą. Kai peržiūrite gautuosius, aplankų išdėstymas nepasiekiamas; tai tik paieškos aplankams.

• Dydis: visi žino, kad dydis nesvarbus; svarbiausia jausmas. Na, gerai, ne visada. Dydis yra svarbus tam tikriems sistemos administratoriams – ir tai ne visada asmeninė problema. Kai kuriuose el. laiškuose yra nuotraukų, muzikos ir visokių sunkių failų, kurie tikrai gali užkimšti jūsų įmonės el. pašto serverius. Taigi, kai sistemos administratorius paprašys sumažinti gautųjų laiškų aplanką, pasinaudokite šia funkcija: nustatykite ir ištrinkite pranešimus, kurių svoris yra didžiausias.

• Tema: šis išdėstymas yra panašus į pokalbio išdėstymą, išskyrus tai, kad jis nesilaiko pokalbio gijos, o tik sujungia pranešimus su ta pačia tema.

• Tipas: ne kiekvienas elementas, kuris patenka į gautuosius, yra paprastas pranešimas; taip pat galite gauti kvietimus į susitikimą, užduočių užklausas ir visokius kitus daiktus. Jei norite atskirti pranešimus nuo susitikimo užklausų, perjunkite į tipo išdėstymą, kad įdomiausios žinutės pakiltų į sąrašo viršų.

• Vėliava: pažymėdami pranešimą tikriausiai planuojate prie jo grįžti. Ši tvarka pažymėtus pranešimus pateikia sąrašo viršuje, o nepažymėtus – apačioje. Jei naudojate kelias skirtingas vėliavos spalvas, šis išdėstymas taip pat rūšiuojamas pagal vėliavos spalvą.

• Priedas: eidami į gautuosius galbūt neieškote pranešimo, galbūt ieškote priedo. Tvarkydami pranešimus pagal priedus, pirmiausia galite ištirti galimus įtariamuosius.

• El. pašto paskyros: galite nustatyti „Outlook“ rinkti el. laiškus iš kelių skirtingų el. pašto adresų. Kartais norisi sužinoti, iš kurio iš tų adresų atėjo žinutė, arba tiesiog pažiūrėti vienu iš tų adresų išsiųstus pranešimus. Jei norite matyti tik vienu adresu išsiųstus pranešimus, pasirinkite el. pašto paskyrų išdėstymą ir spustelėkite minusą (–) šalia paskyrų, kurių nenorite matyti, pavadinimų. Taikant šį susitarimą, „Outlook“ rodo tik jus dominančių paskyrų pranešimus.

• Svarbu: pirmas dalykas – žinote posakį. Kai pirmiausia reikia pamatyti labai svarbius pranešimus, norite naudoti šią tvarką.

• Kategorijos: galite priskirti kategorijas bet kuriam pranešimui, kurį siunčiate, o kartais kiti žmonės gali priskirti kategorijas jūsų siunčiamiems pranešimams. Norėdami pamatyti, kuris pranešimas priklauso kuriai kategorijai, naudokite kategorijų išdėstymą.

Mygtukas Arrange By pasirodo jūsų pranešimų sąrašo viršuje tik tada, kai skaitymo sritis nustatyta taip, kad būtų rodoma dešinėje ekrano pusėje. Skaitymo sritį galite įjungti pasirinkę Rodinys –> Skaitymo sritis –> Teisė. Jei norite tvarkyti pranešimus, kai skaitymo sritis išjungta, pasirinkite Rodyti –> Išdėstyti pagal, kad pamatytumėte susitarimų sąrašą, tada pasirinkite norimą.