„Outlook“ el. pašto tvarkymas: aplankų išvalymas

Norint užtikrinti gerą psichinę sveikatą, būtina atsikratyti nereikalingų „Outlook“ aplankų elementų. Visa netvarka jūsų „Outlook“ gautuosiuose gali kelti nerimą. Ši informacija paaiškina dar du būdus, kaip tvarkyti „ Outlook 2019“ el. paštą ir pašalinti šiukšles iš aplankų – archyvavimą ir pašto dėžutės valymo komandą.

Senų dalykų archyvavimas „Outlook“ gautuosiuose

Kai kuriais atvejais „Outlook“ įdeda senesnius nei šešių mėnesių el. pašto pranešimus, užduotis ir susitikimus į aplanką Archyvas – specialų aplanką elementams, kurie, „Outlook“ nuomone, yra pasenę ir nebeverti saugoti. „Outlook“ iškviečia šiuos elementus siunčiant į archyvo aplanką „autoarchiving“. Elementai, kurie buvo suarchyvuoti, neprarandami amžinai. Galite juos aplankyti atidarę aplanką Archyviniai aplankai ir jo poaplankius aplanko srityje. Šie aplankai ir poaplankiai sukuriami automatiškai, kai pirmą kartą archyvuojate elementus.

Archyvavimas – tai būdas pašalinti nebesvarbius el. pašto aplankus, užduočių sąrašus ir kalendorių. Kaip ir kada elementai archyvuojami, priklauso nuo jūsų. Norėdami archyvuoti elementus, galite juos archyvuoti patys, nustatyti numatytąjį archyvavimo taisyklių rinkinį, taikomą visiems aplankams, arba, jei aplankui reikia skirti ypatingą dėmesį ir jam neturėtų būti taikomos numatytosios archyvavimo taisyklės, nustatyti tam specialias taisykles. aplanką. Kiekvienas aplankas gali turėti savo archyvavimo taisyklių rinkinį arba jam gali būti taikomos numatytosios taisyklės.

Norėdami nurodyti „Outlook“, kaip archyvuoti senus dalykus:

• Numatytųjų archyvavimo taisyklių nustatymas: skirtuke Failas pasirinkite Parinktys, kad atidarytumėte dialogo langą „Outlook“ parinktys. Tada skirtuke Išsamiau spustelėkite mygtuką Automatinio archyvavimo nustatymai. Pamatysite dialogo langą Automatinis archyvavimas.
• Konkretaus aplanko taisyklių nustatymas: pasirinkite aplanką, eikite į skirtuką Aplankas ir spustelėkite mygtuką Automatinio archyvavimo nustatymai. Pamatysite dialogo lango Ypatybės skirtuką Automatinis archyvavimas, kaip parodyta

Numatytųjų archyvavimo taisyklių (kairėje) ir aplanko taisyklių (dešinėje) nustatymas.

Numatytosios archyvavimo taisyklės programoje „Outlook“.

Dialogo lange Automatinis archyvavimas suderinkite šias parinktis, kad nustatytumėte numatytąsias archyvavimo taisykles:

• Vykdyti automatinį archyvavimą kiekvieną: įveskite skaičių, kad nurodytumėte „Outlook“, kaip dažnai archyvuoti elementus.
• Raginti prieš paleidžiant archyvą: jei pažymėtas šis žymės langelis, prieš pradėdami archyvuoti pamatysite pranešimo laukelį ir, jei norite, galite atsisakyti archyvuoti, pranešimo laukelyje pasirinkę Ne.
• Ištrinti pasibaigusius elementus (tik el. pašto aplankams): pažymėkite šį žymės langelį, jei norite ištrinti visus el. laiškus pasibaigus nustatytam laikotarpiui.
• Archyvas arba ištrinti senus elementus: Panaikinti šią parinktį, jei ne norite archyvuoti daiktais.
• Rodyti archyvo aplanką aplankų sąraše: pasirinkite šią parinktį, jei aplanko srityje norite išsaugoti archyvuotą aplanko versiją. Suarchyvuoti elementai saugomi šiame aplanke, kad galėtumėte juos peržiūrėti.
• Išvalyti senesnius nei elementus: pasirinkite ribinį laikotarpį, po kurio norite archyvuoti elementus.
• Perkelti senus elementus į: Spustelėkite mygtuką Naršyti ir pasirinkite aplanką, jei norite išsaugoti archyvo failą tam tikroje vietoje.
• Visam laikui ištrinti senus elementus: pasirinkite šią parinktį, jei norite ištrinti, o ne archyvuoti senus elementus.

„Outlook“ aplanko archyvavimo taisyklės

Dialogo lange Ypatybės pasirinkite vieną iš šių parinkčių, kad nustatytumėte konkretaus aplanko archyvavimo taisykles:

• Nearchyvuoti šio aplanko elementų: pasirinkite šią parinktį, jei aplanke esančių elementų neverta archyvuoti.
• Archyvuoti elementus šiame aplanke naudojant numatytuosius nustatymus: pasirinkite šią parinktį, jei norite atidėti numatytąsias aplanko archyvavimo taisykles.
• Archyvuoti šį aplanką naudojant šiuos nustatymus: pasirinkite šią parinktį, kad nustatytumėte aplanko archyvavimo taisykles.
• Išvalyti senesnius nei elementus: pasirinkite laikotarpį, kuriam pasibaigus bus archyvuojami aplanke esantys elementai.
• Perkelti senus elementus į numatytąjį archyvo aplanką: pasirinkite šią parinktį, jei norite perkelti elementus į aplanką, kurį pasirinkote kaip numatytąjį.
• Perkelti senus elementus į: spustelėkite mygtuką Naršyti ir pasirinkite aplanką, jei norite išsaugoti archyvuotus elementus konkrečioje vietoje.
• Visam laikui ištrinti senus elementus: pasirinkite šią parinktį, jei norite ištrinti, o ne archyvuoti šio aplanko elementus.

Be archyvavimo, dar vienas būdas automatiškai pašalinti „bric-a-brac“ yra taisyklių vedlio pranašumai, siekiant ištrinti tam tikros rūšies el. laiškus, kai jie ateina.

Vykdoma „Outlook“ pašto dėžutės valymo komanda

Pašto dėžutės valymo komanda yra universali komanda, skirta rasti el. laiškus, archyvuoti elementus, ištrinti elementus ir ištrinti alternatyvias elementų versijas. Norėdami naudoti komandą, eikite į skirtuką Failas, pasirinkite Informacija, spustelėkite mygtuką Įrankiai ir pasirinkite Pašto dėžutės valymas. Pamatysite dialogo langą Pašto dėžutės valymas. Dialogo lange pateikiamas greitas įėjimas į šias skirtingas „ Outlook“ užduotis :

• Norėdami pamatyti, kiek vietos diske užima aplankai: spustelėkite mygtuką Peržiūrėti pašto dėžutės dydį ir dialogo lange Aplanko dydis atkreipkite dėmesį į aplankų dydžius.
• Elementų paieška: pasirinkite parinkčių mygtuką, norėdami rasti elementus, senesnius nei tam tikras dienų skaičius arba didesnius nei tam tikras kilobaitų skaičius, įveskite dienų arba kilobaitų skaičių ir spustelėkite mygtuką Rasti. Jūs patenkate į dialogo langą Išplėstinė paieška.
• Elementų archyvavimas: spustelėkite mygtuką Automatinis archyvavimas, kad suarchyvuotumėte elementus aplankuose.
• Ištrintų elementų aplanko ištuštinimas : Spustelėkite mygtuką Ištuštinti, kad ištuštintumėte aplanką Ištrinti elementai.
• Ištrinkite visas alternatyvias elementų versijas: spustelėkite Ištrinti, jei el. paštu siunčiate per Exchange serverio paskyrą ir norite ištrinti alternatyvias elementų versijas, kurios buvo sukurtos sinchronizuojant.

Pašto dėžučių iškraustymas.