Duomenų lapo filtravimas programoje Access 2003

„Access 2003“ duomenų lapo filtravimas yra būdas sutelkti dėmesį į konkrečius įrašus, o ne į visus lentelės įrašus. Galite filtruoti įrašus, kurie nėra susiję su tuo, ką šiuo metu bandote daryti.

Kai filtruojate duomenis, naudojate kriterijus, kad nurodytumėte Access, ką norite matyti. Kriterijus yra testas, kad duomenys praeina tam, kad po to, kai parodoma taikoma filtras. Pavyzdžiui, galite paprašyti Access parodyti įrašus, kurių užsakymo data yra 2003-05-01. Išplėstesnis kriterijus yra užsakymai, kurių data yra 2003-05-01 arba vėliau.

Lentelėje galite naudoti penkių tipų filtrus: Filtruoti pagal pasirinkimą, Filtruoti pagal formą ir Išplėstinį filtrą / rūšiavimą. 1 lentelėje parodyta, kaip naudoti kiekvieną filtrą.

1 lentelė. Duomenų lapų filtrų tipai

Filtravimo pagrindai

Jei norite suprasti visą filtravimo koncepciją, pirmiausia pažiūrėkite į duomenų lapo dalis, susijusias su filtrais. 1 paveiksle parodytas duomenų lapas su pažymėtais filtrų mygtukais ir indikatoriais. Šiame duomenų lape pritaikytas filtras – tai galite sužinoti iš duomenų lapo apačioje esančių filtruotų duomenų lapo indikatorių. Taip pat paryškinamas mygtukas Taikyti/pašalinti filtrą – dar kartą spustelėjus, filtras pašalinamas ir rodomi visi duomenų lapo įrašai.

1 pav. Filtruotas duomenų lapas.

Galite pritaikyti filtrą bet kokiam duomenų lapui, kuriame, žinoma, yra lentelė, taip pat antriniai duomenų lapai ir duomenų lapai, sugeneruoti pagal užklausas. Galite įvesti ir redaguoti duomenis filtruotame duomenų lape. Tiesiog atminkite, kad filtras netaikomas jokiems naujiems įrašams, kol nepritaikote filtro iš naujo (pasirinkdami Įrašai –> Taikyti filtrą/rūšiuoti).

Galite filtruoti naudodami mygtukus Filtruoti pagal pasirinkimą arba Filtruoti pagal formą arba galite naudoti meniu. Rodykite meniu Įrašai, kad pamatytumėte filtravimo parinktis, įskaitant tas, kuriose nėra mygtukų (kai kurios jų yra meniu Įrašai, o kai kurios – antriniame meniu Filtras).

• Norėdami iš naujo pritaikyti paskutinį pritaikytą filtrą, pasirinkite Įrašai –> Taikyti filtrą/rūšiuoti.

• Norėdami pašalinti filtrą, spustelėkite mygtuką Taikyti filtrą arba pasirinkite Įrašai –> Pašalinti filtrą / Rūšiuoti.

Filtras vykdo paprastą užklausą vienoje lentelėje – geras būdas pradėti analizuoti duomenis. Filtravimas gali padėti pradėti kurti sudėtingesnes užklausas. Jei nerimaujate dėl užklausų, filtro sukūrimas gali padėti išsiaiškinti, kaip parašyti užklausos kriterijus. Kurdami filtrą pasirinkite Įrašai –> Filtras –> Išplėstinis filtras/rūšiavimas, kad pamatytumėte jį užklausų tinklelyje. Pažiūrėkite į eilutę Kriterijai, kad pamatytumėte, kaip atrodo kriterijai. Norėdami uždaryti užklausų tinklelį, įrankių juostoje spustelėkite mygtuką Uždaryti.

Filtrai rodomi ypatybių lapo ypatybėje Filtras. Galite filtruoti lentelę įvesdami ten išraišką, bet beveik niekas to nedaro, nes filtras lieka taikomas, o kai kurie įrašai gali būti išfiltruoti atidarius lentelę.

Filtravimas pagal pasirinkimą

Filtravimas pagal pasirinkimą yra paprasčiausias filtro tipas – jis randa įrašus su atitinkančiomis reikšmėmis viename lauke. Norėdami filtruoti pagal pasirinkimą, atlikite šiuos veiksmus:

1. Raskite įrašą su reikšme arba tekstu, kurį norite atitikti, ir įveskite žymeklį į tą langelį, kad atitiktų visą reikšmę.

• Norėdami rasti visus produktus, kurių kaina yra 29,99, perkelkite žymeklį į langelį Price, kurio vertė yra 29,99.

• Norėdami sutapti su reikšmės pradžia, pasirinkite pirmąjį simbolį, o vėliau – tiek, kiek norite atitikti. Norėdami rasti visus įrašus lauke, prasidedančius raide La, prieš filtruodami paryškinkite La lauke Lawn Flamingo.

• Norėdami atitikti dalį reikšmės, pasirinkite simbolius, esančius reikšmės, kurią norite atitikti, viduryje. Pasirinkite 99, kad rastumėte visas reikšmes, kuriose yra 99, pvz., 499.

2. Įrankių juostoje spustelėkite mygtuką Filtruoti pagal pasirinkimą

„Access“ filtruoja duomenų lapą, kad būtų rodomi tik įrašai, kurių reikšmė tame lauke yra tokia pati.

Norėdami pamatyti visą lentelę, spustelėkite mygtuką Pašalinti filtrą (kuris yra atvirkštinė mygtuko Taikyti filtrą pusė; tuo pačiu mygtuku įrankių juostoje perjungiamas mygtukas Taikyti filtrą ir Pašalinti filtrą).

Filtravimas pagal išskyrimą

Filtravimas pagal išskyrimą yra labai panašus į filtravimą pagal pasirinkimą, išskyrus tai, kad visi atitinkantys įrašai neįtraukiami į duomenų lapą, o ne tik įrašai, atitinkantys jūsų kriterijus.

Norėdami filtruoti pagal išskyrimą, pasirinkite vertę, kurią norite išskirti taip pat, kaip pasirenkate atitiktį filtruodami pagal pasirinkimą:

• Padėkite žymeklį bet kurioje langelio vietoje, kad neįtrauktumėte reikšmių, kurios atitinka visą reikšmę. Pavyzdžiui, įveskite žymeklį į langelį su reikšme ME, kad neįtrauktumėte visų adresų Meino valstijoje.

• Pasirinkite reikšmės pradžią ir tiek simbolių, kiek norite suderinti, kad neįtrauktumėte visų įrašų su atitinkamomis pradžios reikšmėmis.

• Pasirinkite simbolius reikšmės viduryje, kad neįtrauktumėte visų įrašų, kuriuose yra pasirinkimas bet kurioje lauko vietoje.

Norėdami filtruoti pagal išskyrimą pasirinkę norimas išskirti reikšmes, pasirinkite Įrašai –> Filtras –> Filtruoti neįtraukiant pasirinkimą. (Šio tipo filtro įrankių juostoje nėra.)