„SharePoint“ svetainės valdymas

„ Governance“ sulaukė blogo repo, iš dalies dėl jo siejimo su pastarųjų metų bankų skandalais. Žmonės girdi žodį ir tampa niūrūs bei sunerimę, ypač kai kas nors pasiūlo jiems įtakos turintį valdymą. Tačiau gerai parengtas SharePoint svetainės valdymo planas nėra skirtas žmonių ribojimui; Tiesą sakant, jame yra pakankamai detalių, kad būtų užtikrintas tam tikras nuoseklumo ir priežiūros lygis. Svetainės valdymas yra susijęs su žmonėmis, politika ir procesais, kurie kuria jūsų svetainę. Jūsų valdymas padeda išsiaiškinti, kaip pritaikyti visas geriausias naujas „SharePoint“ funkcijas.

Nesėkmė nėra išeitis (nei žiūrėjimas į šalį ir švilpimas)

Viena iš pagrindinių Microsoft SharePoint produkto tvarkyklių buvo tikslas, kad vartotojai galėtų daugiau valdyti ir konfigūruoti; „SharePoint“ buvo sukurta kaip žmonių platforma.

Ir žmonės, kaip tikriausiai pastebėjote, linkę būti nenuspėjami. Taigi SharePoint + žmogaus prigimtis = chaosas. Anksčiau ar vėliau dėl nekontroliuojamo svetainių ir antrinių svetainių gausėjimo, veiksmų atlikimo būdų, metaduomenų žymėjimo ir taikymo būdų bei dokumentų tvarkymo būdų iš tiesų bus įdiegta labai sudėtinga „SharePoint“. Bandymas nustatyti ir įgyvendinti valdymą tuo metu gali būti nusivylimo pratimas.

Tai ilgas būdas pasakyti, kad anksčiau ar vėliau turėsite spręsti valdymo klausimus. Pasinaudokite šiuo patarimu: padarykite „SharePoint“ valdymą aukštu prioritetu ir pradėkite dabar.

Gauti vadovų įpirką ir paramą

Sėkmingi valdymo planai paprastai turi gerai matomą advokatą, kuris juos palaiko ir informuoja. Taigi susiraskite vykdomąjį darbą. jie jau investavo į galingą SharePoint platformą ir tikriausiai tai palaiko funkcijas, kurios yra labai svarbios jūsų organizacijos sėkmei. Suteikite vykdomąją pagalbą ir gaukite ją, kad paskatintumėte formuoti ir dalyvauti valdymo komiteto veikloje.

Veiksmingos valdymo grupės kūrimas

IT komanda paprastai dominuoja valdymo komitetuose; jie turi valdyti serverio erdvę, dirbti su saugos grupėmis ir diegti naujas funkcijas. Tai yra pakankamai motyvacijos įforminti didžiąją dalį to, ką jie daro su SharePoint. Tačiau valdymo komitetas, kurį sudaro vien arba net didžioji dalis IT išteklių, nenuves jūsų ten, kur reikia.

Be jūsų vykdomojo rėmėjo, jūsų valdymo grupė turėtų atstovauti įvairiai:

• Įtraukite verslo atstovus. Informacijos darbuotojai, kurie dažnai naudoja „SharePoint“, gali geriausiai parengti realią valdymo politiką ir nustatyti valdymo spragas.
• Įtraukite atstovus iš bet kurios atitikties srities. Jie gali pasisakyti už valdymą, skatinantį laikytis taisyklių, turinčių įtakos jūsų verslui.
• Įdarbinkite žmones iš įmonės komunikacijos ir mokymų. Šie žmonės gali ne tik spręsti valdymą tokiose srityse kaip prekės ženklo kūrimas, bet ir padėti parengti planą, kaip viešinti valdymo sprendimus ir teikti organizacinių pokyčių valdymą, kad būtų paremti tie sprendimai.

Tinkamo lygio radimas

Nemėginkite identifikuoti ir spręsti visko, ką kas nors gali padaryti su SharePoint; numatyti apsauginius turėklus, kad nukreiptų naudotojus į tinkamus veiksmus, kuriuos reikia daryti arba vengti. Tie dalykai skiriasi priklausomai nuo organizacijos; nėra stebuklingo sąrašo, į ką kreiptis. (Didesnėms organizacijoms paprastai reikia daugiau valdymo nei mažesnėms.)

Laikui bėgant jūsų valdymo grupė atskleis sritis, kurioms reikia valdymo, ir tai padės, jei jau turėsite aiškų procesą siūlyti, įvertinti ir įgyvendinti valdymą, kai ir kur to reikia.

Jūsų, mano, mūsų: nuspręskite, kam kas priklauso

Pradėkite valdymo pastangas galvodami apie tai, kas: kas ką gali padaryti? Kas kam priklauso? Pavyzdžiui, galite pradėti nuo to, kad nustatytumėte, kas gali teikti aukščiausio lygio svetaines, o kas – antrines svetaines. Arba kas turėtų nustatyti, kur priklauso tam tikros rūšies dokumentai. Arba kas nusprendžia, kas vertas naujo turinio tipo (ir kam priklauso jo pakeitimai).

Jei turite visuotinę navigaciją, nustatykite, kas nusprendžia, kas ten vyksta. Ir taip toliau. Kas pasiūlys, kaip, kad galėtumėte tai apsvarstyti toliau.

Vienas iš mūsų mėgstamiausių valdymo pratimų yra sukurti savo valdymo grupės pagrindinį puslapį ekrane. Tada paklauskite, kas turi teisę atnaujinti puslapį. Kadangi pagrindinis puslapis paprastai nukreipia į daugybę kitų puslapių, tai natūraliai veda diskusiją į kitas portalo sritis, kurioms reikia nuosavybės.

(Pakartotinai) apsilankykite socialinių tinklų taisyklėse

Jei turite socialinės žiniasklaidos valdymo planą, jis gali būti sukurtas valdyti išorinių socialinių tinklų įrankius; jei taip yra, turite dar kartą tai peržiūrėti SharePoint kontekste.

Kai socialinė žiniasklaida, pvz., momentiniai susirašinėjimai, pradėjo plisti, daugelis įmonių reagavo blokuodamos interneto prieigą prie šių programų, baimindamosi, ką darbuotojai pasakys ir kiek laiko sugaiš jomis naudodamiesi. Panašiai į interneto diskusijų lentas ir vikius buvo žiūrima įtariai, o aplinkui kilo įvairiausių įmonių taisyklių ir nuostatų, todėl daugelis įmonių intranetų panašėjo į kalėjimus. Laikui bėgant, kai kurios įmonės keitė valdymą pagal tai, kada ir kaip darbuotojai naudojosi išoriniais socialiniais tinklais įmonės laiku arba naudojo įmonės pavadinimą. Tikslas buvo, kad visi susitelktų ties dokumentais ir duomenimis ir kuo labiau sumažintų tarpusavio mainus.

Galiausiai į ateitį mąstančios organizacijos pripažino, kad aktyvus neformalios asmenų sąveikos palengvinimas gali būti naudingas organizacijai, nes keitimasis informacija taptų veiksmingesnis, atskleidžiamas paslėptas patirties telkinys ir (beje) pripažįstama, kad žmonės yra socialūs padarai, kuriems reikia tam tikras žmogiškas kontaktas, kad darbe jaustumėtės laimingi.

„SharePoint“ integruoja realiame pasaulyje naudojamus socialinės žiniasklaidos komponentus į darbo vietą. Ir galimybė darbuotojams ne tik susisiekti su bendraamžiais, bet ir naudoti įmonės sankcionuotą įrankį (SharePoint), kad galėtų sekti bendradarbių veiklą (per tiesioginius kanalus ir „Twitter“ tipo mikrotinklaraščių būsenos atnaujinimus), keistis nuomonėmis su bendraamžiais (naudodami socialinius žymėjimus ir reitingai), o informacijos telkinys (wikis) yra reikšmingas pokytis, palyginti su išorine socialine žiniasklaida. Taigi, jei turite konkrečią socialinės žiniasklaidos valdymo politiką, peržiūrėkite ją vidinės komunikacijos kontekste. Tikriausiai pastebėsite, kad jums reikia visiškai naujos strategijos.

Dizainas ir prekės ženklas

Nesvarbu, ar „SharePoint“ yra vidinis portalas, ar vieša svetainė, sąsaja turi atspindėti jūsų įmonės įvaizdį, pateikti tam tikrą dizaino vientisumo lygį ir pateikti vartotojams nuoseklią naršymo schemą, kuri padėtų jiems orientuotis.

Jūsų valdymo plane turėtų būti nurodyta išvaizda ir pojūtis bei tai, kaip, pavyzdžiui, visuotinė naršymas, išlieka jūsų svetainėje.

Turinio vadyba

Metaduomenys, turinio tipai ir taksonomijos (o mano!) gali padėti sumažinti perteklinės, bet šiek tiek skirtingos informacijos marą.

Norėdami išnaudoti „SharePoint“ diegimo turinio valdymą, skatinkite metaduomenų ir dalykų žymėjimo nuoseklumą. Turinio tipai yra puikus būdas užtikrinti, kad pagrindinis žymų rinkinys būtų nuosekliai taikomas panašiam turiniui, todėl turinį lengviau rasti, pakartotinai naudoti ir filtruoti. Taigi nustatykite pagrindinius metaduomenis, kuriuos reikia formalizuoti naudojant turinio tipus ir pritaikyti „SharePoint“ svetainėse, tada sukurkite jų valdymą.

Pakartotinis tinklo dalių naudojimas

Viena puiki „SharePoint“ ypatybė yra tai, kad kas nors gali sukurti tikrai naudingą žiniatinklio dalį, o tada eksportuoti ir importuoti ją naudoti kur nors kitur. Daugybę trečiųjų šalių žiniatinklio dalių galima atsisiųsti iš žiniatinklio. Deja, kai kuriose žiniatinklio dalyse yra kenkėjiško kodo, kuris gali sukelti saugumo problemų arba tiesiog neveikti taip, kaip reklamuojama. Be to, net kai kurios viduje sukurtos žiniatinklio dalys gali sukelti problemų, jei leidžia vartotojams jas konfigūruoti. Kai būsite pasirengę naudoti trečiosios šalies žiniatinklio dalį, būtinai pažiūrėkite į patikimą įmonę, turinčią daug SharePoint patirties.

Prieš įtraukiant žiniatinklio dalis į „SharePoint“ svetaines, jos turi būti kontroliuojamos. Sukurkite valdymą, kaip jie tikrinami ir patvirtinami, kaip atrodo pakeitimų valdymo procesas ir kaip jie išleidžiami bei pasiekiami.

Informacijos atnaujinimas: žiniatinklio operacijų valdymas

Žiniatinklio operacijų valdymas yra jūsų SharePoint svetainių priežiūra ir maitinimas. Galbūt nesunku galvoti apie „SharePoint“ svetaines kaip apie projektus su apibrėžta pradžia, viduriu ir pabaiga. Tačiau iš tikrųjų jie yra ekologiškesni. Tinklalapiai yra tarsi gyvos būtybės, kurios laikui bėgant auga ir keičiasi. Kaip ir dekoratyvines gyvatvores, jas reikia genėti ir prižiūrėti, arba jos gana greitai tampa nekontroliuojamos.

Kuo daugiau srauto matoma jūsų svetainėje, tuo svarbiau nuolat stebėti šią priežiūrą. Žiniatinklio operacijų vadovai naudoja genėjimo žirkles, kurios formuoja „SharePoint“, kad atspindėtų strateginę įmonės viziją ir techninius tikslus, kartu užtikrindami, kad būtų atlikti tokie dalykai kaip nuorodų veikimo patikrinimas arba nesusijusio ar pasenusio turinio nustatymas ir ištrynimas. Turite paskirti žmogų su žaliu nykščiu, kuris apkarpytų ir laistytų jūsų SharePoint svetainę.