10 dalykų, kurių negalite padaryti naudodami „Outlook“.

Užtrunka tik kelias minutes, kad sužinotumėte, ką programa gali padaryti, ir jūs galite praleisti visą dieną bandydami išsiaiškinti tai, ko programa negali padaryti. Turėkite omenyje, kad „ Microsoft Outlook“ negali atlikti šių dešimties dalykų, kai pirmą kartą jį gaunate. Kadangi galite perprogramuoti „Outlook“ naudodami „Visual Basic“, sumanus žmogus gali priversti „Outlook“ atlikti daugelį šių dalykų, sukurdamas sparčiųjų klavišų makrokomandas.

Sukurkite vieningą gautųjų aplanką „Microsoft Outlook“.

Daugelis žmonių turi daugiau nei vieną el. pašto adresą; gana įprasta atskirti verslo ir asmenines el. pašto paskyras. Ir beveik visi šiandien naudoja el. paštą daugiau nei viename įrenginyje – paprastai kompiuteryje ir mobiliajame telefone. Tačiau jūsų „Outlook 2019“ darbalaukio versija negali sukurti vieno vieningo gautųjų aplanko, jei naudojate tokį el. laišką, skirtą keliems įrenginiams – dar vadinamą IMAP. „Outlook“ „Android“ ir „iPad“ versijos siūlo vieningą „Inbox“, bet ne didžiulę, garbingą darbalaukio versiją. Tai būtų labai patogu, bet šioje versijoje to nebūna.

Jei tikrai svarbu turėti vieną gautuosius visoms paskyroms, pateikiame sprendimą. Sukonfigūruokite visas savo el. pašto paskyras POP prieigai, kai jas nustatote programoje „Outlook“, ir pasirinkite neautomatinį paskyros konfigūravimą (išplėstiniai nustatymai). Kai būsite paraginti, ar sukurti naują duomenų failą, ar naudoti esamą, pasirinkite esamą (pvz., outlook.pst). Atlikite tai su tuo pačiu esamu kiekvienos pašto paskyros duomenų failu.

Į savo kalendorių įrašykite telefono numerį

Kai įvesite susitikimą, būtų puiku, jei „Outlook“ surastų asmens, su kuriuo susitinkate, telefono numerį ir įterptų tą numerį į susitikimo įrašą. Daugelis išmaniųjų telefonų gali tai padaryti naudodami adreso paieškos funkciją, bet jūs negalite priversti „Outlook“ sekti pavyzdžiu. Gal kitą kartą.

Atidarykite pranešimą skaitymo srityje

Jei esate kaip ir daugelis žmonių, el. pašto pranešimų, kuriuos saugote „Outlook“, sąrašas yra istorinis visko, ką darote, įrašas. Galbūt retkarčiais slenkate pirmyn ir atgal savo pranešimus, kad suprastumėte, ką kam ir kada išsiuntėte. Jei sąrašas yra gana ilgas ir jūs pasirenkate vieną pranešimą, kurį norite rodyti skaitymo srityje, o tada slenkate per sąrašą, kad pamatytumėte kitą pranešimą, negalite tiesiog dešiniuoju pelės mygtuku spustelėti skaitymo sritį, kad atidarytumėte žiūrimą pranešimą. . Neatrodo, kad „Microsoft“ būtų labai sunku įtraukti dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite komandą, kad atidarytų pranešimą skaitymo srityje, tačiau jos nėra.

Atlikite dvipusį spausdinimą

Kai kurie žmonės mėgsta atsispausdinti savo tvarkaraštį ir laikyti jį segtuve, kad atrodytų kaip viena iš tų senamadiškų planavimo knygų. Vienintelė problema yra ta, kad „Outlook“ nežino, kaip pertvarkyti spausdintus puslapius pagal tai, ar puslapis yra kairėje, ar dešinėje knygos pusėje, kai į ją žiūrite. Tai labai smulkmena, bet jei jums tai svarbu, atsiprašau – turėsite gyventi su vienpusiu spausdinimu.

Ieškokite ir pakeiskite srities kodus

Panašu, kad šiais laikais telefonų kompanijos žmonės dažniau keičia vietovės kodus, nei keičia kojines. Jei reikia pakeisti visus 312 į 708, „Outlook“ negali to padaryti automatiškai; turėsite juos keisti po vieną. „Microsoft“ pasiūlė įrankį, skirtą Rusijos vietovių kodams pakeisti, bet kalbant apie vietovių kodus Jungtinėse Amerikos Valstijose – dabar !

Atspausdinkite susirinkimo dalyvių sąrašą

Kartais, kai ruošiatės dideliam susitikimui, kurį organizavote per „Outlook“, ypač jei tai konferencinis skambutis, malonu turėti po ranka dalyvių sąrašą. Taip, susitikimo elementą galite palikti atidarytą kalendoriuje, bet tai neveiks, jei vykdote susitikimą ir pateikiate pristatymą.

Padidinkite tipą lauke Kalendoriaus vieta

Konferenciniai skambučiai šiais laikais dažnai organizuojami programoje „Outlook“, todėl įprastai skambinimo numerius įdedame į kalendoriaus formos vietos laukelį. Jei neturite vanago akių, tuos mažyčius skaičius gali būti sunku iššifruoti, ypač kai renkate skubėdami – iškart po paskutinio konferencinio skambučio. Rekomenduoju didinamąjį stiklą.

Sukurkite visų el. laiško gavėjų kontaktinius įrašus

Kai gaunate el. laišką, skirtą visai grupei žmonių, iš to pranešimo galite sukurti platinimo sąrašą, nukopijuodami visus gavėjus į grupę. Taip pat galite paversti pranešimą nuo vieno asmens į atskirą kontakto įrašą, nuvilkdami pranešimą į žmonių piktogramą. Bet jei norite sukurti kontaktų įrašus žmonių grupei, turite sukurti kontakto įrašą kiekvienam asmeniui atskirai – nereikia nuvilkti ir numesti bei nekopijuoti ir įklijuoti.

Stebėkite susitikimų laiko juostas

Neįprasta naudoti „Outlook“ konferenciniams pokalbiams ar „Skype“ susitikimams tarp žmonių įvairiose laiko juostose organizuoti. Planavimo įrankis „Outlook“ kalendoriuje rodo kiekvieno asmens darbo valandas (jei jis tai nustatė), bet iš tikrųjų nerodo, koks paros laikas yra kiekvieno asmens vietovėje. Kai reikia užmegzti skambutį, kuris įvyks kam nors siaubingu metu, gerai žinoti, koks baisus. Tokiu būdu galite padaryti jį šiek tiek mažiau baisų. Yra svetainių, kurios padeda suprasti laiką keliose laiko juostose, tačiau jose nėra informacijos apie pasiekiamumą, kurią gaunate programoje „Outlook“. Taigi, jūs turite atspėti vienu metu ir tada atsiprašyti, kai atspėjote neteisingai.

Lengvai kurkite atsargines Outlook duomenų kopijas

Daugelis žmonių svarbiausią verslo informaciją saugo „Outlook“ – informaciją, kuri yra tokia vertinga, kad jos praradimas gali praktiškai uždaryti verslą arba baigti karjerą. Tai ne pokštas.

Tačiau po daugiau nei 20 metų rinkoje „Outlook“ niekada nebuvo suteikta tinkama priemonė apsaugoti savo duomenis nuo praradimo. Taip, visi žino, kad turėtumėte reguliariai kurti visų kompiuteryje esančių duomenų atsargines kopijas ir galite pasidaryti svarbių „Outlook“ duomenų kopijas (kai kurie iš tų mažyčių atminties raktų gali atlikti šį darbą, o jei reikia, galite išsaugoti „Outlook“ duomenis delniniame kompiuteryje. ), tačiau šiek tiek nerimą kelia tai, kad tokia funkcija niekada nebuvo įtraukta į pačią „Outlook“. Tačiau jei el. pašto paslaugą gaunate naudodami „Microsoft Office 365“, visi jūsų „Outlook“ duomenys yra saugiai saugomi debesyje, todėl tai tikriausiai yra geriausia jūsų atsargumo priemonė.

Dar 10 dalykų, kurių „Outlook“ negali padaryti už jus

Deja, „Outlook“ taip pat trūksta kai kurių kitų būdų, nors vis tiek galbūt norėsite tai padaryti patys.

„Outlook“ negali:

• Atlikite elektrinį skaidrę.
• Žaisk „Mano melancholiškas kūdikis“ už jus.
• Ištatuiruokite „žinai-kas“ vardą ant „žinai-ką“.
• Pagauk Energizer Bunny.
• Sustabdykite dantų ėduonį.
• Paimk pavojų! Iššūkis.
• Padėkite numesti 10 svarų.
• Kova su Rotuše.
• Uždirbkite milijonus miegodami.
• Surask poną Teisingą (nebent atsiųsite man el. laišką).

O, gerai. Be viso to, tai gana tvarkinga programa. Galite sutaupyti daug laiko ir dirbti sklandžiau, įvaldydami viską, ką Outlook gali padaryti už jus.