Dokumentų bibliotekos ir SharePoint 2010

„SharePoint 2010“ dokumentų bibliotekos leidžia saugiai saugoti ir bendrinti failus, jose taip pat yra funkcijų, padedančių valdyti tokius dalykus kaip dokumentų darbo eiga (procesai, leidžiantys žmonėms redaguoti, komentuoti ir patvirtinti dokumentus) ir versijų istorijas (kas atsitiko failui, ir kas ką padarė).

Ir nors failų bendrinimas suteikia jums vieną kelią per aplankus į jūsų dokumentą, SharePoint dokumentų bibliotekos suteikia kitų būdų atskleisti turinį. Galite pasiekti dokumentus tiesiogiai per naršyklę, galite juos sudėti į žiniatinklio dalis ir rūšiuoti bei filtruoti pagal jų metaduomenis ir turinio tipus. Naudodami dokumentų bibliotekas galite atskleisti failus pagal jų pavadinimą, o ne tik pagal failo pavadinimą.

Dokumentų bibliotekos taip pat suteikia daugybę pasirinkimų, kaip dokumentai patenka į jas. Galite įrašyti dokumentą naudodami dokumentų bibliotekos URL, bet taip pat galite siųsti dokumentus el. paštu į dokumentų bibliotekas arba vilkdami iš Windows Explorer. Ir jūs galite kurti dokumentus tiesiogiai jų dokumentų bibliotekose.

Jei ieškote bendrinamo failo, galite nuskaityti dokumentų, kurių atidaryti neturite, įvykius; Kita vertus, „SharePoint“ leidžia saugiai apkarpyti rezultatus, kad jei negalite jo pasiekti, net nematysite jų paieškos rezultatuose.

Viskas „SharePoint“ yra sąrašas. Dokumentų biblioteka yra tik specialios rūšies sąraše. Nors dauguma kitų „SharePoint“ sąrašų yra suskirstyti pagal dalykus, kuriuos pirmiausia apibrėžia jų metaduomenys, dokumentų bibliotekos yra suskirstytos į failus, kurie egzistuoja atskirai ir aprašomi pagal jų metaduomenis.

Dokumentų bibliotekoje turi būti ne tik Microsoft Word failai. Dokumentų bibliotekose gali būti daug failų tipų, įskaitant Excel, PDF ir Visio failus. Net interneto puslapiai saugomi dokumentų bibliotekose.

Dokumentų bibliotekos suteikia galimybę rasti dokumentus. Skirtingai nuo bendrinimo failų, kuriuose failai laikomi atskirais objektais, dokumentų bibliotekos dokumentus traktuoja kaip turinį ir leidžia susieti tam tikrą informaciją ( metaduomenis ) su juose esančių dokumentų rinkiniais. Tai reiškia, kad dokumentus galima rasti pagal panašumus, aprašytus metaduomenyse, o ne tik pagal paieškos parinktis, kurias naudojate bendriname faile.

Jums gali kilti klausimas, kodėl palikti dokumentus bendrame tinklo diske nėra lengviau nei naudoti dokumentų biblioteką „SharePoint 2010“. Įtikinamiausia priežastis yra ta, kad „SharePoint“ siūlo daug būdų tvarkyti dokumentus, pvz.,

• Dokumentų bibliotekos suteikia unikalų žiniatinklio adresą, leidžiantį pasiekti dokumentų grupę. Dokumentų bibliotekos suteikia galimybę taikyti saugumą susijusių dokumentų grupėms, o dėl saugos apkarpymo neleidžia neįgaliotiems vartotojams jų matyti paieškos rezultatuose.

• Dokumento ypatybės leidžia sukurti daug tų pačių dokumentų rodinių.

• Aplankai leidžia sugrupuoti dokumentų poaibį pagal leidimo reikalavimus.