10 patarimų, kaip paskatinti „Microsoft 365 Business“ pritaikymą

Gauti palaikymą „Microsoft 365 Business“ pritaikymui nėra lengva. Suprantama, kad lyderis, patvirtinantis didelį SaaS sprendimo (pvz., „Microsoft 365 Business“) biudžetą, nori pamatyti investicijų grąžą (IG). Spėkite, kas užkabino „Microsoft 365 Business“ IG? Jūsų IT komanda.

Vienas iš būdų, kaip įtikinti savo lyderius apie IG, yra parodyti savo sėkmę pritraukiant galutinius vartotojus į technologiją. Deja, technologijų pritaikymas yra sudėtingas. Jei manote, kad galite tiesiog įdiegti pakeitimus ir tikėtis, kad vartotojai pradės naudoti technologiją ir dainuos jūsų pagyras, pagalvokite dar kartą. Pokyčiai dažniausiai susiduria su pasipriešinimu. Tyrimai parodė, kad tik 34 procentai vartotojų paprastai taikys naują technologiją, kaip parodyta difuzijos inovacijų teorijoje .

Čia rasite keletą geriausių praktikos pavyzdžių, patarimų ir gudrybių, kaip paskatinti pritaikyti „Microsoft 365 Business“. Nedvejodami tinkinkite ir pakoreguokite šiuos pasiūlymus, kad jie atitiktų jūsų organizaciją. Priimkite nuopelnus, jei bet kuris iš čia pateiktų pasiūlymų atneš jums sėkmės.

Pakvieskite lyderius remti „Microsoft 365 Business“ diegimą

Vykdomasis rėmimas įgyvendinant technologijas paprastai yra patikimas būdas priversti vartotojus pritaikyti naują technologiją, net jei ir nedrąsiai. Būkime atviri, IT administratorius neturi tokios įtakos kaip prezidentas, generalinis direktorius ar savininkas.

Nustačius vykdomuosius savo technologijos diegimo rėmėjus, įsitikinkite, kad susitarėte, ko iš jų tikimasi. Idealiu atveju norite, kad vykdomieji rėmėjai prisiimtų bendrą atsakomybę už įgyvendinimo sėkmę. Jie gali suteikti apsaugą, kai susiduriate su politiniais iššūkiais organizacijoje arba kai galutiniai vartotojai atšaukia jūsų vykdomus pakeitimus.

Savo ruožtu būtinai suteikite savo vykdomiesiems rėmėjams mokymus apie technologijos funkcijas pagal atitinkamus scenarijus. Pavyzdžiui, jei jie linkę dažniau naudoti el. paštą, o ne bendrai kurti dokumentus, mokykite juos naudotis naujomis „Outlook“ funkcijomis, o ne mokykite, kaip išsaugoti ir bendrinti failus „SharePoint“. Pamatę technologijos vertę, jie galės pasidalinti savo patirtimi su likusia organizacijos dalimi.

Įdarbinkite ir suaktyvinkite čempionus, kad paskatintumėte „Microsoft 365 Business“ pritaikymą

Mokslininkai dar neišsiaiškino klonavimo mašinos, tačiau galite sukurti savo klonus, kad padidintumėte savo mokymo pastangas. Kaip? Įdarbindami ir suaktyvindami čempionų tinklą jūsų reikalui, ty „ Microsoft 365 Business“ priėmimui . Paprastai šie žmonės yra ankstyvieji dabartinės technologijos naudotojai jūsų organizacijoje. Suteikite jiems prieigą prie viso „Microsoft 365 Business“ paslaugų rinkinio ir veskite jiems skirtus mokymus. Taikykite „mokytojo mokymo“ modelį, kad jie suprastų, jog jiems bus pavesta mokyti kitus organizacijos žmones. Gali būti naudinga, jei paskatinsite juos prisijungti prie Champs tinklo (pvz., naują nešiojamąjį kompiuterį) mainais į „Windows 10 AutoPilot“ diegimo patirtį.

Idealiu atveju iš kiekvieno skyriaus norėsite turėti čempioną, kuris suprastų skyriaus naudotojų darbo eigą. Galite pastebėti, kad, pavyzdžiui, rinkodaros skyriaus žmonės džiaugiasi „Microsoft Stream“, o finansų skyriaus darbuotojai – ne tiek.

Praneškite apie pokyčius

Sakoma, kad 90 procentų projektų vadovo darbo yra bendravimas. Ši statistika yra teisinga ir taikoma, kai savo organizacijoje diegiate „Microsoft 365 Business“. Nesvarbu, ar turite paskirtą projekto vadovą, ar jums patikėtas projekto vadovo vaidmuo, geriausia turėti tvirtą komunikacijos planą.

Atkreipkite dėmesį į bendravimo ritmą. Jei tris mėnesius kasdien siunčiate el. laišką, primindami galutiniams vartotojams apie artėjantį pakeitimą, galite susidurti su susierzintais žmonėmis, kurie sukurs taisyklę automatiškai ištrinti jūsų el. laiškus arba nukreipti juos į aplanką, kad galėtumėte skaityti vėliau. Jei per daug nutolsite vienas nuo kito, jie gali praleisti ryšį ir būti nepasiruošę, kai galiausiai pakeisite. Turite rasti tinkamą pusiausvyrą pagal tai, ką žinote apie savo galutinius vartotojus.

Mažoms įmonėms turėtumėte pateikti pirminį pranešimą apie „Microsoft 365“ diegimą maždaug tuo metu, kai įsigyjamos licencijos. Tada likus maždaug trims savaitėms iki el. pašto perjungimo į naują sistemą, prasideda lašelinis ryšys, o dažnis palaipsniui didėja artėjant pertraukimo datai.

Sukurkite ir vykdykite „Microsoft 365 Business“ mokymo planą

Posakis „nespėk planuoti, planuok žlugti“ negali būti teisingesnis, kai kalbama apie naujos technologijos diegimą. Bendro įgyvendinimo plano raktas yra galutinių vartotojų mokymo planas. Treniruočių planas neturi būti sudėtingas. Pakanka net nubrėžti, kas ir kada bus apmokytas, ypač jei turite mažą organizaciją. Prisimenate čempionų tinklą ir vykdomuosius rėmėjus? Tos grupės turi būti įtrauktos į mokymo planą.

Galite pastebėti, kad jums reikės pakoreguoti savo mokymo planą, kai pajusite, kaip gerai reaguoja jūsų pradinės mokinių grupės. Kurkite savo treniruočių planą tokiu formatu, kurį būtų galima lengvai atnaujinti arba bendradarbiauti. Galite supažindinti savo mokinius su nauja technologija, naudodami SharePoint sąrašus arba dokumentų bibliotekas kaip mokymo plano saugyklą. Jie net nesuvokdami pradės mokytis apie funkcijas!

Pradėkite nuo „lengvo laimėjimo“ scenarijų

Kartą trenerio buvo paprašyta surengti keturių valandų trukmės mokymus apie „ Office 365“ , skirtą mažam verslui, kuriame dirba 25 vartotojai. Bandymai gauti informaciją iš įmonės savininko apie darbuotojų mokymo poreikius ir techninių įgūdžių rinkinius buvo nesėkmingi, todėl treneriui buvo liepta tiesiog apmokyti vartotojus „aLuckyTemplates būdu“. Tai pranešė treneriui, kad jis negali turėti fiksuotos mokymo temos. Treneris parengė skirtingus scenarijus, kad tiktų įvairioms asmenybėms. Remdamasis pokalbio eiga, treneris parengė tam tikrą scenarijų ir sutelkė mokymą į jį.

Taigi, kas yra scenarijus? Aukščiau pateiktame pavyzdyje scenarijus buvo maždaug toks:

Džeinė, Robas ir Paulas dirba rinkodaros skyriuje ir nuolat el. paštu siunčia vieni kitiems dokumentus, su kuriais bendradarbiauja. Sunku sekti naujausią dokumento versiją ir išsiaiškinti, kas ką pakomentavo. Džeinė, kuri yra atsakinga už visų atsiliepimų sunaikinimą, nusivilia, nes kai tik mano, kad sukūrė galutinę dokumento versiją, kažkas atsiunčia pavėluotą atsiliepimą. Arba kas nors įtraukia į pokalbį kitą asmenį, kuris vėliau pateikia atsiliepimus apie problemas, nežinodamas, kad su jais jau buvo sprendžiama ankstesniuose pokalbiuose.

Mokytojas pristatė šį scenarijų seminaro dalyviams ir paklausė, ar tai vyksta jų organizacijoje. Atsakymas buvo be galo teigiamas. Remdamasis tuo, instruktorius praleido 30 minučių, parodydamas jiems „Word“, „OneDrive for Business“ ir „SharePoint“ bendro autoriaus funkcijas. Tada jie praktikavo savo nešiojamuosius kompiuterius. Pasibaigus 30 minučių, visi gerai suprato koncepciją ir suprato, kurie žmonės geriau už kitus. Tie, kurie buvo labiau įgudę, tapo idealiu asmeniu tiems, kuriems reikėjo daugiau rankos.

Pamoka yra tokia, kad jei norite, kad vartotojai priimtų „Microsoft 365 Business“, padarykite tai jiems greita pergalė ir pritaikykite mokymus pagal jiems realų scenarijų. Tai nebūtų pavykę, jei treneris tiesiog būtų pradėjęs mokymus su „Outlook“ ir kaip siųsti šifruotus el.

Pateikite savitarnos „Microsoft 365 Business“ išteklius

Jei turite nedidelę arba vieno asmens IT komandą, galite sumažinti daugelio vartotojų palaikymo naštą diegiant „Microsoft 365 Business“, sukurdami savitarnos portalą „SharePoint“, „Microsoft Stream“ arba abiejuose. Galite paskelbti 30 sekundžių trukmės mokomuosius vaizdo įrašus, kad galutiniai naudotojai gautų žinių apie mokymą. Galite paprašyti čempionų paskelbti turinį jūsų portale arba atverti savitarnos saugyklą, kad galėtumėte prisidėti. Taip elgdamiesi jūsų galutiniai vartotojai, įkeldami turinį į „SharePoint“ arba „Stream“, naudosis tai, ko išmoko. Jei norite pasimėgauti, galite suvaidinti procesą, skatindami vartotojus, kuriems vaizdo įrašas patiko labiausiai.

Internete yra daugybė vaizdo įrašų apie skirtingus „Microsoft 365“ scenarijus, kuriuos galite įtraukti į savo išteklius. Tačiau dažnai pasitaiko, kad bendradarbio sukurti neapdoroti vaizdo įrašai, kuriuose rodoma organizacijos aplinka, labiau atliepia vartotojus, nei didelės produkcijos vertės rinkodaros vaizdo įrašai iš „Microsoft“ „YouTube“ ir kituose kanaluose.

Jei naudotojai nemėgsta vaizdo įrašų, kita galimybė yra paleisti OneNote bloknotą iš SharePoint svetainės . Užrašų knygelėje kurkite skirtingus skyrius, skirtus technologijai. Kiekviename skyriuje įtraukite nuoseklias instrukcijas, kaip atlikti užduotį naudojant technologiją. Pavyzdžiui, „Outlook“ galite turėti skyrių, kuriame turite puslapį el. paštui, kalendoriaus puslapį ir užduočių puslapį. Kai vartotojai skaitys jūsų turinį, jie sužinos ne tik apie „Outlook“, bet ir apie „OneNote“ bei „SharePoint“, nors ir nesąmoningai.

Pabrėžkite savo „Microsoft 365 Business“ laimėjimus

Įdiegti naują technologiją, pvz., „Microsoft 365 Business“, nėra lengva užduotis. Kai turite sėkmės istorijų, skirkite laiko švęsti ir pasidalykite laimėjimu su savo galutiniais vartotojais. Kai vartotojai supranta savo indėlio į diegimo sėkmę vertę, tai padeda motyvuoti kitus, kurie galbūt nelabai dalyvauja.

Laimėjimo pavyzdys – parodyti, kiek įmonė sutaupė sumažinusi kelionės išlaidas, nes žmonės pradėjo rengti vaizdo konferencijų susitikimus naudodami „Microsoft Teams“. Laimėjimas taip pat gali būti kažkieno atsiliepimas apie padidėjusį produktyvumą bendrai kuriant dokumentus realiuoju laiku, palyginti su dokumentų siuntimu pirmyn ir atgal.

„SharePoint Online“ turi puikią funkciją „Naujienos“ – paruoštą paslaugą, leidžiančią kurti turinį, kuris vėliau bus bendrinamas įvairiose „SharePoint“ funkcijose ir programose. Galite pabrėžti savo laimėjimus naudodami „SharePoint News“, kad dar labiau paskatintumėte šios technologijos pritaikymą. Norėdami sužinoti daugiau apie SharePoint naujienas, atsisiųskite šį PDF failą .

Patikrinkite „Microsoft 365 Business“ naudojimo ataskaitą

Kaip pasaulinis „Microsoft 365“ nuomotojo administratorius, turite prieigą prie naudojimo ataskaitų, kuriose pateikiama įžvalga apie tai, kaip jūsų vartotojų bazė taiko šią technologiją. Ataskaitose yra „Exchange“, „Microsoft Teams“, „Office 365“, „OneDrive“, „SharePoint“, „Skype“ verslui ir „Yammer“ veiklos ir naudojimo metrika. Galite eksportuoti ataskaitas į „Excel“, kad galėtumėte atlikti tolesnę analizę. Jei esate taip linkę, netgi galite analizuoti duomenis naudodami „ Power BI“ – dar vieną „Microsoft“ įrankį duomenims vizualizuoti.

Vienas iš būdų, kaip veikti naudojant turimus duomenis, kad paskatintų pritaikymą, yra peržiūrėti OneDrive for Business naudojimą. Ataskaitoje pateikiama informacija apie vartotoją, paskutinės veiklos datą, failų skaičių, aktyvių failų skaičių ir naudojamą saugyklą. Jei pastebite, kad vartotojas neturi nulio (0) failų ir naudoja labai mažai saugyklos vietos, tai gali būti geras požymis, kad vartotojas nesinaudoja OneDrive for Business. Remdamiesi šia informacija, galite mokyti vartotojus, kurie mažai naudojasi „OneDrive for Business“.

Būkite pasirengę teikti „Microsoft 365 Business Integration“ palaikymą

Diegiant naują technologiją niekas nepavyksta taip įspūdingai, kaip diegimas be jokio palaikymo modelio. Po diegimo žmonės netgi buvo atleisti iš darbo dėl prastos naudotojų patirties ir neaiškaus eskalavimo kelio.

Priklausomai nuo to, kaip įsigijote licencijas, galite turėti skirtingas palaikymo parinktis. Jei „ Microsoft 365 Business“ licencijas įsigijote tiesiogiai iš „Microsoft“ per jų svetainę , jūsų palaikymą teikia „Microsoft“. Nebent mokate didelius pinigus už „Premiere“ palaikymą, tik pasaulinis administratorius gali pateikti palaikymo bilietus „Microsoft“ palaikymo tarnybai. Tai reiškia, kad jūs, kaip IT administratorius, teiksite pagalbą galutiniams vartotojams. Tačiau galite pateikti bilietą savo galutinių vartotojų vardu, o „Microsoft“ palaikymo komanda gali tiesiogiai bendradarbiauti su jais, kad išspręstų problemą.

Jei licencijas įsigijote iš „Microsoft“ partnerio, naudodami „Cloud Solutions Provider“ (CSP) arba „Enterprise Agreement“ (EA) modelį, partneris yra pasirengęs teikti pagalbą. Atsižvelgdami į susitarimą su partneriu, galite nusiųsti savo galutinius vartotojus tiesiai į partnerio palaikymo komandą arba būti tarpininku tarp galutinių vartotojų ir partnerio palaikymo komandos. Atminkite, kad partneriai gali imti papildomą mokestį už pagalbą, be licencijos mokesčių. „ Cloud611“ galite įsigyti „Microsoft 365“ licencijų, kurios apima 24/7/365 galutinio vartotojo palaikymą už minimalų mokestį, neskaitant licencijos kainos.

Pridėkite „Microsoft 365 Business“ profesionalų

Jei laikėtės visų arba daugumos anksčiau pateiktų patarimų ir vis tiek nesiseka pritaikyti „Microsoft 365 Business“, gali būti, kad laikas pasitelkti profesionalus. „Microsoft“ partnerių tinkle gausu aukštos kvalifikacijos mokymo ir priėmimo partnerių, kurie gali padėti atblokuoti įvaikinimo iššūkius. Nors norėdami įtraukti šiuos partnerius turite pakloti daug pinigų, ilgainiui investicija gali būti verta.

Galite ieškoti Microsoft mokymo partnerių . Įspėjimas – šis žiniatinklio adresas gali neveikti „Chrome“ naršyklėje, tačiau URL adresas puikiai veikia „Microsoft Edge“ naršyklėje.

Vienas iš „Microsoft“ partnerių tinklo partnerių yra „ Softchoice Corporation“ . Jie turi patikimą galutinio vartotojo priėmimo profesionalią paslaugą, kuri apima naudojimo atvejų apibrėžimą, kad suprastų galutinių vartotojų poreikius iki pat įgyvendinimo plano sukūrimo, kad būtų pasiekti norimi verslo rezultatai.

Dar vienas mokymų partneris jums gali apsvarstyti, yra "Brainstorm" Inc " . „Microsoft“ su jais sudarė sutartį dėl „Customer Immersion Experience“ programos mokymų.

Jei manote, kad jūsų organizacija turi unikalių mokymo poreikių, jums gali tekti susisiekti su tinkamu partneriu. Siųskite el. laišką adresu [email protected] su temos eilute „Reikia pagalbos mokant“. Kas nors kuo greičiau atsakys.