Atraskite daugybę būdų, kaip peržiūrėti savo pranešimus programoje „Outlook 2000“.

Savo pranešimus galite peržiūrėti mažiausiai dešimčia būdų, pradedant rinkiniu, kuris pateikiamas kartu su „Microsoft Outlook“. Galite keisti kiekvieną rodinį rūšiuodami pagal bet kurį informacijos stulpelį bet kuriame rodinyje spustelėdami to stulpelio pavadinimą.

Norėdami pakeisti pranešimų rodinį programoje „Outlook“, pasirinkite Rodinys–>Dabartinis vaizdas, tada meniu pasirinkite vieną iš šių rodinių:

• Žinutės. Tai paprastas gautųjų paveikslėlis – Nuo, Kam, Tema – tik pagrindai. Pranešimai, kurių dar neperskaitėte, pateikiami pusjuodžiu šriftu; kiti išvardyti paprastu šriftu.

• Pranešimai su automatine peržiūra. Kai neturite laiko perskaityti visų gautų pranešimų, peržiūra yra naudinga. Pirmosiose eilutėse gali būti užuomina, kuriuos pranešimus norite perskaityti. Automatinė peržiūra rodo šias pirmąsias eilutes.

• Paprastai matote tik tų pranešimų, kurių dar neperskaitėte, peržiūras. Matote tik perskaitytų pranešimų pavadinimus. Tiesą sakant, „Outlook“ daro prielaidą, kad perskaitėte bet kurį atidarytą pranešimą. Taip pat galite pažymėti pranešimą kaip skaitytą arba neskaitytą, spustelėdami jį dešiniuoju pelės mygtuku ir pasirinkdami Pažymėti kaip skaitytą arba Pažymėti kaip neskaitytą.

• Pagal sekimo vėliavą. Galite pažymėti gaunamus pranešimus, kad galėtumėte sekti, ką turite padaryti atsakydami į kiekvieną pranešimą. Žymėtame rodinyje jūsų pranešimai sugrupuojami pagal tai, ar pranešimams nustatytos vėliavėlės, ir pateikiamas sąrašas, kokios vėliavėlės yra nustatytos ir kada jos turi būti pateiktos.

• Kai kurie ekspertai teigia, kad veiksmingiausias būdas susidoroti su visais gaunamais pranešimais yra juos surinkti pagal tai, ką reikia su jais daryti, o tada imtis veiksmų pagal kiekvieno pranešimo prioritetą ir laiką. Pranešimų vėliavėlės yra vienas patogus būdas suprasti, ką turite daryti su gautais pranešimais. Naudodami tolesnių veiksmų vėliavėlės rodinį automatiškai tvarko jūsų pranešimus pagal veiksmus, kurių jie reikalauja, todėl jūs iš karto tampate efektyvūs, tiesa?

• Paskutinės septynios dienos. Kai jūsų prašoma nedelsiant imtis veiksmų dėl pranešimo, kurį gavote prieš kelias dienas, ne visada lengva rasti pranešimą, kuriame nurodyta, ką daryti, ypač jei gaunate daug el. laiškų. Pastarųjų septynių dienų rodinyje rodomi tik tie pranešimai, kuriuos gavote per praėjusią savaitę. Trumpame sąraše rasti elementą lengviau nei ilgame.

• Sąrašas „Paskutinės septynios dienos“ apriboja pranešimų, gautų per septynių dienų laikotarpį, peržiūrą. Ji nerūšiuoja pranešimų pagal tai, kas juose yra arba kas juos išsiuntė. Galite rūšiuoti pranešimus pagal siuntėjo vardą arba temą, spustelėdami antraštes rodinio stulpelių viršuje.

• Pažymėta kitoms septynioms dienoms. Jei pažymėsite pranešimus, kurie yra tikrai svarbūs, greičiausiai pirmiausia jūsų dėmesio pareikalaus tie pranešimai, kuriuos pažymėjote norėdami atkreipti jūsų dėmesį per ateinančias kelias dienas. Norėdami greitai peržiūrėti karščiausius elementus, naudokite pažymėtą kitų septynių dienų rodinyje.

• Kaip ir pažymėtas rodinys, rodinys pažymėtas kitoms septynioms dienoms apima esminius dalykus: kas atsiuntė pranešimą, kokia yra pranešimo tema ir kada reikia imtis veiksmų su pažymėtu pranešimu.

• Pagal pokalbio temą. Visada turėtumėte įtraukti temos eilutę, kurią būtų lengva suprasti, kad asmuo, gavęs jūsų pranešimą, iš pirmo žvilgsnio žinotų jūsų pranešimo temą ir ką su ja daryti. Jei pasiseka, kiti žmonės daro tą patį už jus. Tada tikrai galite gauti tam tikrą atstumą iš savo pranešimų, surūšiuodami juos rodinyje Pagal pokalbio temą.

• Siuntėjo. Kai viršininkas paskambina ir klausia: „Ar gavai el. laišką apie premijas, kurią tau atsiunčiau prieš tris savaites? tikriausiai nenorite praleisti daug laiko rūšiuodami visų kitų žinutes iš pastarųjų trijų savaičių. Greičiausias būdas greitai atsakyti į viršininko klausimą – perjungti rodinį pagal siuntėją.

• Galite akimirksniu rasti viršininko vardą rodinyje Pagal siuntėją. Dukart spustelėkite pranešimą pavadinimu Premijos. Tada galite pasakyti viršininkui: „Aš tikrai taip; tai čia, priešais mane. Galėsite atsakyti taip greitai, kad viršininkas mielai suteiks jums šią premiją.

• Neskaityti pranešimai. Neprivalote perskaityti kiekvieno pranešimo, kuris pasirodo jūsų ekrane, tačiau Merfio dėsnis sako, kad svarbiausia informacija bus pranešime, kurio dar neperskaitėte. Neskaitytų pranešimų rodinys suteikia galimybę greitai peržiūrėti dalykus, kurių dar nežiūrėjote.

• Nepalikite gautųjų visą laiką rodinyje Neskaityti pranešimai, nes, kai baigsite skaityti, pranešimai išnyks. Daugumą laiko lengviau naudoti pranešimų rodinį ir retkarčiais perjungti į neskaitytų pranešimų rodinį, kad būtų galima rasti dalykų.

• Siunčiami į. Gali atrodyti kvaila, kad gautųjų vaizdas būtų surūšiuotas pagal asmens, kuriam siunčiama kiekviena žinutė, vardą. Galų gale, tai jūsų pašto dėžutė; tau viska reiketu atsiusti, ar cia nebus, tiesa?

• Turite dvi priežastis, kodėl norite naudoti peržiūrą Išsiųsta. Pavyzdžiui, kai kurios jums atsiunčiamos žinutės yra skirtos visiems jūsų įmonės darbuotojams, todėl pravartu žinoti, kad tam tikrų žinučių nereikėtų priimti asmeniškai. Antroji priežastis yra ta, kad aplanke Gautieji ir Išsiųstos prekės yra tas pats rodinių rinkinys. Išsiųstų elementų aplanke „Outlook“ saugomos pranešimų, kuriuos išsiuntėte kitiems žmonėms, kopijas. Žinojimas, ką kam siuntei, gali labai praversti.

• Išsiųstas rodinys tik rūšiuojamas, o ne grupuojamas, o tai reiškia, kad pranešimai rodomi juos siuntusių žmonių vardų tvarka. Sugrupuotame rodinyje kaip grupės antraštė būtų rodomas kiekvieno asmens, atsiuntusio jums laišką, vardas. Jei spustelėsite stulpelį Tema, prarasite naudą, kai sąrašas bus surūšiuotas pagal siuntėją. Jei atrodo, kad sąrašas išsiųstas neteisingai surūšiuotas, tiesiog spustelėkite žodį Kam stulpelio Kam viršuje.

• Pranešimo laiko juosta. Pranešimo laiko juostos rodinys yra vienas įdomiausių Outlook vaizdų; jis nubraižo visų jūsų pranešimų grafiką pagal tai, kada jie buvo gauti. Pranešimo laiko juostos rodinys skirtas padėti jums rasti pranešimus, kai galite prisiminti, kada jie atvyko, bet ne kodėl jie atvyko ar kas juos atsiuntė.

• Mažos piktogramos, žyminčios pranešimus, iš tikrųjų yra nuorodos į pranešimus, kuriuos jos atstovauja. Galite atidaryti pranešimą dukart spustelėdami to pranešimo piktogramą. Taip pat galite dešiniuoju pelės mygtuku spustelėti pranešimo piktogramą, jei norite atsakyti į pranešimą, ištrinti pranešimą arba perkelti pranešimą į kitą aplanką.