10 patarimų, kaip padidinti produktyvumą naudojant „Office 365“.

„Office 365“ kaip debesų technologija suteikia bet kuriai organizacijai sudėtingo duomenų centro privalumus be vargo ir jo išlaikymo išlaidų. Čia rasite „parengtų taikyti“ patarimų ir gudrybių, kaip padidinti produktyvumą ir efektyvumą jūsų organizacijoje arba praktikoje.

Savitarna iš paslaugų sveikatos informacijos suvestinės

Jei esate paskirtas savo organizacijos administratorius, greičiausiai gausite užklausų apie problemas, su kuriomis vartotojai susiduria naudodami „Office 365“. Prieš skirdami daug laiko trikčių šalinimui, pirmiausia peržiūrėkite „Office 365“ paslaugų būklės informacijos suvestinę. nustatyti, ar problema kyla iš jūsų.

Nauja „Office 365“ portalo išvaizda ir pobūdis vis dar peržiūrimas, tačiau planuojama greitai išleisti. Jame galite valdyti savo „Office 365“ nuomininką: tvarkyti vartotojus, kurti grupes, atnaujinti prenumeratą, peržiūrėti atsiskaitymus, susisiekti su palaikymo komanda, konfigūruoti nustatymus, paleisti ataskaitas ir peržiūrėti paslaugos būklę (žr. tolesnį paveikslą).

Peržiūrėkite naujos „Office 365“ administratoriaus informacijos suvestinės versiją.

Jei kuri nors iš stebimų paslaugų paslaugų būklės informacijos suvestinėje nėra žalia, matysite naudingą informaciją apie problemos foną, kas tai paveikė, ką „Microsoft“ daro dėl to ir kokie yra tolesni veiksmai.

Jei suprasite, kuri paslauga veikia ar neveikia, sutaupysite daug laiko ir net paskambinsite pagalbos tarnybai, jei jau žinote, kad kažkas su ja dirba.

Elkis kaip IT specialistas

Vienu ar kitu metu visi paslapčia norime, kad turėtume nuostabių IT vaikino galių. Tai asmuo, galintis stebuklingai atrakinti jūsų kompiuterį, iš naujo nustatyti slaptažodį ir suteikti jums prieigą prie privilegijuoto turinio jūsų organizacijoje.

Taigi, kas nutiks, jei prarasite telefoną su konfidencialia duomenų informacija, o IT vaikinas nebus pasiekiamas? Tada galite veikti kaip IT specialistas.

Galite lengvai ištrinti duomenis iš belaidžio įrenginio ir net ištrinti įrenginį iš paskyros, kad išvengtumėte saugumo ir (arba) privatumo pažeidimo.

Greitai išvalykite duomenis arba ištrinkite įrenginį iš „Exchange Online“ paskyros atlikdami šiuos veiksmus:

Prisijunkite prie " Office 365" portalo .

Programų paleidimo priemonėje spustelėkite plytelę Paštas.

„Office 365“ naršymo juostos dešinėje spustelėkite nustatymų piktogramą.

Dešinėje nustatymų srityje spustelėkite paštas.

Kairiojoje srityje spustelėkite Bendra.

Spustelėkite Mobilieji įrenginiai, tada pasirinkite mobilųjį įrenginį, kuris sinchronizuojamas su jūsų paskyra.

Spustelėkite įrenginio nuvalymo piktogramą (žr. tolesnį paveikslą).

Taip pat galbūt norėsite visiškai pašalinti mobilųjį įrenginį iš savo paskyros spustelėdami Pašalinimo piktogramą (atrodo kaip minuso ženklas).

Nuotoliniu būdu nuvalykite įrenginį.

Pasidalykite darbo krūviu

Neretai IT darbuotojai praleidžia daug laiko tvarkydami pagalbos tarnybos tipo užduotis ir neturi daug laiko būti iniciatyviems ir strateginiams.

„Office 365“ IT darbuotojai gali suteikti vartotojams galimybę valdyti „SharePoint“ svetainės leidimus ir netgi leisti vartotojams pakviesti išorinius vartotojus. Patikrinkite nustatymus „SharePoint“ administravimo centre ir pasirinkite vieną iš dviejų išorinių bendrinimo parinkčių (rodomų), atitinkančių jūsų organizacijos poreikius, kad pradėtumėte bendrinti šį darbo krūvį su kitais organizacijos nariais.

Išorinės bendrinimo parinktys „SharePoint Online“.

Naudokite planavimo asistentą

Nėra nieko labiau siaubingo nei bandymas surengti susitikimą su daugybe žmonių ir nežinoti, ar jie yra. „Office 365“ „Exchange Online“ informacija „laisvas / užimtas“ taupo dieną. Ši funkcija leidžia žinoti, ar asmuo laisvas, užimtas, dirba kitur, ne biure, ar kalendoriuje yra preliminarus susitikimas. Tai tinka ne tik žmonėms, bet ir ištekliams, pavyzdžiui, konferencijų salėms.

Kai kuriate susitikimą ir naudojate planavimo asistentą, matote asmens laisvo / užimtumo informaciją. Štai kaip:

Sukurkite susitikimo kvietimą programoje „Outlook“.

Pridėkite žmones, kuriuos norite pakviesti į susitikimą.

Juostelėje spustelėkite Planavimo asistentas.

Jei jūsų pasirinktas laikas atrodo užblokuotas visiems pakviestiesiems, suraskite laiką, kuris tinka visiems, tada spustelėkite mygtuką Siųsti.

Pasidalykite savo kalendoriumi

Viena puiki „Outlook Online“ ypatybė yra ta, kad kalendorius yra toks pat tvirtas kaip ir darbalaukio programa. Galite pritaikyti spalvas savo susitikimams, kad akimirksniu peržiūrėtumėte savo dieną, savaitę ar mėnesį, išsiųstumėte susitikimo užklausą, nustatytumėte įspėjimus ir pranešimus ir dar daugiau.

Galite bendrinti savo kalendorių su žmonėmis, nepriklausančiais jūsų organizacijai, kad jiems būtų lengviau sužinoti apie jūsų pasiekiamumą. Galite pasirinkti pateikti jiems visą informaciją apie savo kalendorių, ribotą arba tiesiog parodyti savo pasiekiamumą.

Norėdami bendrinti kalendorių iš „Outlook Online“, atlikite šiuos veiksmus:

Programų paleidimo priemonėje spustelėkite kalendoriaus piktogramą.

Viršutinėje naršymo srityje spustelėkite Bendrinti, tada spustelėkite Kalendorius.

Įveskite žmonių, su kuriais norite bendrinti kalendorių, el. pašto adresą arba adresus, tada pasirinkite informaciją, kurią norite bendrinti.

Spustelėkite Siųsti.

Prisiminkite veidą

Jei dirbate didelėje organizacijoje, galite dirbti su keliais žmonėmis tuo pačiu vardu. Jei gautuosiuose ieškote el. laiškų nuo asmens, kurio vardas yra toks pat kaip ir kiti žmonės, su kuriais dirbate, turite įsitikinti, kad pasirenkate tinkamą asmenį. Galite greitai susiaurinti paieškos rezultatus žiūrėdami į paveikslėlį, kuris rodomas šalia kontaktų vardo tiesiai iš paieškos rezultatų. Tvarkingas, taip?

Netvarkos su Clutter

Filtruokite žemo prioriteto el. laiškus iš savo pašto dėžutės naudodami Clutter, kad galėtumėte sutelkti dėmesį į svarbiausius pranešimus. „Office 365“ stebi jūsų el. pašto adresą ir iš to mokosi, kad žinotų, kurie el. laiškai jums svarbūs arba nesvarbu. El. laiškai, patekę į netvarkos aplanką, vis dar yra peržiūrėti; jie nėra ištrinti. Taip pat galite „išmokyti“ sistemą savo nuostatų, perkeldami el. laišką atgal į gautuosius, jei jis atsidūrė aplanke „Clutter“.

Didžioji dalis apie tai? Jūs neturite nieko daryti! Netvarka įjungiama automatiškai, todėl galite pereiti prie kito patarimo.

Sinchronizuokite failus

Nepriklausomai nuo to, kiek esate prisijungę, neišvengiamai susidursite su situacija, kai neturėsite interneto prieigos. Vien todėl, kad neturite prieigos, dar nereiškia, kad jūsų efektyvumas turi mažėti.

Galite toliau dirbti su OneDrive for Business arba SharePoint Online dokumentais neprisijungę ir sinchronizuoti juos atgal su serveriu, kai turite interneto ryšį. „OneDrive for Business“ programa turėtų būti įdiegta kaip „Office Pro Plus“ dalis. Jei jo nematote, „Office 365“ programų paleidimo priemonėje spustelėkite „OneDrive“, viršutinėje naršymo juostoje spustelėkite Sinchronizuoti, tada vykdykite nurodymus. Tas pats mygtukas pasiekiamas SharePoint Online dokumentų bibliotekose.

Nužudyk el. pašto medį

Štai situacija: turite pateikti ataskaitą po trijų dienų ir jums reikia Johno, Jane, Mary ir Peter indėlio. Išsiunčiate el. laišką visiems jiems, prašydami įvesti. Džonas ir Džeinė atsako savo pastabomis. Marija nematė jūsų el. pašto. Petras atsako ir nukopijuoja Betę. Beth atsako, bet bcc's David. Dovydas atsako visiems, bet pamiršta įtraukti Betę. Pagaliau turite visą informaciją ir ruošiatės baigti ataskaitą, bet paskutinę minutę Marija atsako į visus, bet nežiūri į Betės ir Dovydo įvestį. Taigi dabar turite pridėti jos atsiliepimą ir iš naujo nusiųsti naują versiją, kad visi galėtų peržiūrėti.

Ši istorija gali tęstis ir tęstis, kol jūsų plaukai iš nusivylimo taps žili, tačiau yra geresnis būdas tai padaryti: užmuškite el. pašto medį. Vietoj to naudokite „Yammer“.

Naudodami „Yammer“ visi matys visų atsiliepimus. Jei atsiras kas nors naujas, tas asmuo matys visų atsiliepimus. Taigi ten. Daugiau jokių el. pašto medžių.

Būkite šiuolaikiški su savo priedais

Senajame pasaulyje dirbdavote su dokumentu, išsaugokite jį dokumentų bibliotekoje, priskirdavote bibliotekai tinkamus leidimus, patraukėte dokumento nuorodą, paleidžiate „Outlook“, pradėjote el. laišką, tada siunčiate nuorodą į tą dokumentą savo kolegoms, kad jie galėtų bendradarbiauti su jumis.

Naujajame pasaulyje modernūs priedai yra svarbiausias dalykas. Štai kaip tai veikia: tu dega. Ką tik baigėte keturis dokumentus, kuriuos išsaugojote „SharePoint“ arba „OneDrive“. Eikite į „Outlook“, sukurkite naują el. laišką ir pridedate gavėjus. Spustelėję mygtuką Pridėti failą, pamatysite naujausių dokumentų, su kuriais dirbote, sąrašą. Iš sąrašo galite pasirinkti dokumentą, kurį norite bendrinti. Tada prisimenate, kad vienas iš gavėjų neturi prieigos prie bibliotekos. Jokiu problemu. Galite suteikti prieigą prie failo tiesiai iš „Outlook“ gavėjui, prieš tai nesikreipdami į „OneDrive“ ar „SharePoint“. Kaip tai modernus?