10 neįprastų „Microsoft Access 2019“ patarimų

Technikos ekspertai – žmonės, kurie „Microsoft Access 2019“ išmano iš vidaus ir išorės – gali šiek tiek gąsdinti, bet jie svarbūs – ir jie (mes?) jokiu būdu neketina įbauginti. Jie svarbūs eiliniams „Access“ naudotojams, nes teikia neįkainojamus patarimus, ir pačiai „Access“, nes jie lemia tai, kaip „Microsoft“ nuolat tobulina savo produktus. Šie vyrai ir moterys yra žmonės, kurie išbando „Office“ produktus prieš išleidžiant naujas versijas visuomenei, ir būtent jie rašo knygas, kad padėtų visų lygių vartotojams išnaudoti visas programinės įrangos galimybes.

Taigi žmonės, kuriantys duomenų bazes pragyvenimui, yra esminis išteklius paprastam vartotojui, „pajėgiančiam vartotojui“ ir programinės įrangos gamintojui. Štai keletas geriausių patarimų, surinktų iš ilgo Access ekspertų sąrašo, rinkinys. Žinodami, kad jie siūlo pasiūlymus naujiems vartotojams, jie teikė patarimus, kurie atitiktų jūsų poreikius ir padėtų užtikrinti, kad tikrai galite užtikrintai ir efektyviai naudotis „Access“. Kai baigsite, įdėsite pakankamai pastangų planuoti ir organizuoti – ir turėsite tvirtus planus, kaip tobulėti ir naudoti duomenų bazes, kurias kuriate naudodami „Access“.

Taigi, štai išmintingas patarimas – per dešimt greitų kąsnių.

Užfiksuokite viską taip, tarsi vieną dieną jus apklaus FTB

Negailėkite laiko, praleisto dokumentuodami savo duomenų bazę. Kodėl? Kadangi jums bus malonu vėliau, kad jūs ne taupyti. Turėsite visus savo planus, bendrą informaciją ir visas idėjas – pagal kurias veikėte ir tas, kurios liko ant braižymo lentos – pasiruošę kitą kartą, kai reikės sukurti duomenų bazę. Taip pat turėsite juos nurodyti, kada arba jei kas nors negerai su dabartine duomenų baze. Netyčia ištrynėte išsaugotą užklausą? Jokiu problemu. Žiūrėkite savo dokumentus. Pamiršote, kaip jūsų lentelės buvo susijusios? Patikrinkite dokumentus ir atkurkite ryšius. Reikia kam nors paaiškinti, kodėl ar kaip ką nors nustatėte? Atsižvelkite į savo pastabas ir sužavėkite juos iš anksto apgalvodami ir atidžiai apsvarstydami.

Taigi, kas turėtų apimti šiuos nuostabius dokumentus? Na, viskas. Bet čia yra sąrašas, kad galėtumėte pradėti:

• Bendra informacija apie duomenų bazę:
  • Failų / duomenų vietos (su konkrečiais tinklo keliais arba interneto URL)
  • Paaiškinimas, ką daro duomenų bazė
  • Informacija apie tai, kaip tai veikia
• Lentelių išdėstymai:
  • Įtraukite laukų pavadinimus, dydžius, turinį ir pavyzdinį turinį.
  • Jei kai kurie duomenys gaunami iš ezoterinių ar laikinų šaltinių (tarkime, kredito kortelės duomenys, kuriuos kas mėnesį atsisiunčiate internetu), atkreipkite dėmesį į tai dokumentuose.
• Ataskaitų santrauka:
  • Ataskaitų pavadinimus
  • Ataskaitoje pateiktos informacijos paaiškinimas

Jei prieš kuriant ataskaitą reikia atlikti kai kurias užklausas, dokumentuokite procesą. (Dar geriau, susisiekite su draugišku vėpla, kuris padės automatizuoti darbą.)

• Užklausos ir logika: kiekvienoje užklausoje pateikite išsamų paaiškinimą, kaip užklausa veikia, ypač jei ji apima kelias lenteles arba duomenų šaltinius, nepriklausančius „Access“ (pvz., SQL lentelės ar kitos didelės informacijos saugojimo vietos).
• Atsakykite į klausimą „Kodėl?“: dokumentuodami savo duomenų bazę, sutelkite dėmesį į tai, kodėl jūsų dizainas veikia taip, kaip veikia. Kodėl užklausose naudojamos tos konkrečios lentelės? Žinoma, jei dirbate įmonės aplinkoje, galbūt nežinote, kodėl sistema veikia taip, kaip veikia, bet niekada neskauda paklausti.
• Išsami atkūrimo po nelaimės informacija:
  • Atsarginės kopijos kūrimo procesas ir tvarkaraštis
  • Kur atsargines kopijas yra (tu kurie daro atsargines kopijas, tiesa?), Ir kaip atkurti atsarginio failą
  • Ką daryti, jei duomenų bazė nustoja veikti

Jei jūsų duomenų bazė vykdo svarbią organizacinę funkciją, pvz., apskaitą, atsargas, kontaktų valdymą ar užsakymų įvedimą, įsitikinkite, kad yra rankinis procesas, kad organizacija veiktų, jei duomenų bazė sugenda, ir nepamirškite dokumentuoti šio proceso!

Jei jums reikia pagalbos dėl bet kurio iš šių dalykų, kreipkitės į ką nors! Nesvarbu, ar skolinatės ką nors iš savo informacinių technologijų skyriaus, ar išsinuomojate kompiuterių meistrą, gaukite reikiamą pagalbą. Elkitės su savo dokumentais kaip su draudimu – jokia organizacija neturėtų veikti be jų.

Kas 6–12 mėnesių peržiūrėkite savo dokumentus, kad sužinotumėte, ar reikia atnaujinimų. Dokumentacija naudinga tik tuo atveju, jei ji yra atnaujinta ir ją supranta kas nors kitas, o ne jūs. Taip pat įsitikinkite, kad jūs (arba jūsų kolegos biure) žinote, kur yra dokumentacija. Jei turite elektroninę versiją, pasidarykite atsarginę jos kopiją ir turėkite po ranka atspausdinti – tuo džiaugsitės, jei jūs ar kas nors kitas bandys perdirbti duomenų bazės dalis naudodami taikomųjų programų dalių funkciją.

Kad „Access“ duomenų bazės laukai būtų kuo mažesni

Kurdami lenteles nustatykite teksto laukų dydžius, atitinkančius juose laikomus duomenis. Pagal numatytuosius nustatymus „Access“ nustato teksto laukus (žinomus kaip trumpas tekstas), kad juose būtų 255 simboliai – tai gana gausus nustatymas, ypač jei lauke yra menkos dviejų raidžių būsenų santrumpos.

Šimtas ar daugiau papildomų tarpų, kurie nenaudojami daugumoje teksto laukų, neatrodo, kad užmigsite, bet padauginkite tą vietą lentelėje su 100 000 klientų adresų ir turėsite daug megabaitų saugyklos. erdvės, kurios yra labai užimtos ir nieko nelaiko.

Koreguokite lauko dydį naudodami nustatymą Lauko dydis skirtuke Bendra dizaino rodinyje.

Naudokite skaičių laukus tikriems skaičiams „Access“ duomenų bazėse

Naudokite skaičių laukus skaičiams, naudojamiems skaičiavimuose , o ne tekstui, kuris apsimeta skaičiumi. Programinės įrangos programos pastebi didžiulį skirtumą tarp pašto kodo 47999 ir numerio 47 999. Programa mato pašto kodą kaip simbolių seriją, kurią sudaro skaitmenys, tačiau skaičius traktuojamas kaip tikras skaičius, kurį galite naudoti matematikai ir įvairiems kitiems įdomiems skaitiniams dalykams. Kita priežastis, kodėl pašto kodas nėra numerio laukas? Jei esate JAV ir jūsų pašto kodas prasideda nuliu, programa nupjauna priešakinį nulį ir lauke išsaugo tik nulinius skaitmenis – 01234 tampa 1234. Negerai!

Rinkdamiesi naujo lauko su skaičiais tipą, užduokite sau paprastą klausimą: ar kada nors ketinate atlikti skaičiavimus ar daryti ką nors su tuo lauku susijusio matematikos?

• Jei skaičiuosite naudodami lauką, naudokite skaičiaus tipą.
• Jei neapskaičiuosite naudodami lauką, išsaugokite lauką kaip Trumpas tekstas .

Patvirtinkite savo prieigos duomenis

Patvirtinimas gali padėti užkirsti kelią netinkamiems duomenims patekti į jūsų lenteles. Patvirtinimą lengva atlikti, jie greitai nustatomi ir yra nuolat budrūs (net kai esate toks pavargęs, kad nematote tiesiai). Jei nenaudojate patvirtinimų, kad apsaugotumėte savo duomenų bazės vientisumą, turėtumėte pradėti.

Naudokite suprantamus pavadinimus programoje Access, kad viskas būtų paprasta

Kurdami lentelę arba duomenų bazę, pagalvokite apie naudojamų duomenų bazės failų, laukų ir lentelių pavadinimus:

• Ar po trijų mėnesių prisiminsite, ką šie vardai reiškia? Po šešių mėnesių?
• Ar pavadinimai pakankamai intuityvūs, kad kas nors kitas galėtų pažvelgti į lentelę ir suprasti, ką ji daro, ilgai po to, kai pereinate prie didesnių ir geresnių dalykų?

Tai tampa dar svarbiau, kai pradedate naudoti „Access“ lentelių ir duomenų bazių įtraukimo į internetą ir dalijimosi jomis per „SharePoint“ įrankius – galbūt „prie stalo“ pritraukiate milijonus vartotojų. Be to, naudojant programos dalių funkciją, jūsų duomenų bazių komponentai gali būti perdirbami, kad būtų lengviau sukurti naują duomenų bazę. Jūs nenorite, kad paslaptingi jūsų duomenų bazės dalių pavadinimai išplistų į naują duomenų bazę – taip pat sukurtumėte košmariškų paslapčių – tiesa?

Ištrinkite Access lauko reikšmes labai atsargiai

Kai ištrinate lauko reikšmės iš lentelės, įsitikinkite, kad jūs nužudyti vertybes teisinga įrašą - vėl patikrinti ir tada tik tada, kai esate tikri, ištrinti originalą. Net ir tada vis tiek galite greitai paspausti Ctrl+Z ir atkurti pažeidžiantį elementą, jei anuliuosite iškart po klaidos.

Kam tas tikrinimas ir dvigubas patikrinimas? Kadangi ištrynus lauko reikšmę ir atlikus bet ką kitą lentelėje, „Access“ visiškai pamiršta jūsų senąją reikšmę. Jo nebėra, tarsi jo niekada nebūtų buvę. Jei ištrinsite įrašą iš lentelės, įrašo tikrai nebeliks, nes visam įrašui nėra galimybės Anuliuoti. Jei tas įrašas buvo svarbus ir neturėjote dabartinės atsarginės kopijos failo, kai įrašas išnyko, jums nepasisekė. Atsiprašau!

„Access“ duomenų bazių atsarginės kopijos, atsarginės kopijos, atsarginės kopijos

Ar aš tai pakankamai aiškiai pasakiau? Visada pasidarykite savo darbo atsarginę kopiją! Dabartinės duomenų atsarginės kopijos nepakeičiama, ypač jei duomenys yra gyvybiškai svarbūs jūsų asmeniniam ar profesiniam gyvenimui. Veiksmingos strategijos dažnai apima atsarginių kopijų išsaugojimą kitoje vietoje, jei nelaimė sunaikintų jūsų biurą, nesvarbu, ar tai būtų kitame biure, ar debesyje.

Jei manote, kad jums niekada anksčiau nereikėjo atsarginės kopijos, tai kam nerimauti, pagalvokite apie potvynius. Pagalvokite apie naujienų transliuotojus, kurie sako, kad šiuo metu po vandeniu esanti sritis dar niekada nebuvo užtvindyta. Įsivaizduokite žmonių gyvenimus, plūduriuojančius gatvėje. Nesvarbu, ar susidūrėte su tikra uragano masto katastrofa, gaisru, ar jūsų kompiuterio kietasis diskas nusprendžia mirti (ir taip atsitinka – net jei jums taip niekada nebuvo nutikę), būsite daug laimingesni, jei savo duomenų bazės atsarginę kopiją.

Pagalvokite, pagalvokite ir dar kartą pagalvokite prieš imdamiesi veiksmų programoje „Access“.

Ar žinote dailidės šūkį „Dukart išmatuokite, vieną kartą pjaukite“? Tą patį galima pasakyti apie mąstymą, kai kalbama apie jūsų duomenų bazę. Negalvokite tik apie ką nors, padarykite greitą išvadą ir pasinerkite. Palaukite, dar kartą pagalvokite ir galbūt pagalvokite apie tai trečią kartą. Tada padarykite išvadą ir pradėkite pagal ją veikti. Turėdami visą „Access“ galią ir galimybę duomenų bazėje saugoti tūkstančius ir tūkstančius įrašų, palyginti paprasta klaida gali būti gana brangi dėl galimų pasekmių, susijusių su duomenų praradimu arba „neatšaukiamu“ veiksmu. per klaidą.

Susitvarkykite ir būkite tvarkingi dirbdami „Access“.

Nors gali atrodyti, kad pasiūlymai susitvarkyti ir laikytis paprastumo prieštarauja, šie du patarimai tikrai tinka. Paprasti dalykai dažnai gali būti būdas išvengti didelio organizavimo poreikio. Nors tikriausiai pavargote girdėti, kaip tėvai primena, kad „viskam yra vieta, ir viskas savo vietose“ (arba jei jie buvo mažiau poetiški, „ Išsivalyk kambarį!!! “), jie buvo teisūs.

Jei tvarkysite duomenų bazę, sutaupysite laiko ir sutaupysite sielvarto. Gerai suplanuotos, gerai sutvarkytos lentelės bus lengviau pateikti užklausas, pateikti ataskaitas ir įtraukti ją į formą. Jis taip pat rūšiuos ir filtruos kaip žaibas.

Taip, galite per daug organizuoti. Tiesą sakant, per daug organizuoti yra pernelyg lengva. Sumažinkite savo norą organizuoti ugdydami kitą aistrą: dirbti kuo mažiau žingsnių. Apribokite naudojamų aplankų ir poaplankių skaičių – daugiausiai penkių lygių aplankų pakanka beveik visiems. Jei peržengiate daug daugiau nei penkis lygius, jūsų organizacija pradeda smogti jūsų produktyvumui (ir niekam nepatinka produktyvumo sumažėjimas, mažiausiai tiems, kurie sugalvoja tuos kvailus šūkius, skirtus įmonės geros savijautos plakatams).

Nėra gėdos prašyti Access Help

Jei dėl ko nors kyla problemų, nurykite savo ego ir paprašykite pagalbos. Pasakyti „nežinau“ ir tada bandyti išsiaiškinti tai, ko dar nežinai, nėra gėda. Ši taisyklė yra ypač svarbi, kai bandote ieškoti tūkstančių duomenų bazės įrašų. Maži klaidos greitai padidina ir padaugina mažą problemą į didžiulę krizę. Paprašykite pagalbos, kol situacija dar nepablogėjo.