„Outlook“ aplankų archyvavimas

Kai kuriais atvejais „Outlook“ įdeda senesnius nei šešių mėnesių el. pašto pranešimus, užduotis ir susitikimus į aplanką Archyvas – specialų aplanką elementams, kurie, „Outlook“ nuomone, yra pasenę arba neverti saugoti. „Outlook“ iškviečia šiuos elementus siųsdama šiuos elementus į archyvo aplanką, automatinį archyvavimą. Tačiau elementai, kurie „Outlook“ archyvuose neprarandami amžinai. Galite juos aplankyti atidarę aplanką Archyvas ir jo poaplankius aplankų sąraše. „Outlook“ automatiškai sukuria aplanką Archyvas ir jo poaplankius, kai pirmą kartą archyvuojate elementus.

Galite nuspręsti, kaip ir kada „Outlook“ archyvuoja elementus. Norėdami archyvuoti elementus, nustatote numatytąjį archyvavimo taisyklių rinkinį, taikomą visiems aplankams, o jei aplankui reikia skirti ypatingą dėmesį (ty nenorite, kad jam būtų taikomos numatytosios archyvavimo taisyklės), galite nustatyti tam specialias taisykles. aplanką. Kiekvienas aplankas gali turėti savo archyvavimo taisyklių rinkinį arba jam gali būti taikomos numatytosios taisyklės.

Norėdami nurodyti „Outlook“, kaip archyvuoti senus dalykus, pradėkite rodydami automatinio archyvavimo dialogo langą:

• Numatytųjų archyvavimo taisyklių nustatymas: pasirinkite Įrankiai –> Parinktys ir dialogo lange Parinktys pasirinkite skirtuką Kita. Spustelėkite mygtuką Automatinis archyvavimas.

• Konkretaus aplanko taisyklių nustatymas: dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite aplanką ir pasirinkite Ypatybės arba parodykite aplanką ir pasirinkite Failas –> Aplankas –> Aplanko pavadinimo ypatybės. Tada dialogo lange Ypatybės pasirinkite skirtuką Automatinis archyvavimas. (Kadangi jokia data nesusieta su kontaktų aplanko elementais, negalite automatiškai archyvuoti vardų ir adresų.)

Derėtis dėl šių parinkčių, kad nustatytumėte numatytąsias archyvavimo taisykles:

• Vykdyti automatinį archyvavimą kiekvieną: įveskite skaičių, kad nurodytumėte „Outlook“, kaip dažnai archyvuoti elementus.

• Raginti prieš paleidžiant archyvą: jei pažymėsite šį žymės langelį, prieš pradėdami archyvavimą pamatysite pranešimo laukelį ir, jei norite, galite atsisakyti archyvuoti, pranešimo laukelyje pasirinkę Ne.

• Ištrinti pasibaigusius elementus (tik el. pašto aplankams): pažymėkite šį žymės langelį, jei norite ištrinti visus el. laiškus pasibaigus laikotarpiui.

• Archyvuoti arba ištrinti senus elementus: panaikinkite šios parinkties pasirinkimą, jei nenorite archyvuoti elementų.

• Rodyti archyvo aplanką aplankų sąraše: pasirinkite šią parinktį, jei norite išlaikyti aplanką Archyvas aplankų sąraše. Šiame aplanke yra archyvuotų elementų.

• Išvalyti senesnius nei elementus: pasirinkite ribinį laikotarpį, po kurio norite archyvuoti elementus.

• Perkelti senus elementus į: Spustelėkite mygtuką Naršyti ir pasirinkite aplanką, jei norite išsaugoti archyvo failą tam tikroje vietoje.

• Visam laikui ištrinti senus elementus: pasirinkite šią parinktį, jei norite ištrinti, o ne archyvuoti senus elementus.

Pasirinkite vieną iš šių parinkčių, kad nustatytumėte konkretaus aplanko archyvavimo taisykles:

• Nearchyvuoti šio aplanko elementų: pasirinkite šią parinktį, jei aplanke esančių elementų neverta archyvuoti.

• Archyvuoti elementus šiame aplanke naudojant numatytuosius nustatymus: pasirinkite šią parinktį, jei norite atidėti numatytąsias aplanko archyvavimo taisykles.

• Archyvuoti šį aplanką naudojant šiuos nustatymus: pasirinkite šią parinktį, kad nustatytumėte aplanko archyvavimo taisykles.

• Išvalyti senesnius nei elementus: pasirinkite laikotarpį, kuriam pasibaigus bus archyvuojami aplanke esantys elementai.

• Perkelti senus elementus į: spustelėkite mygtuką Naršyti ir pasirinkite aplanką, jei norite išsaugoti archyvuotus elementus konkrečioje vietoje.

• Visam laikui ištrinti senus elementus: pasirinkite šią parinktį, jei norite ištrinti, o ne archyvuoti šio aplanko elementus.

Periodiškai sutankinkite failą, kuriame saugote „Outlook“ duomenis, kad sumažintumėte failą ir gautumėte daugiau vietos standžiajame diske. Norėdami sutankinti Outlook duomenų failą, atlikite šiuos veiksmus:

1. Pasirinkite Failas –> Duomenų failų valdymas.

2. „Outlook“ duomenų failų dialogo lange pasirinkite Asmeniniai aplankai.

3. Spustelėkite mygtuką Nustatymai.

Pasirodo asmeninio aplanko dialogo langas.

4. Pasirinkite mygtuką Suspausti dabar.

„Outlook“ failo sutankinimas gali užtrukti, jei faile yra duomenų.