10 būdų, kaip palengvinti „Office 2019“ naudojimą

Jei iki šiol nepastebėjote, „Office 2019“ yra daug funkcijų, kurių jums tikriausiai nereikia. Tačiau jei esate užkietėjęs „Office 2019“ vartotojas, galbūt norėsite pažvelgti į kai kurias pažangesnes funkcijas, kurios palengvins jūsų gyvenimą.

Nors išmokti ir įsisavinti šias išplėstines funkcijas gali prireikti laiko, jums gali prireikti pastangų, kad „Office 2019“ veiktų tiksliai taip, kaip norite. Geriausia, kad šių naujų funkcijų galite išmokti žaisdami su jomis darbe – tokiu būdu galite išmokti ko nors naujo ir tuo pačiu metu gauti užmokestį už tai.

Sukurkite (ir naudokite) savo „Office“ priedus

Jei esate kaip ir dauguma žmonių, tikriausiai tiesiog norite naudoti programą, priversti ją atlikti tai, ko jums reikia, ir grįžti namo. Tačiau jei norite, kad „Office 2019“ galėtų padaryti ką nors daugiau, galbūt norėsite skirti šiek tiek laiko kurdami savo programas, skirtas „Office 2019“.

Norėdami sukurti programas, skirtas „Office 2019“, turite naudoti standartines programavimo kalbas, tokias kaip HTML5, JavaScript, CSS3 (pakopiniai stiliaus lapai) ir XML. Kurdami savo „Office 2019“ programas galite išplėsti „Office 2019“ galimybes. Jei sukursite ypač naudingą programėlę, galite ją net parduoti ar padovanoti. Norėdami sužinoti daugiau apie savo „Office 2019“ programų kūrimą, peržiūrėkite trumpą mokymo programą, kaip sukurti pirmąją „Office 2019“ programą .

Jei nenorite kurti savo „Office“ programų, spustelėkite skirtuką Įterpti, tada spustelėkite parduotuvės piktogramą. Dabar galite naršyti po „Office“ priedus, kuriuos kiti žmonės sukūrė naudoti (nemokamai arba už tam tikrą kainą). Atsisiuntę ir įdiegę „Office“ priedus galite padidinti „Office“ galimybes.

Bendradarbiavimas su „Office 2019“ peržiūros skirtuku

Jei esate vienintelis asmuo, kuriam reikia redaguoti, peržiūrėti ir naudoti „Office 2019“ dokumentus, galite saugiai praleisti šį skyrių. Tačiau jei esate kaip daugelis žmonių, turite bendradarbiauti su kitais.

Senamadiškas bendradarbiavimo būdas reiškė popierinių kopijų spausdinimą, siuntimą kitiems ir rašymą tiesiai ant jų. Naudodami „Office“ galite paryškinti, pažymėti ir redaguoti dokumentus elektroniniu būdu, kad galėtumėte platinti failus el. paštu arba per tinklą. Kiekvieną kartą, kai kas nors pakeičia dokumentą, „Office 2019“ stebi pakeitimus kita spalva ir identifikuoja pagalbininką pagal vardą. Dabar galite matyti, kas ką parašė, ir galite pasirinktinai pasilikti vertingiausius komentarus ir ignoruoti tuos, kurie jums nepatinka.

Kai kurios naudingesnės komandos, paslėptos skirtuke Peržiūra, yra

• Naujas komentaras: įterpia komentarą tiesiai į dokumentą, nepaveikdamas esamo teksto.
• Stebėti pakeitimus: paryškina bet kokį naują tekstą ar duomenis, kuriuos kažkas prideda arba ištrina iš esamo dokumento.
• Palyginti: tiria du failus ir pabrėžia jų skirtumus. Šis įrankis taip pat suteikia galimybę pasirinktinai sujungti pakeitimus į vieną dokumentą.

Naudodami funkcijas, saugomas skirtuke Peržiūra, galite siųsti kelias failo kopijas kitiems, leisti kiekvienam komentuoti, pažymėti tekstą, perkelti duomenis ir sujungti visų komentarus bei pakeitimus į vieną galutinę versiją.

„Word 2019“ skirtuko „Nuorodos“ naudojimas

Daugelis žmonių naudoja Word tik laiškams ar trumpoms ataskaitoms rašyti. Jei jums reikia sukurti ilgesnius dokumentus, galbūt norėsite naudoti kai kurias iš šių funkcijų, esančių „Word“ skirtuke nuorodos:

• Turinys: sukuria turinį pagal dokumente naudojamus antraščių stilius
• Įterpti išnašą: sukuria išnašą puslapio apačioje
• Įterpti galinę pastabą : sukuriamas pastabų sąrašas dokumento pabaigoje
• Įterpti antraštę: automatiškai sunumeruoja figūras, lenteles arba lygtis
• Įterpti paveikslų lentelę: sukuria paveikslų, lentelių arba lygčių sąrašą, kurį sukūrėte naudodami komandą Įterpti antraštę
• Pažymėti įrašą: pažymi žodžius ar frazes, kad jie būtų rodomi rodyklėje
• Įterpti rodyklę: sukuria indeksą pagal žodžius ar frazes, pažymėtas komanda Pažymėti įrašą

Naudojant „Excel 2019“ skirtuką „Duomenys“.

Daugelis žmonių duomenis įveda tiesiai į „Excel“ darbalapį ir tada manipuliuoja tais duomenimis naudodami formules ar kitas komandas. Tačiau taip pat galite sukurti darbalapį ir importuoti duomenis iš kitos vietos (pvz., akcijų kainas, kurias gaunate iš svetainės), tekstinį failą, „Access“ duomenų bazę ar net duomenų bazės failą, sukurtą kitos programos (pvz., senovinės). dBASE duomenų bazė).

Toliau pateikiamos kai kurios funkcijos, pasiekiamos naudojant „Excel“ duomenų skirtuko piktogramą Gauti išorinius duomenis:

• Iš lentelės/diapazono: nuskaito duomenis iš Excel lentelės arba diapazono
• Iš žiniatinklio: nuskaito duomenis, saugomus tinklalapio lentelėje
• Iš teksto / CSV: nuskaito duomenis, saugomus kaip ASCII teksto failą
• Gauti duomenis: nuskaito duomenis, saugomus kituose šaltiniuose, pvz., SQL serveryje arba XML faile

„Office 2019“ failų išsaugojimas ir siuntimas

Tradicinis būdas kam nors išsiųsti failą yra išsaugoti failą, įkelti el. pašto programą (pvz., Outlook), sukurti naują pranešimą, pridėti failą (jei prisimenate, kur jį išsaugojote) ir išsiųsti jį internetu. .

Štai greitesnis failo siuntimo būdas:

Failo, kurį norite siųsti, spustelėkite skirtuką Failas.

Spustelėkite Bendrinti.
Pasirodo langas Bendrinti.

Spustelėkite El. paštas, tada spustelėkite vieną iš šių:

• Siųsti kaip priedą: prideda „Office 2019“ failą. Gavėjai galės peržiūrėti ir redaguoti šį failą tik tuo atveju, jei turės „Office 2019“.
• Siųsti nuorodą: siunčiama nuoroda į failą, kai bendradarbiaujate vietiniame tinkle.
• Siųsti kaip PDF: konvertuoja failą į PDF (Portable Document Format) prieš pridedant jį prie pranešimo. Gavėjai, kurie neturi specialios PDF redagavimo programinės įrangos, galės peržiūrėti failą, bet ne redaguoti.
• Siųsti kaip XPS: prieš pridedant failą prie pranešimo konvertuojamas į XPS (Open XML Paper Specification) formatą. Gavėjams reikės programos, kuri gali atidaryti ir rodyti XPS failą, kuris išsaugo formatavimą ir veikia panašiai kaip PDF failas.

„Office 2019“ failo šifravimas

Sukūrę failą „Office 2019“, galbūt norėsite jį parodyti kitiems, bet neleisti niekam kitam jo keisti. Galite pasitikėti, kad niekas nesugadins jūsų failo, bet geresnis pasirinkimas yra apsaugoti jį slaptažodžiu, kad niekas negalėtų jo keisti be jūsų leidimo.

Norėdami apsaugoti failą slaptažodžiu, atlikite šiuos veiksmus:

Spustelėkite skirtuką Failas.

Spustelėkite Informacija, tada spustelėkite mygtuką Apsaugoti (pvz., Apsaugoti dokumentą arba Apsaugoti pristatymą).
Pasirodo meniu.

Spustelėkite Šifruoti naudojant slaptažodį.
Pasirodo dialogo langas Šifruoti dokumentą.

Įveskite slaptažodį ir spustelėkite Gerai.

Jei pamiršite slaptažodį, negalėsite pasiekti savo failo, todėl būtinai atsiminkite slaptažodį. Daugelis trečiųjų šalių įmonių parduoda slaptažodžių nulaužimo įrankius, skirtus slaptažodžiui nuskaityti į „Office 2019“ failus. Šie įrankiai gali būti naudingi, jei pamiršite savo slaptažodį, tačiau jais gali naudotis ir piktavaliai, todėl nemanykite, kad vien slaptažodžiai gali apsaugoti jūsų Office 2019 dokumentus nuo pašalinių akių.

„Office 2019“ failų išsaugojimas debesyje

Senais laikais visi failus įrašydavo tiesiai į savo kompiuterio standųjį diską. Nors šis metodas veikė, jis turėjo problemų. Jei paimtumėte nešiojamąjį kompiuterį, bet pamirštumėte nukopijuoti svarbų failą iš darbalaukio, jūsų nešiojamasis kompiuteris būtų iš esmės nenaudingas.

Štai kodėl „Microsoft“ siūlo „OneDrive“ – debesyje pagrįstą paslaugą, leidžiančią išsaugoti failus internetu „OneDrive“ paskyroje. Išsaugoję failą „OneDrive“, galite pasiekti tą failą iš bet kurio kompiuterio, turinčio prieigą prie interneto. Pavyzdžiui, galite saugoti svarbiausius failus „OneDrive“ iš savo stalinio kompiuterio, tada paimti nešiojamąjį kompiuterį ir pasiekti tuos pačius failus „OneDrive“. Dabar užuot turėję dvi failo kopijas (vieną darbalaukyje ir kitą nešiojamajame kompiuteryje), turite tik vieną failą OneDrive. Tai pašalina poreikį sekti kelias to paties failo kopijas.

Failų saugojimas „OneDrive“ turi dar vieną pranašumą, nes leidžia kelis kartus bendradarbiauti naudojant tą patį failą. Jei esate Berlyne, o jūsų bendradarbis Tokijuje, galite pasiekti ir redaguoti tą patį failą „OneDrive“. Išsaugodami failus „OneDrive“, galėsite juos bet kada pasiekti ir bendrinti su kitais.

Norėdami išsaugoti failą OneDrive, atlikite šiuos veiksmus:

Spustelėkite skirtuką Failas.

Spustelėkite Išsaugoti kaip.
Pasirodo meniu.

Spustelėkite OneDrive.

Nepaisydami kvailos „Office 2019“ juostelės

Nors „Office“ juostelė yra vizualesnis būdas naudoti „Microsoft Office“, kai kurie žmonės vis tiek renkasi klasikinę ankstesnių „Microsoft Office“ versijų išskleidžiamojo meniu sąsają. Tie, kurie nenori atsisakyti pažinties su išskleidžiamaisiais meniu, gali įsigyti priedų programą, pavadintą „Classic Menu for Office“ .

Ši programa iš esmės grąžina išskleidžiamuosius meniu, kad galėtumėte pasirinkti tarp Office Ribbon ir tradicinių išskleidžiamųjų meniu. Dabar galite turėti geriausią iš abiejų pasaulių neatsisakydami nė vieno.

Pagrindinis šios priedo programos trūkumas yra tas, kad jei turite naudoti kieno nors kito „Office 2019“ kopiją, kurioje šis priedas neįdiegtas, galite pasijusti pasimetę bandydami naudoti vien juostelę. Dėl šios priežasties verta susipažinti su „Office“ juostele ir naudoti šią „Classic Menu for Office“ priedo programą, kuri padės pereiti nuo senesnės „Office“ versijos prie „Office 2019“.

Raskite daugiau „Office 2019“ šablonų

Šablonai padeda greitai ir lengvai sukurti gerai suplanuotus ir profesionaliai suformatuotus dokumentus. Tokios programos kaip „Word“, „Excel“, „PowerPoint“ ir „Access“ siūlo daugybę šablonų, iš kurių galima rinktis, tačiau tai nėra vieninteliai šablonai, kuriuos galite rasti ir naudoti.

„Microsoft“ siūlo internetinį šablonų sąrašą , o daugelis įmonių taip pat siūlo unikalius šablonus. Avery , populiari pašto etikečių įmonė, teikia šablonus, skirtus spausdinti pašto etiketes, vizitines korteles ir kitus specializuotus dokumentus.

Jei ieškosite „ Microsoft Office“ šablonų savo mėgstamoje paieškos sistemoje, greičiausiai rasite daug įmonių, siūlančių „Microsoft Office“ šablonus, kuriuos galite atsisiųsti ir naudoti nemokamai.

Naudokite „Microsoft Office“ visur

Kai naudojate OneDrive , galite pasiekti failus iš bet kurio kompiuterio. Jei norite daugiau universalumo, apsvarstykite galimybę naudoti „Office 365“, „Office“, skirta „Android“ arba „Office“, skirta „iOS“.

„Office 365“ veikia tik jūsų naršyklėje, o tai reiškia, kad galite naudoti bet kurį kompiuterį, galintį prisijungti prie interneto, pvz., „Linux“ asmeninį kompiuterį arba „Chromebook“, kurdami ir redaguodami „Microsoft Office“ dokumentus. Jei norite naudoti skirtingų tipų kompiuterius ir vis tiek naudoti „Microsoft Office“, jums reikės „Office 365“.

„Office“, skirta „Android“, leidžia paleisti „Word“, „Excel“, „PowerPoint“ ir „Outlook“ bet kuriame „Android“ išmaniajame telefone ar planšetiniame kompiuteryje. „Office“, skirta „iOS“, leidžia paleisti „Word“, „Excel“, „PowerPoint“ ir „Outlook“ „iPhone“ ar „iPad“.

Naudodami „Office“, skirtą „Android“, arba „Office“, skirtą „iOS“, galite kurti ir redaguoti „Microsoft Office“ dokumentus savo mėgstamame mobiliajame kompiuteryje. Dabar galėsite naudoti „Microsoft Office“ bet kur.