10 būdų, kaip būti produktyviems naudojant „Microsoft 365 Business“.

„Microsoft 365 Business“ prenumerata apima prieigą ne tik prie „Microsoft Office“ rinkinio darbalaukio programos, bet ir prie mobiliųjų versijų. „Office“ programos mobiliesiems yra gerai įvertintos įvairiose mobiliosiose platformose. Kiekvieną dieną milijonai informacijos darbuotojų visame pasaulyje, įskaitant aš, aktyviai naudojasi šiomis programomis, kad dirbtų neprisirišę prie biuro stalo.

Čia sužinosite dešimt „Microsoft 365 Business“ produktyvumo patarimų. Naudokite šiuos patarimus kaip savo priėmimo kampanijos dalį, kad padidintumėte naudojimąsi paslauga ir sumažintumėte pagalbos skambučius IT komandai. Galite drąsiai dalytis šiais patarimais savo galutiniams vartotojams, žinodami, kad jūsų organizacijos duomenys yra apsaugoti ir tvarkomi.

Atkreipkite dėmesį į pranešimus „Microsoft 365“ administravimo centre. Ieškokite naujų funkcijų, kad gautumėte papildomų produktyvumo patarimų, kuriais galėtumėte pasidalinti su galutiniais vartotojais.

Tęskite ten, kur baigėte „Microsoft Word“.

Tarkime, kad pradedate skaityti „Word“ dokumentą savo biure ir tada suprantate, kad turite išjungti kompiuterį, kad atvyktumėte pas gydytoją. Atvykstate į savo gydytojo kabinetą ir jums liepiama laukti registratūroje, kol kas nors bus pasiruošęs jus pamatyti. Nusivylęs, kad turimi žurnalai yra nepatrauklūs, jaučiatės palengvėję prisiminę, kad turite išmanųjį telefoną, o gydytojo kabinetas leidžia naudotis mobiliaisiais įrenginiais.

Išnaudojate savo išmanųjį telefoną, paleidžiate „Word“ programą mobiliesiems, užregistruotą jūsų „Office 365“ paskyroje, ir voila! Paskutinis dokumentas, kurį skaitėte savo biure, yra įtrauktas į sąrašą Naujausi dokumentai. Pradedate skaityti dokumentą, o baigę jį uždarykite. Jūs vis dar laukiate gydytojo, todėl dar kartą žiūrite į savo Word programėlę ir matote, kad su jumis buvo pasidalintas dokumentų sąrašas ir reikia jūsų dėmesio. Atidarote vieną, kad pradėtumėte redaguoti, o tada pašaukiamas jūsų vardas. Nesijaudink. Tikriausiai turėsite laiko baigti redaguoti dokumentą, kai pateksite į vidinį laukimo kambarį.

Su pasitikėjimu bendrinkite „Office 365“ dokumentus

Saugus dokumentų bendrinimas su kitais organizacijos nariais iš mobiliojo įrenginio yra panašus į dalijimąsi dokumentu iš darbalaukio. „Microsoft“ daug investavo, kad „ Office 365“ mobiliesiems skirtos funkcijos būtų kuo sklandesnės, kad jūsų produktyvumas – staliniame kompiuteryje ar mobiliajame įrenginyje – nenukentėtų.

Tarkime, kad esate pakeliui į darbą ir gaunate el. laišką iš projekto vadovo, kuriame prašoma greitai parengti pristatymą projekto komandos įžanginiam susitikimui. Sėdėdami autobuse pakeliui į darbą suprasite, kad 30 minučių kelionės į darbą ir atgal galite padaryti ką nors produktyvaus. Taigi telefone paleidžiate PowerPoint programą ir pradedate kurti pristatymą. Jūs baigiate pristatymą ir išsaugote jį savo OneDrive aplanke, bet tada suprantate, kad vienoje skaidrėje reikia jūsų projekto vadovo įvesties.

Žiūrite į laiką ir pastebite, kad turite dar penkias minutes iki kelionės tikslo. Grįžkite į pristatymą ir bakstelėkite bendrinimo piktogramą, bakstelėkite mygtuką Kviesti žmones ir įveskite projekto vadovo el. pašto adresą. Kadangi programoje numatyta redagavimo prieiga, eikite tiesiai į pranešimų sritį, kad įvestumėte greitą pranešimą ir paprašytumėte projekto vadovo įvesti. Bakstelėkite mygtuką Siųsti, tada bakstelėkite Atlikta. Sistema siunčia el. laišką jūsų projekto vadovei su saugia nuoroda į dokumentą, kad ji galėtų pradėti redaguoti.

Po dešimties minučių, išlipus iš autobuso ir įėjus į biurą, projekto vadovas tave pamatys. Suglumusi ji pažvelgia į tave ir klausia: „Ar ne ką tik parašiau tau el. laišką prieš valandą? Kaip jums pavyko gauti tą pristatymą į mano pašto dėžutę net neatvykus į darbą? Žvilgtelite į savo herojų, netoliese sėdintį IT administratorių.

Kurkite dokumentus kartu su „Microsoft 365 Business“ bet kada ir bet kur

Taip atsitinka. Jūs užbaigiate dokumentą ir išsiunčiate jį daugybei žmonių, o tada suprantate, kad turite pakeisti vieną svarbiausią informacijos dalį dokumente. Tai ką darai? Jūs siunčiate visiems el. laišką, liepdami ignoruoti ankstesnį el. laišką ir kad atsiųsite atnaujintą dokumento versiją. Problema ta, kad keli žmonės jau atsakė pateikdami savo atnaujintas versijas, todėl dabar turite sujungti jų atsiliepimus į atnaujintą dokumentą ir išsiųsti dokumentą visiems. Visą tą laiką tikitės, kad nepatektumėte į el. pašto medžio košmarą, kur žmonės tiesiog siunčia el. paštu savo naujas dokumento versijas pirmyn ir atgal.

Laimei, jums nereikia gyventi tame košmare. Jei pradėsite naudoti „Office“ programų bendro autoriaus funkcijas savo „ Microsoft 365 Business“ prenumerata, visi jūsų komandos nariai galės dirbti su tuo pačiu dokumentu – redaguoti ir atnaujinti bei matyti vieni kitų komentarus – realiuoju laiku! „Office“ bendros kūrimo funkcijos taip pat sklandžiai veikia mobiliųjų programų versijose.

Lengvai patraukite kieno nors dėmesį naudodami „Microsoft 365“.

Socialinėje žiniasklaidoje, pvz., „Facebook“ ar „Twitter“, @minėjimai yra puikus būdas pažymėti žmones ir pranešti jiems, kad norite jų dėmesio. Tiesiog įveskite @ ir asmens, kurį norite pažymėti, vardą. Kai renkate pavadinimą, pateikiamas pasiūlymų sąrašas, todėl jums nereikės įvesti viso pavadinimo.

Na, spėk ką? @minėjimai dabar yra jūsų Office paketo dalis! Pavyzdžiui, programoje „Outlook“ el. laiško tekste arba kvietime į susitikimą galite @paminėti bendradarbį, o sistema automatiškai įtrauks minėtą vartotoją į el. laiško arba kvietimo į susitikimą eilutę Kam.

Kaip ir „Facebook“, kai ką nors paminite, visas vardas automatiškai pridedamas prie pranešimo. Jei norite, kad pranešimas skambėtų taip, kaip įprastai bendrautumėte su savo bendradarbiu, galite ištrinti dalį paminėjimo, kad, pavyzdžiui, būtų rodomas tik vardas. Nesijaudinkite, el. pašto adresas eilutėje Kam išliks nepakitęs.

Jei pastebėsite, kad daug žmonių bando atkreipti jūsų dėmesį naudodami @minėjimus, galite filtruoti savo pašto dėžutę, kad būtų rodomi tik tie el. laiškai, kuriuose buvote @minėti. Norėdami tai padaryti, pranešimų sąraše spustelėkite rodyklę šalia Visi, tada spustelėkite Minėtas paštas. Ši funkcija veikia tiek „Windows“, tiek „Mac“ „Outlook“ versijose.

Išsiaiškinkite, kas su Microsoft Word

„Office 365“ bendraautorius dokumentus realiuoju laiku su keliais žmonėmis. Ši funkcija yra puiki, nes jūs visi susiduriate su vienu tiesos šaltiniu. Bet kas atsitiks, jei vieną dieną atidarysite dokumentą ir suprasite, kad kažkas ištrynė visą pastraipą, kurią kruopščiai parašėte dieną prieš tai?

Na, galėtumėte visiems parašyti el. laišką ir paprašyti, kad kaltininkas apsigintų. Arba galite eiti slaptu keliu ir tiesiog peržiūrėti dokumento versijų istoriją, kad pamatytumėte skirtingų išsaugotų versijų žurnalą kartu su jį išsaugojusio asmens vardu ir laiko žyma, kada versija buvo išsaugota. Jūs netgi galite atidaryti ankstesnę dokumento versiją ir ją atkurti.

Norėdami peržiūrėti versijų istoriją programoje Microsoft Word, spustelėkite failo pavadinimą viršutinėje juostoje, tada spustelėkite Versijų istorija. Ekrano dešinėje atsiranda versijų istorijos sritis, suteikianti greitą prieigą prie dokumento versijų ir versijos autoriaus vardo bei piktogramos.

Versijų istorijos prieiga iš „Microsoft Word“.

Žiniatinklio versijoje spustelėkite Istorijos piktogramą viršuje dešinėje, kad būtų rodoma versijų istorijos sritis.

Ši funkcija ne tik pagerina produktyvumą, bet ir skatina harmoniją, kai naudojama teisingai!

Suliekite foną „Microsoft Teams“.

Įsivaizduokite, kad dalyvaujate tiesioginiame interviu visame pasaulyje ir aptariate Pietų Korėjos prezidento apkaltos pasekmes, kai jūsų mažylis įeina į jūsų namų biurą ir pradeda šokti. Dabar įsivaizduokite, kad situacija dar labiau pablogėja, kai jūsų kūdikis vaikštyne braidžioja į kambarį, o paskui panikuotas sutuoktinis bando ištempti abu vaikus iš kambario. Na, taip nutiko ir 2017 m. kovo mėn., kai BBC pakalbino profesorių Robertą Kelly, buvo sukurtas linksmas virusinis vaizdo įrašas.

Naujoji „ Microsoft Teams“ funkcija „Blur My Background“ leidžia išvengti šio scenarijaus. Jei suplanuojate susitikimą su Teams, spustelėkite mygtuką Daugiau parinkčių (...) ir spustelėkite Sulieti mano foną, viskas, kas yra už jūsų, bus subtiliai susiliejusi.

Įsivaizduokite, koks produktyvesnis būsite dabar, kai žinosite, kad galite praleisti kelionę į darbą ir atgal, surengti vaizdo konferencijų susitikimus iš savo namų biuro ir atrodyti profesionaliai, nesijaudindami, kad jūsų vaikai ar šuo ateis per susitikimą ir trukdys. Tikėtina, kad profesoriui Kelly patiktų ši funkcija. Bet vėlgi, jei nebūtų įvykęs jo linksmas interviu, jis nebūtų įkvėpęs „Microsoft“ darbuotojų pridėti šios funkcijos.

Kurkite kaip profesionalas, naudodami „PowerPoint“ AI palaikymą

Pripažinkime. Ne visi iš mūsų buvo apdovanoti talentu kurti pristatymus, kurie patraukia žmonių dėmesį. Jei nesate vienas iš tų kūrybingų, TED vertą pristatymą sukurti neįmanoma.

Yra gerų naujienų visiems dizaino iššūkių turintiems asmenims! Dirbtinio intelekto (DI) pagalba dabar galima sukurti „PowerPoint“ pristatymus, kuriuose atsispindi puikiai apmokamo rinkodaros guru.

„PowerPoint“ darbalaukio arba žiniatinklio versijoje pradėkite naują pristatymą. Tiesiog pridėkite detales, kurias norite perteikti skaidrėje, ir nesijaudinkite dėl išvaizdos. Baigę eikite į juostelės skirtuką Dizainas ir spustelėkite mygtuką Dizaino idėjos. „Office 365“ dirbtinio intelekto technologija automatiškai generuoja kai kurias dizaino idėjas, kurias galite pasirinkti.

„PowerPoint“ dizaino idėjų funkcija.

Kalbėkite, o ne rašykite naudodami „Office 365“.

Kaip debesies paslauga, „Office 365“ programos „Office Apps“ laikui bėgant tampa išmanesnės. Mašininis mokymasis ir dirbtinis intelektas leidžia „Office“ programoms, tokioms kaip „Word“, „Excel“, „PowerPoint“ ir „Outlook“, prisitaikyti prie jūsų darbo, taupant jūsų laiką ir netgi tobulinant rašymo įgūdžius.

Viena iš šių žvalgybos paslaugų yra Diktavimo funkcija, leidžianti diktuoti tekstą, o ne spausdinti. Programoje Microsoft Word mygtukas Diktuoti yra juostelės skirtuke Pagrindinis. Jei naudojate „Outlook“, paleiskite naują el. laišką, eikite į skirtuką Pranešimas ir spustelėkite mygtuką Diktuoti. Kai diktavimo piktograma pasidaro raudona, galite pradėti kalbėti. Kai kalbate, dokumente pasirodo tekstas. Tiesiog įsitikinkite, kad mikrofonas yra įjungtas ir kalbate aiškiai bei bendraujant.

Galite įterpti skyrybos ženklą ištarę skyrybos pavadinimą. Pavyzdžiui, sakinio pabaigoje pasakykite „taškas“ arba „klaustukas“ arba „šauktukas“. Jei norite pradėti naują pastraipą, pasakykite „nauja pastraipa“.

Ko lauki? Išbandykite šią „Microsoft 365“ funkciją!

Būkite laisvų rankų įranga naudodami „Office 365 Read Aloud“.

„ Office 365“ produktyvumas sukurtas taip, kad patenkintų skirtingų gebėjimų žmonių visame pasaulyje poreikius. „Diktate“, „Pasakyk man“, suteikianti greitą prieigą prie komandų neperimant skirtingų juostelės skirtukų, ir „Accessibility“, kuri sklandžiai veikia su ekrano skaitytuvais, yra tik keletas „Office 365“ funkcijų, kurios skatina produktyvumą ir įtraukimą į darbo vietą. .

Dar viena puiki funkcija, kurią rasite „Office“ programose, yra „Word“ funkcija „Skaityti garsiai“. Nors funkcija „Skaityti garsiai“ yra minima kaip viena iš „Office“ mokymosi priemonių galimybių, ypač naudinga disleksija sergantiems žmonėms, ji puikiai tinka korektūros skaitymui, nes paryškina tekstą, kai skaitomas kiekvienas žodis.

Priemoka žmonėms, kurių gimtoji kalba nėra anglų, funkcija Skaityti garsiai taip pat yra puiki priemonė išmokti tarti žodžius.

Išbandykite šią funkciją ir pažiūrėkite, ar galite ją įtraukti į savo darbo eigą. Mygtukas Skaityti garsiai yra Microsoft Word skirtuke Peržiūra.

Smagaus skaitymo garsiai!

Kelionė laiku naudojant „Windows“ laiko juostą

Ar kada nors praleidote 30 minučių ieškodami dokumento, kurį dirbote prieš kelias dienas, bet neprisimenate, kur jis buvo išsaugotas? Arba naršote naršymo istoriją, kad rastumėte renovacijos projekto paiešką?

Jei patyrėte tokią nemalonią patirtį, jums bus malonu žinoti, kad jums nebereikės gaišti laiko taip. „Windows 10“ laiko juostos funkcija padeda susigrąžinti prarastą produktyvumą, nes viename ekrane galite matyti visą savo veiklą iki 30 dienų.

Žemiau esančiame paveikslėlyje parodyta „Windows“ laiko juostos ekrano kopija. Dešinėje esanti slankiklio juosta leidžia pereiti į skirtingus laiko momentus ir matyti savo veiklą. Taip pat galite naudoti paieškos laukelį, kad atliktumėte savo veiklos paiešką pagal raktinius žodžius.

„Windows“ laiko juostos funkcija.

Norėdami suaktyvinti „Windows“ laiko juostos funkciją, spustelėkite mygtuką Užduočių rodinys šalia „Cortana“ paieškos juostos arba paspauskite „Windows“ ir tabuliavimo klavišus.

Taigi eikite į priekį ir tęskite ten, kur baigėte, naudodami „Windows“ laiko juostą. Galbūt negalėsite grįžti atgal, bet bent jau visada galite grįžti atgal laiko juostoje!