Sunku valdyti projektą. Taikymo sritis, ištekliai, lūkesčiai, tvarkaraščiai ir biudžetai visada keičiasi. Nors „Microsoft Project“ gali padėti jums organizuoti, planuoti ir sekti projektą, jis negali padėti išvengti visų projektų valdymo spąstų. Štai dešimt dažniausiai pasitaikančių spąstų ir patarimų, kaip jų išvengti.
Norėdami pradėti naują projektą, pradėkite apmąstydami bendrą vaizdą ir sistemingai pereikite prie smulkmenų. Prieš pasinerdami į išsamias užduotis, kurių reikia norint užbaigti projektą, turite suprasti projekto tikslą, tikslus ir strateginę svarbą.
Pradėkite užduodami šiuos klausimus: Ar projektas turėtų būti organizuojamas pagal rezultatą? Pagal fazę? Pagal geografiją? Pagal technologijos tipą? Pagalvokite apie projekto organizavimo pasekmes kiekvienu iš šių būdų. Nustačius, kaip norite organizuoti projektą, galite pradėti darbo suskirstymo struktūrą (WBS). Jei nuspręsite jį organizuoti pagal etapus, kiekvienas jūsų projekto etapas atsispindės aukščiausiame WBS lygyje; jei nuspręsite, kad rezultatai yra geresnis būdas organizuoti projektą, tai yra aukščiausio lygio. Nustačius aukščiausią lygį, galite pradėti skaidyti aukščiausią lygį į išsamesnius darbo paketus ir iš darbo paketų į užduotis.
Negalėjai planuoti projekto be tam tikrų prielaidų. Daryti prielaidas nėra problema, tačiau tikėti, kad kiti žmonės žino jūsų prielaidas ar net jais dalijasi, yra problema.
Kai pradedate naują projektą, sukurkite prielaidų žurnalą „Excel“ skaičiuoklėje arba kaip „Word“ lentelę. Dokumentuokite prielaidą, nurodykite jos patvirtinimo terminą ir įtraukite lauką pastaboms. Tai labai paprasta, tačiau užtikrinama, kad visi veiktų pagal tas pačias prielaidas.
Įklijuokite prielaidą į prielaidos paveiktų užduočių skyrių Pastabos.
Jūsų projektas jums svarbus; iš tikrųjų tai gali būti svarbiausias jūsų darbo aspektas. Tačiau tai gali būti ne taip svarbu visiems kitiems. Jei dirbate organizacijoje, kuri turi daug vykdomų projektų, jūsų prioritetas greičiausiai nėra Nr. 1. Kai tik iš jūsų projekto paimami ištekliai, padedantys įgyvendinti kitą projektą, tiesiog grįžkite prie grafiko ir peržiūrėkite planą, kad užbaigtumėte darbą. Gali tekti peržiūrėti pradinę liniją arba net sukurti naują.
Kai dirbate giliai projekte ir bandote subalansuoti išteklių prieinamumą su darbu, kurį reikia atlikti, lengviausia strategija yra ieškoti pirmojo nepaskirstytų arba per mažai paskirstytų išteklių ir priskirti tam asmeniui užduotį. Problema ta, kad nepaskirstyti ištekliai gali neturėti įgūdžių atlikti darbą. Pavyzdžiui, darbuotojo pareigos IT skyriuje negarantuoja ir net nereiškia, kad jis gali sukurti duomenų bazę ar sukurti sistemą. Nustatykite įgūdžius, reikalingus darbui užbaigti, ir nustatykite turimų išteklių įgūdžių rinkinius. Jums netgi gali tekti nustatyti įgūdžių lygius , pvz., pradinio, vidutinio lygio ir eksperto.
Jei neskaičiuojate kiekvienos užduoties pastangų ir trukmės, rizikuojate priskirti per daug darbo vienam ištekliui. Daugeliu atvejų ištekliai neskiriami projektams visą darbo dieną. Daug išteklių dirba matricinėje organizacijoje; jie dirba su keliais projektais arba atlieka projektinį darbą.
Jei nenustatysite, kiek laiko reikės skirti išteklius projektui ir atitinkamai išlyginsite darbus, susidursite su nemalonia staigmena, kai projektas vėluoja dėl to, kad jo resursai nėra skirti 100 procentų arba juos paskirstėte.
Kaip projekto vadovas, jūs pasitikite komandos nariais, kurie pateikia tikslius savo darbo išlaidų ir trukmės įvertinimus. Juk negali būti kiekvienos srities dalyko žinovas. Tačiau, kadangi vis tiek esate atsakingas už sudarytą tvarkaraštį ir biudžetą, turėtumėte suprasti, kaip buvo sudaryti įverčiai, ir tada patikrinti tinkamą įvertinimo metodą.
Skiltyje Pastabos dokumentuokite įverčių pagrindą ir prielaidas, naudojamas rengiant įvertinimą, kad būtų lengviau sekti su įvertinimu susijusius kintamuosius.
Projekto vadovas turi galimą požiūrį. Tačiau problemų sprendimo ir rezultatų siekimas nereiškia, kad galite sau leisti aklai optimistiškai vertinti projektus. Pristatymas laiku ir biudžetu iš dalies priklauso nuo nenumatytų atvejų rezervo sudarymo ir tvarkaraščiui, ir biudžetui. Galite sudaryti rezervą atskiroms užduotims, kurios iš esmės yra rizikingos, ir nustatyti bendrą projekto rezervą. Paprastesniems projektams pakanka rezervo 10 proc. Pažangiausioms technologijoms gali prireikti 50 ar daugiau procentų rezervo.
1 kliūtis atlikti užduotis neabejotinai yra susirinkimas. Galite prisiminti darbo dienas, kai verždavotės iš vieno susitikimo į kitą, o tik dienos pabaigoje suprastumėte, kad jums nepavyko atlikti nė vieno savo darbo. Tikriausiai nereikėjo dalyvauti visuose – arba jei bent jau būtų buvę vykdomi efektyviau, jie būtų galėję baigti per pusę laiko.
Sustabdykite susirinkimo beprotybę! Suplanuokite susitikimus – net ir savaitinius būsenos susitikimus – tik tada, kai reikia. Eksperimentuokite rengdami komandos susitikimus kas dvi savaites arba vesdami individualius susitikimus su atskirais komandos nariais.
Jei dėl konkrečios darbotvarkės temos reikia suinteresuotosios šalies indėlio, pakvieskite tą asmenį dalyvauti tik toje posėdžio dalyje, o tada atleiskite, kad jis galėtų grįžti į darbą.
Sužinoję, kaip sukurti efektyvų tvarkaraštį naudodami projektą, nesupainiokite grafiko su realybe. Grafikas yra tiesiog tikrovės modelis , atsižvelgiant į tuo metu turimą informaciją. Visa informacija, prielaidos, įvertinimai ir ištekliai keičiasi, visada yra rizikos ir problemos, ir, žinoma, keičiasi projekto apimtis. Todėl, kai tik pradėsite projektą, jis tikriausiai pasenęs.
Žinoma, stenkitės, kad modelis būtų atnaujintas naujausia informacija, tačiau atminkite, kad paprasčiausias įvykio suplanavimas negarantuoja, kad jis įvyks.
Jei negalite suprasti, kaip laikytis termino, atsižvelgiant į išteklius ir informaciją, kurią įvedėte į projektą, greičiausiai nesilaikysite šio termino. Tiesą sakant, Project gali padėti jums pranešti apie problemas, būdingas agresyviai pristatymo datai. Galite parodyti suinteresuotosioms šalims tvarkaraštį ir paprašyti jų padėti nustatyti, kaip pagreitinti užduočių atlikimą. Kai kuriais atvejais suinteresuotosios šalys gali pateikti atitinkamą informaciją, kuri padės greičiau baigti; tačiau kitais atvejais jie nori, kad projektas būtų atliktas iki konkrečios datos, tačiau nėra jokio pagrįsto būdo laikytis termino.
Kai susiduriate su nerealiu terminu, laikykitės jo kuo geriau. Tačiau jei terminas tiesiog neįmanomas, pripažinkite tai. Galite naudoti „Project“, kad ieškotumėte alternatyvių metodų, kaip pasiekti projekto rezultatus, nors negalite jo naudoti norėdami suspausti laiką.
Kaip neleisti Microsoft Word atidaryti failų tik skaitymo režimu sistemoje Windows. Microsoft Word atidaro failus tik skaitymo režimu, todėl jų redaguoti neįmanoma? Nesijaudinkite, metodai pateikiami žemiau
Kaip ištaisyti klaidas spausdinant neteisingus Microsoft Word dokumentus.Klaidos spausdinant Word dokumentus su pakeistais šriftais, netvarkingomis pastraipomis, trūkstamo teksto ar prarasto turinio yra gana dažnos. Tačiau nereikia
Jei naudodami rašiklį ar žymeklį piešėte ant savo PowerPoint skaidrės pristatymo metu, galite išsaugoti brėžinius kitam pristatymui arba ištrinti juos, kad kitą kartą rodydami pradėtumėte nuo švarių PowerPoint skaidrių. Vykdykite šias instrukcijas, kad ištrintumėte rašiklio ir žymeklio piešinius: Trinti linijas po vieną […]
Stilių bibliotekoje yra CSS failų, XSL (Extensible Stylesheet Language) failų ir vaizdų, naudojamų iš anksto nustatytų puslapių puslapiuose, puslapių išdėstymuose ir valdikliuose „SharePoint 2010“. Norėdami rasti CSS failus publikavimo svetainės stilių bibliotekoje: pasirinkite Svetainės veiksmai → Peržiūrėti Visas svetainės turinys. Pasirodo svetainės turinys. Stiliaus biblioteka yra […]
Neužkraukite savo auditorijos milžiniškais skaičiais. Programoje „Microsoft Excel“ galite pagerinti informacijos suvestinių ir ataskaitų skaitomumą formatuodami skaičius, kad jie būtų rodomi tūkstančiais arba milijonais.
Sužinokite, kaip naudoti „SharePoints“ socialinių tinklų įrankius, leidžiančius asmenims ir grupėms bendrauti, bendradarbiauti, bendrinti ir prisijungti.
Julijaus datos dažnai naudojamos gamybos aplinkoje kaip laiko žyma ir greita partijos numerio nuoroda. Šio tipo datos kodavimas leidžia mažmenininkams, vartotojams ir paslaugų agentams nustatyti, kada produktas buvo pagamintas, taigi ir produkto amžių. Julijaus datos taip pat naudojamos programavimo, kariuomenės ir astronomijos srityse. Skirtingi […]
Galite sukurti žiniatinklio programą naudodami „Access 2016“. Taigi, kas vis dėlto yra žiniatinklio programa? Na, žiniatinklis reiškia, kad jis yra internete, o programa yra tik „programos“ santrumpa. Pasirinktinė žiniatinklio programa yra internetinė duomenų bazės programa, pasiekiama iš debesies naudojant naršyklę. Kuriate ir prižiūrite žiniatinklio programą darbalaukio versijoje […]
Daugumoje „SharePoint 2010“ puslapių sparčiojo paleidimo juostoje, esančioje kairėje puslapio pusėje, pateikiamas naršymo nuorodų sąrašas. Greitosios paleidimo juostoje rodomos nuorodos į siūlomą svetainės turinį, pvz., sąrašus, bibliotekas, svetaines ir publikavimo puslapius. Greitojo paleidimo juostoje yra dvi labai svarbios nuorodos: Visas svetainės turinys: […]
Paprastoms problemoms spręsti „Excel“ sprendėjas paprastai greitai suranda optimalias tikslinės funkcijos „Solver“ kintamųjų reikšmes. Tačiau kai kuriais atvejais „Solver“ turi problemų ieškant „Solver“ kintamųjų reikšmių, optimizuojančių tikslo funkciją. Tokiais atvejais „Solver“ paprastai rodo pranešimą arba klaidos pranešimą, kuriame aprašoma arba aptariama problema, kurią […]
