Ėjimas į viešumą naudojant viešuosius aplankus programoje Outlook 2002

Jei „Outlook 2002“ naudojate „Microsoft Exchange“ tinkle, galite naudoti viešuosius aplankus. Viešieji aplankai yra vietos, kurias gali peržiūrėti ir pridėti elementų visa grupė žmonių. Galite turėti viešą aplanką užduotims arba kontaktams. Taip pat galite sukurti viešąjį aplanką, kuriame būtų pranešimai, panašiai kaip gautieji, išskyrus tai, kad visi gali pridėti pranešimų ir skaityti tą patį pranešimų rinkinį. Toks išdėstymas dažnai vadinamas skelbimų lenta; paskelbiate žinutę, kažkas į ją atsako, trečioji šalis atsako jums abiem ir pan. Tai būdas vesti grupės pokalbį, kai visi pokalbio dalyviai nėra pasiekiami vienu metu.

Programoje „Outlook“ viešieji aplankai atrodo taip pat, kaip ir bet kurie kiti aplankai. Viešajame aplanke gali būti kontaktų sąrašas, kurį bendrina visa įmonė, arba užduočių sąrašas, kurį naudoja visas skyrius. Galite sukurti viešų diskusijų aplanką vykstančiai grupės konferencijai apie visus, kurie dalijasi aplanku, dominančiomis temomis, pvz., dabartinėmis įmonės naujienomis. Taip pat galite naudoti viešųjų diskusijų aplanką, kad rinktumėte nuomones apie sprendimus, kuriuos reikia priimti, arba kaip įmonės vidaus klasifikuotų skelbimų sistemą. Kaip aplanką galite tvarkyti bet kokią informaciją, kuria norite keistis tarp žmonių grupių tinkle.

Kai spustelėsite viešąjį aplanką, pamatysite elementų sąrašą, kuris atrodo kaip el. laiškų sąrašas, išskyrus tai, kad visi pranešimai yra skirti aplankui, o ne asmeniui. Viešajame aplanke galite pakeisti elementų rodinį, pridėti elementų arba atsakyti į kitų įvestus elementus.

Viešojo aplanko peržiūra

Jūsų įmonė gali turėti viešą aplanką nuolatinėms diskusijoms apie svarbius jūsų verslo klausimus internete arba kaip įmonės skelbimų lentą, skirtą pranešimams apie veiklą, naudą ir kitas naujienas.

Norėdami peržiūrėti viešąjį aplanką, atlikite šiuos veiksmus:

1. Pasirinkite View–>Folder List arba spustelėkite mygtuką Aplankų sąrašas įrankių juostoje.

Pasirodo aplankų sąrašas (žr. 1 pav.).

1 pav. Aplankų sąrašas su viešaisiais aplankais.

2. Spustelėkite aplanko, kurį norite matyti, pavadinimą.

Pasirodo aplanke esančių elementų sąrašas.

Galite dukart spustelėti bet kurio matomo elemento pavadinimą, kad peržiūrėtumėte to elemento turinį.

Naujų elementų pridėjimas

Daugelis viešųjų aplankų organizuojami kaip atviros diskusijos, į kurias kiekvienas gali įdėti savo du centus. Visus pranešimus gali perskaityti visi, todėl visi skaito ir atsako visiems kitiems. Jei peržiūrite aplanką ir pamatysite, kad jame pilna pranešimų iš skirtingų žmonių, kurie atsako vienas į kitą, žiūrite į diskusijų aplanką.

Norėdami pridėti naujų elementų į viešąjį aplanką, atlikite šiuos veiksmus:

1. Pasirinkite View–>Folder List arba spustelėkite mygtuką Aplankų sąrašas įrankių juostoje.

Pasirodo aplankų sąrašas.

2. Spustelėkite aplanko pavadinimą.

Pasirodo aplanke esančių pranešimų sąrašas.

3. Pasirinkite Failas–>Naujas–>Paskelbti šiame aplanke.

Pasirodo naujos prekės forma (žr. 2 pav.).

2 pav. Naujos prekės forma.

4. Įveskite temą ir pranešimą.

5. Spustelėkite Paskelbti.

Dabar jūsų žinutė yra aplanke esančių elementų sąrašo dalis.

Atsakymas į elementus esamame viešųjų diskusijų aplanke

Geros manieros ir geras protas sako, kad jei norite prisijungti prie diskusijos, geriausia atsakyti į tai, ką sako kiti diskusijos dalyviai. Bet būk malonus – nedegink. Bjaurių atsakymų skelbimas žmonėms internetinėje diskusijų grupėje vadinamas liepsnojimu . Deginimas nėra gerai vertinamas, bet taip pat nėra neįprasta. „Flaming“ sukuria internetinius pokalbius, kuriuose dauguma žmonių nenori dalyvauti. Kam naudinga diskusija, kai niekas nekalba? Be to, liepsna darbo vietoje gali atleisti. Taigi atvėsinkite.

Kai dalyvaujate viešųjų aplankų diskusijose darbe, manykite, kad visi įmonės darbuotojai – nuo ​​aukščiausių vadovų iki naujausių pareigūnų – skaitys tai, ką parašėte. Patikrinkite rašybą, NERAŠYKITE DIDŽIOMIS RAIDĖMIS (ATROTO, KAIP RŪKITE) ir elkitės diskretiškai, ką sakote ir kaip sakote. Tos pačios taisyklės galioja ir tarnybiniam el. paštui; nežinai, kas skaito tai, ką siunčiate.

Norėdami atsakyti į elementus viešųjų diskusijų aplanke:

1. Dukart spustelėkite elementą, į kurį norite atsakyti.

Elementas atidaromas, kad galėtumėte jį perskaityti.

2. Spustelėkite mygtuką Paskelbti atsakymą įrankių juostoje.

Pasirodo atsakymo į diskusiją forma. Laiško, į kurį atsakote, tekstas jau paskelbtas formoje (žr. 3 pav.).

3 paveikslas: naudokite atsakymo į diskusiją formą, kad įtrauktumėte savo komentarus į viešą diskusiją.

3. Įveskite temą ir atsakykite.

Jūsų atsakymas rodomas kitokia spalva nei originalus tekstas.

4. Spustelėkite Paskelbti.

Jūsų elementas prisijungia prie diskusijos elementų sąrašo.

Elementų perkėlimas į viešąjį aplanką

Ne visi viešieji aplankai yra diskusijų aplankai. Viešieji aplankai gali būti skirti bet kokio tipo elementams laikyti. Galite bendrinti užduočių sąrašus, kalendorius ar kitų tipų failus. Nereikia kurti viešojo aplanko elemento aplanke, kuriame norite, kad elementas atsidurtų. Pavyzdžiui, galite sukurti užduotį savo užduočių sąraše ir perkelti ją į viešąjį užduočių aplanką.

Norėdami perkelti elementus į viešąjį aplanką:

1. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite elementą, kurį norite perkelti.

Pasirodo meniu, kaip parodyta 4 paveiksle.

4 pav. Pasiruošimas perkelti elementą į aplanką.

2. Spustelėkite Perkelti į aplanką.

Pasirodo dialogo langas, kuriame yra aplankų sąrašas.

3. Spustelėkite aplanką, į kurį norite siųsti elementą.

Paryškinamas aplanko, kurį spustelėjote, pavadinimas.

4. Spustelėkite Gerai.

Jūsų elementas perkeliamas į naują aplanką.

Viešam įrašui

Gali būti, kad naudojate viešuosius aplankus to net nežinodami. Programoje „Outlook“ visi aplankai atrodo vienodai, nesvarbu, ar patys juos kuriate savo kompiuteryje, ar jie yra įmonės tinkle ar internete. Viskas, ką jums tikrai reikia žinoti apie viešuosius aplankus, yra tai, kad jie yra vieši, todėl visi, turintys prieigą prie viešojo aplanko, gali matyti viską, ką paskelbsite tame viešajame aplanke. Taip pat galite sukurti savo viešuosius aplankus; pasitarkite su savo sistemos administratoriumi ir sužinokite, ar turite teisę kurti viešuosius aplankus ir kur juos įdėti.