10 auksinių projektų valdymo taisyklių

Pradėjus naudoti „Project 2016“, čia pateikiami bendri posakiai (arba aforizmai, aksiomos ir nurodymai) gali padėti prisiminti pagrindinius projekto valdymo principus. Priklijuokite juos prie biuro sienos, kad galėtumėte peržiūrėti visą darbo dieną.

Susukite su juo

Riedančių bangų planavimas yra puikus būdas supaprastinti projekto valdymą. Neplanuokite tolimesnės ateities, nei galite pagrįstai matyti – ir neplanuokite detaliau, nei yra prasminga. Kai projektas pirmą kartą užsakomas, turite tik etapo datas. Kai pradedate daugiau suprasti projektą, galite apibrėžti projekto gyvavimo ciklą ir pagrindinius rezultatus, kurie turi būti sukurti kiekviename jo etape.

Kurkite projektą etapais. Pradėkite nuo pradinių etapų ir užpildykite išsamias užduotis, sekas, išteklius ir trukmę. Palikite vėlesnius etapus labai detaliai; Tokiu būdu turėsite mažiau darbo, kurį turėsite atlikti vėlesnėms užduotims, kurių tiesiog neįmanoma numatyti projekto pradžioje. Taip pat turėsite mažiau manipuliuoti tų vėlesnių užduočių pradine linija: jei užduotys bus per toli ateityje, jų laiko poreikiai neatitiks išteklių, kuriuos joms iš pradžių skyrėte.

Žaidimo pradžioje venkite gilintis į užduotis, kurios yra toli ateityje. Projektas gali padėti planuoti bangas, kai naudojate šias programos funkcijas:

• Tinklo diagramos rodinys: padeda grafiškai vizualizuoti projekto fazes
• Laiko juosta: aukštu lygiu rodomi etapai, rezultatai ir etapai
• Užduoties išplėtimas ir sutraukimas: leidžia paslėpti arba rodyti projekto etapus

Sudėkite savo antis iš eilės

Prieš pradėdami kurti projektą, atlikite namų darbus. Jei neturite visos reikiamos informacijos, kai sėdate prie kompiuterio ir dirbate su „Project“, nuolat sustosite, planuosite įpusėjus ir bėgsite ieškoti informacijos – tai nėra efektyvus būdas dirbti.

Prieš sėsdami sudaryti projekto tvarkaraštį, pagalvokite apie šią projekto informaciją:

• Pagrindinių lūkesčių tikrovės patikrinimas: remdamiesi savo patirtimi valdant panašius projektus laikui bėgant nustatykite, ar rezultatai, biudžetas ir preliminarus tvarkaraštis atitinka protingumą. Nuspręskite, ar aptarti apimties ir biudžeto pakeitimus, kad išvengtumėte projekto, kuris nuo pat pradžių yra nerealus.
• Informacija apie išteklius : jei išteklius yra žmogus, įrašykite visą išteklių pavadinimą, kontaktinę informaciją, įgūdžius, išlaidas, tvarkaraštį, laiko konfliktus, vadovo vardą ir pavardę ir vadovo kontaktinę informaciją. Norėdami sužinoti apie įrangą ar įrangą, sužinokite apie jos prieinamumą ir kainą.
• Komandos struktūra: nustatykite, ar vienas komandos narys registruoja visų kitų pažangą, ar visi ištekliai atlieka savo stebėjimą. Nuspręskite, kas atnaujins tvarkaraštį atlikus pakeitimus, kas gaus kokių ataskaitų kopijas ir kas turi prieigą prie pagrindinio tvarkaraščio internete.
• Vadovybės lūkesčiai: paklauskite, ar vadovybė tikisi matyti reguliariai suplanuotas pagrindines ataskaitas ar kitokio tipo ataskaitas. Paklauskite, kaip ir iš ko gauti biudžeto patvirtinimą įvairiuose projekto planavimo etapuose, ir paklauskite, ar dėl kokių nors įmonių interesų reikės ataskaitų arba patvirtinimo iš kelių šaltinių.
• Įmonės politika: šiuose dokumentuose gali būti nurodyta darbo valandų ir viršvalandžių politika, atostogų kalendoriai, mokesčiai už pridėtines išlaidas arba projekto antkainiai ir informacijos dalijimasis (arba ne) su klientais ir pardavėjais.

Apgalvoję šiame sąraše esančias problemas, būsite pasiruošę susėsti ir pradėti įvesti informaciją į projekto projektą. (Ar girdi čia aidą?)

Tikėkitės netikėtumo

Jūs žinote, kad jis ten – Merfis ir jo velniškas įstatymas, nurodantis, kad viskas, kas gali suklysti, bus ir blogai. Dauguma projektų, ypač ilgesnių ir sudėtingesnių projektų, neįvykdomi laiku arba neviršijant biudžeto. Jūsų, kaip projekto vadovo, darbas yra kuo tiksliau planuoti ir protingai koreguoti, kai kas nors įmeta veržliaraktį į darbus – o „Project“ suteikia jums daug įrankių tai padaryti. Tačiau be visų automatizuotų „Project“ funkcijų, galite numatyti pokyčius tiesiog juos planuodami.

Kritinis kelias lemia projekto trukmę. Kiekvienas išmintingas projektų vadovas savo projektams kaupia laiko ir lėšų nenumatytiems atvejams. Kai projektas vėluoja savaitę ir 5000 USD viršija biudžetą, tik projekto vadovas žino, kad tai buvo keturiomis savaitėmis vėliau ir 25 000 USD brangiau nei planuota iš pradžių, be jokio rezervo nenumatytiems atvejams.

Pridėkite nenumatytų atvejų rezervą prieš pagrindinius rezultatus arba etapo pabaigą, kad atsižvelgtumėte į netikėtus įvykius. Jūs netgi galite pridėti nenumatytų atvejų užduotį ir panaudoti ją Murphy.

Naudokite išlaidų išteklių tipą (o ne darbo ar materialinių išteklių), kad pridėtumėte nustatytą rezervo nenumatytiems atvejams sumą prie užduoties ar etapo.

Neatidėliokite rytdienai. . .

Nors projektų valdymo programinė įranga gali supaprastinti daugelį jūsų darbo gyvenimo aspektų, dauguma žmonių, pirmą kartą naudojantys Project, priblokšti dėl laiko, kurį praleidžia įvesdami ir atnaujindami duomenis. Šios užduotys tikrai gali būti sudėtingos, tačiau atlygis už automatinio atnaujinimo ir ataskaitų teikimo galimybes projekte daugiau nei kompensuoja bet kokį darbą, kurį jie ištveria iš anksto.

Kai tik įmanoma, importuokite užduotis iš „Outlook“ arba „Excel“ į „Project“, kad paspartintumėte duomenų įvedimą planavimo etape.

Stebėkite taip dažnai, kaip galite – bent kartą per savaitę. Jei nesate linkę stebėti projekto eigos, galite atsilikti už patarlės aštuonių kamuoliukų. Ši strategija ne tik apsaugo jus nuo daugybės stebėjimo duomenų įvedimo, bet ir leidžia jums ir jūsų komandai bet kuriuo metu matyti projekto būseną. Tokiu būdu galite greitai pastebėti artėjančią nelaimę ir imtis prevencinių priemonių.

Deleguoti, deleguoti, deleguoti

Venkite noro bandyti viską, kas susiję su projektu, padaryti patys. Nors gali atrodyti, kad savarankiškai kurdami ir prižiūrėdami projekto failą galėsite geriau kontroliuoti rezultatą, skraidyti vienam didesniame projekte beveik neįmanoma (ir galbūt dirbti visą darbo dieną). Žinoma, negalite leisti, kad dešimtys žmonių keistų planą, nes rizikuojate prarasti atspėjimą, kas ką padarė ir kada. Tačiau laikantis šių kelių paprastų praktikų keletą pirštų projekto pyrage galite paversti iš kenksmingų į naudingus:

• Paskirti vieną asmenį, kuris tvarkys visus duomenis. Šio asmens misija yra įvesti visus stebėjimo duomenis į pagrindinį failą.
• Padalinkite projektą į keletą paprojekčių ir paskirkite žmones, kuriais pasitikite, vadovauti tų subprojektų. Leiskite jiems patiems stebėti ir koreguoti, o tada surinkti šiuos projektus į pagrindinį projektą, kad galėtumėte stebėti bendrą būseną.
• Iš anksto nustatykite vienodas komandos procedūras. Neleiskite, kad vienas komandos narys praneštų apie laiką tarp biuro atmintinės lape, kitas atsiųstų jums savo pažangą el. paštu, o kiti savo darbo valandas įrašytų darbo laiko apskaitos žiniaraštyje norom nenorom. Sukurkite strategiją, kuri naudoja projekto funkcijas, kad nuosekliai bendrautumėte.

Galite stebėti pažangą aukštu lygiu, pvz., 25 proc., 50 proc., 75 proc. ir 100 proc.

Dokumentuokite tai

Daugelis žmonių yra girdėję projekto valdymo įspėjimą „Uždenkite savo prielaidas“, o „Project“ padeda tai padaryti lengvai. Norėdami dokumentuoti projekto detales, naudokite šias funkcijas:

• Pastabų sritis: naudokite ją atliekant užduotis ir išteklius, kad įrašytumėte pagrindinę informaciją, pakeitimus ar specialias problemas.
• Ataskaitos: tinkinkite jas, kad būtų įtraukta visa susijusi informacija ir padėtų dokumentuoti tendencijas bei pokyčius.
• Vaizdinės ataskaitos: naudokite šią naują funkciją, kad vizualiai orientuotoms suinteresuotosioms šalims nupieštumėte projekto būsenos vaizdą.

Išsaugokite kelias projekto versijas, ypač jei pakeisite bazinę liniją vėlesnėse versijose. Tokiu būdu turėsite įrašą apie kiekvieną projekto planavimo etapą, į kurį galėsite kreiptis iškilus klausimų.

Laikykite komandą kilpoje

Norėdami išlaikyti atvirus ryšio kanalus, vadovaukitės šiais būdais:

• Naudokite projekto funkcijas, kurios integruojamos su Outlook ar kitomis el. pašto programomis. Naudokite juos projekto failams ar kitokio tipo komunikacijoms siųsti.
• Atnaujinkite ryšių valdymo planą. Dokumentuokite, kam, kokios informacijos reikia, kada ir kaip dažnai.
• Peržiūrėkite pažangą su komandos nariais reguliariai susitikdami asmeniškai, telefonu arba naudodami susitikimų programinę įrangą. Įsitikinkite, kad visi komandos nariai turi naujausią projekto tvarkaraščio versiją, kuria galima remtis per šiuos susitikimus.
• Rodyti darbo suskirstymo struktūros (WBS) kodą ataskaitose. Tada galėsite lengvai ir be painiavos kreiptis į konkrečias užduotis dideliuose projektuose.

Išmatuokite sėkmę

Pradėdami projektą turėtumėte suprasti, kas yra sėkmė, ir žinoti, kaip tą sėkmę įvertinti. Jūs girdėjote tai: „Galite gauti pristatymą laiku, neviršydami biudžeto arba atlikti teisingai. Pasirinkite du“. Sėkmė gali apimti daugelio tikslų pasiekimą, pvz

• Klientų pasitenkinimas
• Vadovybės pasitenkinimas
• Biudžeto apribojimų laikymasis
• Būti laiku

Norėdami nustatyti, kaip įvertinsite sėkmę, užduokite šiuos klausimus:

• Ar sėkmė planuojant biudžetą reikš neviršyti pradinių sąmatų daugiau nei 10 procentų?
• Ar projektas bus svarstomas laiku, jei su juo dirbsite numatytą savaičių skaičių atėmus dviejų mėnesių laikotarpį, kai buvote sulaikytas dėl profesinės sąjungos streiko, ar bendras darbo laikas yra mažiau svarbus nei konkretaus termino laikymasis?
• Kaip išmatuosite klientų pasitenkinimą?
• Ar sėkmingas produkto pristatymas apima didelius pardavimų skaičius po pristatymo, ar projektas buvo sėkmingas tik todėl, kad jį iškėlėte?

Įdėkite projekto etapus, atspindinčius kiekvienos rūšies sėkmę. Kai pasieksite vieną, galite paglostyti savo komandai per nugarą. Žinodami, kaip atrodo sėkmė, galite motyvuoti savo komandą ten pasiekti.

Laikykitės lanksčios strategijos

Daiktai atsitinka. Niekada nebuvo projekto, kuriam nereikėtų nakvynės netikėtumams. Geros projektų vadovės bruožas yra tai, kad ji atkreipia dėmesį į šiuos pokyčius ir daro koregavimus, kad greitai su jais susidorotų.

Koreguoti blogas naujienas nėra lengva; Tiesą sakant, gali būti tikrai sunku pranešti blogas naujienas. Tačiau projekto problemos išvengimas ir viltis, kad ji tiesiog išnyks, turi bjaurų įprotį paversti dar baisesnę problemą. Šie įrankiai gali padėti išlikti budriems ir atlikti pakeitimus:

• Darbo kontūro parinktis gali padėti pakeisti darbo kontūrą į apkrovą iš priekio, atgal arba kitaip pakeisti darbo paskirstymą per užduoties trukmę.
• Naudokite užduočių inspektorių, kad pamatytumėte, kas lemia užduotį. Galite ieškoti parinkčių, pvz., pridėti išteklių, peržiūrėti užduočių priklausomybės ryšius ir naudoti rezervą.
• Įjunkite kritinio kelio formatavimą, kad pamatytumėte kritinį projekto kelią ir stebėtumėte, kiek laisvų vietų liko. Užduočių koregavimas taip, kad būtų efektyviai išnaudotas jų laisvumas, krizės metu galite išlaikyti grafiką.

Mokykitės iš savo klaidų

Viena puiki projekto „Project“ dovana yra galimybė pažvelgti atgal, kai baigsite projektą, kad galėtumėte pasimokyti iš savo klaidų. Galite peržiūrėti pradinį tvarkaraštį ir visas versijas po jo, kad pamatytumėte, kaip gerai įvertinote laiką ir pinigus, o tada išsiaiškinti, kaip tai padaryti geriau.

Naudodami projekto įrašus galite pastebėti tendencijas, kad sužinotumėte, pavyzdžiui, kur visada praleidžiate laiką arba kodėl visada skiriate per mažai laiko rinkos tyrimams ir per daug laiko klausimams bei atsakymams. Galbūt jūs visada pamirštate skirti biudžetą laikinajai pagalbai skubos laikotarpiu arba anksti per daug dirbate, kai jums reikia tik kelių žmonių.

Pasinaudokite daugybe projektų tvarkaraščių informacijos, kad sužinotumėte apie savo, kaip projektų planuotojo ir vadovo, stipriąsias ir silpnąsias puses bei patobulintumėte savo įgūdžius įgyvendindami kiekvieną projektą.