Dešimt projektų valdymo spąstų ir kaip jų išvengti

Sunku valdyti projektą. Taikymo sritis, ištekliai, lūkesčiai, tvarkaraščiai ir biudžetai visada keičiasi. Nors „Microsoft Project“ gali padėti jums organizuoti, planuoti ir sekti projektą, jis negali padėti išvengti visų projektų valdymo spąstų. Štai dešimt dažniausiai pasitaikančių spąstų ir patarimų, kaip jų išvengti.

Pradėkite per mažai

Norėdami pradėti naują projektą, pradėkite apmąstydami bendrą vaizdą ir sistemingai pereikite prie smulkmenų. Prieš pasinerdami į išsamias užduotis, kurių reikia norint užbaigti projektą, turite suprasti projekto tikslą, tikslus ir strateginę svarbą.

Pradėkite užduodami šiuos klausimus: Ar projektas turėtų būti organizuojamas pagal rezultatą? Pagal fazę? Pagal geografiją? Pagal technologijos tipą? Pagalvokite apie projekto organizavimo pasekmes kiekvienu iš šių būdų. Nustačius, kaip norite organizuoti projektą, galite pradėti darbo suskirstymo struktūrą (WBS). Jei nuspręsite jį organizuoti pagal etapus, kiekvienas jūsų projekto etapas atsispindės aukščiausiame WBS lygyje; jei nuspręsite, kad rezultatai yra geresnis būdas organizuoti projektą, tai yra aukščiausio lygio. Nustačius aukščiausią lygį, galite pradėti skaidyti aukščiausią lygį į išsamesnius darbo paketus ir iš darbo paketų į užduotis.

Nesugeba aprėpti savo prielaidų

Negalėjai planuoti projekto be tam tikrų prielaidų. Daryti prielaidas nėra problema, tačiau tikėti, kad kiti žmonės žino jūsų prielaidas ar net jais dalijasi, yra problema.

Kai pradedate naują projektą, sukurkite prielaidų žurnalą „Excel“ skaičiuoklėje arba kaip „Word“ lentelę. Dokumentuokite prielaidą, nurodykite jos patvirtinimo terminą ir įtraukite lauką pastaboms. Tai labai paprasta, tačiau užtikrinama, kad visi veiktų pagal tas pačias prielaidas.

Įklijuokite prielaidą į prielaidos paveiktų užduočių skyrių Pastabos.

Laikykite savo projektą kaip vienintelį VIP (labai svarbus projektas)

Jūsų projektas jums svarbus; iš tikrųjų tai gali būti svarbiausias jūsų darbo aspektas. Tačiau tai gali būti ne taip svarbu visiems kitiems. Jei dirbate organizacijoje, kuri turi daug vykdomų projektų, jūsų prioritetas greičiausiai nėra Nr. 1. Kai tik iš jūsų projekto paimami ištekliai, padedantys įgyvendinti kitą projektą, tiesiog grįžkite prie grafiko ir peržiūrėkite planą, kad užbaigtumėte darbą. Gali tekti peržiūrėti pradinę liniją arba net sukurti naują.

Tikėkite, kad prieinamumas yra įgūdžių rinkinys

Kai dirbate giliai projekte ir bandote subalansuoti išteklių prieinamumą su darbu, kurį reikia atlikti, lengviausia strategija yra ieškoti pirmojo nepaskirstytų arba per mažai paskirstytų išteklių ir priskirti tam asmeniui užduotį. Problema ta, kad nepaskirstyti ištekliai gali neturėti įgūdžių atlikti darbą. Pavyzdžiui, darbuotojo pareigos IT skyriuje negarantuoja ir net nereiškia, kad jis gali sukurti duomenų bazę ar sukurti sistemą. Nustatykite įgūdžius, reikalingus darbui užbaigti, ir nustatykite turimų išteklių įgūdžių rinkinius. Jums netgi gali tekti nustatyti įgūdžių lygius , pvz., pradinio, vidutinio lygio ir eksperto.

Prenumeruokite neribotų išteklių mitą

Jei neskaičiuojate kiekvienos užduoties pastangų ir trukmės, rizikuojate priskirti per daug darbo vienam ištekliui. Daugeliu atvejų ištekliai neskiriami projektams visą darbo dieną. Daug išteklių dirba matricinėje organizacijoje; jie dirba su keliais projektais arba atlieka projektinį darbą.

Jei nenustatysite, kiek laiko reikės skirti išteklius projektui ir atitinkamai išlyginsite darbus, susidursite su nemalonia staigmena, kai projektas vėluoja dėl to, kad jo resursai nėra skirti 100 procentų arba juos paskirstėte.

Pasikliaukite nerealiais skaičiavimais

Kaip projekto vadovas, jūs pasitikite komandos nariais, kurie pateikia tikslius savo darbo išlaidų ir trukmės įvertinimus. Juk negali būti kiekvienos srities dalyko žinovas. Tačiau, kadangi vis tiek esate atsakingas už sudarytą tvarkaraštį ir biudžetą, turėtumėte suprasti, kaip buvo sudaryti įverčiai, ir tada patikrinti tinkamą įvertinimo metodą.

Skiltyje Pastabos dokumentuokite įverčių pagrindą ir prielaidas, naudojamas rengiant įvertinimą, kad būtų lengviau sekti su įvertinimu susijusius kintamuosius.

Pamirškite pasiruošti Merfio įstatymui

Projekto vadovas turi galimą požiūrį. Tačiau problemų sprendimo ir rezultatų siekimas nereiškia, kad galite sau leisti aklai optimistiškai vertinti projektus. Pristatymas laiku ir biudžetu iš dalies priklauso nuo nenumatytų atvejų rezervo sudarymo ir tvarkaraščiui, ir biudžetui. Galite sudaryti rezervą atskiroms užduotims, kurios iš esmės yra rizikingos, ir nustatyti bendrą projekto rezervą. Paprastesniems projektams pakanka rezervo 10 proc. Pažangiausioms technologijoms gali prireikti 50 ar daugiau procentų rezervo.

Pasiduokite sutikti beprotybę

1 kliūtis atlikti užduotis neabejotinai yra susirinkimas. Galite prisiminti darbo dienas, kai verždavotės iš vieno susitikimo į kitą, o tik dienos pabaigoje suprastumėte, kad jums nepavyko atlikti nė vieno savo darbo. Tikriausiai nereikėjo dalyvauti visuose – arba jei bent jau būtų buvę vykdomi efektyviau, jie būtų galėję baigti per pusę laiko.

Sustabdykite susirinkimo beprotybę! Suplanuokite susitikimus – net ir savaitinius būsenos susitikimus – tik tada, kai reikia. Eksperimentuokite rengdami komandos susitikimus kas dvi savaites arba vesdami individualius susitikimus su atskirais komandos nariais.

Jei dėl konkrečios darbotvarkės temos reikia suinteresuotosios šalies indėlio, pakvieskite tą asmenį dalyvauti tik toje posėdžio dalyje, o tada atleiskite, kad jis galėtų grįžti į darbą.

Pamirškite, kad tai tik modelis

Sužinoję, kaip sukurti efektyvų tvarkaraštį naudodami projektą, nesupainiokite grafiko su realybe. Grafikas yra tiesiog tikrovės modelis , atsižvelgiant į tuo metu turimą informaciją. Visa informacija, prielaidos, įvertinimai ir ištekliai keičiasi, visada yra rizikos ir problemos, ir, žinoma, keičiasi projekto apimtis. Todėl, kai tik pradėsite projektą, jis tikriausiai pasenęs.

Žinoma, stenkitės, kad modelis būtų atnaujintas naujausia informacija, tačiau atminkite, kad paprasčiausias įvykio suplanavimas negarantuoja, kad jis įvyks.

Pasikliauti stebuklais

Jei negalite suprasti, kaip laikytis termino, atsižvelgiant į išteklius ir informaciją, kurią įvedėte į projektą, greičiausiai nesilaikysite šio termino. Tiesą sakant, Project gali padėti jums pranešti apie problemas, būdingas agresyviai pristatymo datai. Galite parodyti suinteresuotosioms šalims tvarkaraštį ir paprašyti jų padėti nustatyti, kaip pagreitinti užduočių atlikimą. Kai kuriais atvejais suinteresuotosios šalys gali pateikti atitinkamą informaciją, kuri padės greičiau baigti; tačiau kitais atvejais jie nori, kad projektas būtų atliktas iki konkrečios datos, tačiau nėra jokio pagrįsto būdo laikytis termino.

Kai susiduriate su nerealiu terminu, laikykitės jo kuo geriau. Tačiau jei terminas tiesiog neįmanomas, pripažinkite tai. Galite naudoti „Project“, kad ieškotumėte alternatyvių metodų, kaip pasiekti projekto rezultatus, nors negalite jo naudoti norėdami suspausti laiką.