Darbas su paskirstymo sąrašais programoje „Outlook“.

Savo „Outlook“ kontaktų modulyje galite sukurti platinimo sąrašą, kuriame būtų daugiau nei vieno asmens vardai tais atvejais, kai siunčiate pranešimą keliems žmonėms vienu metu. Taip pat galite priskirti kategorijas savo platinimo sąrašams (kaip ir atskiriems kontaktams), ir galite siųsti platinimo sąrašą kitiems žmonėms kaip el. laiško priedą, kad jie galėtų naudoti tą patį sąrašą kaip jūs, jei jie yra taip pat naudojant Outlook.

Platinimo sąrašo sudarymas

Platinimo sąrašo kūrimas yra paprastas dalykas, kurį reikia pavadinti sąrašu ir pasirinkti iš vardų rinkinio, kurį išsaugojote savo sistemoje. Platinimo sąraše nėra telefono numerių ir pašto adresų, o tik el. pašto adresai.

Norėdami sukurti paskirstymo sąrašą savo kontaktų modulyje, atlikite šiuos veiksmus:

1. Pasirinkite Failas –> Naujas –> Paskirstymo sąrašas (arba paspauskite Ctrl+Shift+L).

Pasirodo dialogo langas Paskirstymo sąrašas.

2. Įveskite pavadinimą, kurį norite priskirti savo platinimo sąrašui.

Įvedamas vardas rodomas teksto lauke Pavadinimas.

3. Spustelėkite mygtuką Pasirinkti narius.

Pasirodo dialogo langas Pasirinkti narius, kurio kairėje pusėje rodomas galimų vardų sąrašas ir tuščias langelis dešinėje.

4. Dukart spustelėkite kiekvieno asmens, kurį norite įtraukti į platinimo sąrašą, vardą.

Kiekvienas pavadinimas, kurį dukart spustelėsite, rodomas stulpelyje Pridėti į platinimo sąrašą dešinėje dialogo lango pusėje.

5. Kai baigsite rinkti vardus, spustelėkite Gerai.

Dialogo langas Pasirinkti narius uždaromas.

6. Spustelėkite Įrašyti ir uždaryti (arba paspauskite Alt+S).

Dialogo langas Paskirstymo sąrašas uždaromas ir jūsų paskirstymo sąrašas bus rodomas jūsų kontaktų sąraše.

Kurdami platinimo sąrašą, galbūt norėsite įtraukti ir žmonių, kurie neįtraukti į jūsų kontaktų sąrašą ar bet kurią kitą „Outlook“ adresų knygą, el. pašto adresus. Norėdami įtraukti tokį pašalinį asmenį į savo platinimo sąrašą, aukščiau esančiame 4 veiksme spustelėkite Pridėti naują (vietoj Pasirinkti narius). Dialogo lange Pridėti naujų narių įveskite asmens, kurį norite įtraukti, vardą ir el. pašto adresą, spustelėkite Gerai ir atlikite kitus veiksmus lygiai taip pat.

Redaguoti platinimo sąrašą

Žmonės ateina ir išeina į platinimo sąrašus, kaip ir visur kitur. Laimei, galite redaguoti sąrašus. Tiesiog naršymo srityje spustelėkite kontaktų piktogramą ir dukart spustelėkite vieno iš platinimo sąrašų pavadinimą (įrašų, kurių pavadinimų dešinėje rodoma maža dvigalvė piktograma). Kai atidarote platinimo sąrašo įrašą, matote tą patį ekraną, kurį matėte pirmą kartą kurdami sąrašą. Čia yra keletas naudingų parinkčių:

• Norėdami pašalinti sąrašo narį: spustelėkite tą vardą ir spustelėkite mygtuką Pašalinti.

• Norėdami pasirinkti naują narį iš vardų, jau esančių jūsų kontaktų sąraše arba visuotiniame adresų sąraše: spustelėkite Pasirinkti narius ir vadovaukitės ta pačia tvarka, kurią naudojate kurdami sąrašą.

• Norėdami pridėti asmenį, kurio el. pašto adresas nėra įtrauktas į jūsų adresų knygą: spustelėkite mygtuką Pridėti naują, įveskite asmens vardą, el. pašto adresą ir spustelėkite Gerai.

Platinimo sąrašo naudojimas

Platinimo sąrašai rodomi kaip elementai jūsų kontaktų sąraše kartu su žmonių vardais, todėl (kaip tikriausiai galite atspėti) galite naudoti platinimo sąrašą el. Štai kaip:

• Galite nuvilkti platinimo sąrašo kortelę į gautuosius, kad sukurtumėte naują el. pašto pranešimą į tą sąrašą.

• Galite įvesti platinimo sąrašo pavadinimą el. laiško eilutėje Kam: ir įrankių juostoje spustelėti mygtuką Tikrinti vardus.

Kai „Outlook“ prideda pabraukimą prie vardo lauke Kam:, žinote, kad jūsų pranešimas bus išsiųstas žmonėms iš platinimo sąrašo.