„Outlook 2019“, skirta „LuckyTemplates“ kodams

El. laiškų siuntimas niekada nebuvo toks paprastas, kaip naudojant „Outlook 2019“. Pastebėsite pažįstamą juostelės sąsają ir vis tiek rasite visas pamėgtas „Outlook“ funkcijas, taip pat kai kurias naujas. Naudokite šį patogų „Cheat Sheet“ ir raskite puikių patarimų ir sparčiųjų klavišų, kurie padės išnaudoti visas „Outlook“ galimybes.

10 patarimų, kaip naudoti „Outlook 2019“ pašto modulį

Sureguliuokite stulpelius ir sritis. Stulpeliai gautuosiuose ir kitose pašto vietose yra reguliuojami. Norėdami išplėsti stulpelį, perkelkite pelės žymeklį tarp dviejų stulpelių antraščių ir vilkite, kad pakeistumėte kairėje esančios antraštės plotį. Taip pat galite koreguoti santykinius naršymo srities, laiškų sąrašo ir skaitymo sričių dydžius; tiesiog užveskite pelės žymeklį ant pertvaros tarp langų ir vilkite.

Pasirinkite, kurie stulpeliai bus rodomi. Galite tinkinti el. pašto aplankuose rodomus stulpelius. Skirtuke Rodinys spustelėkite Pridėti stulpelius, kad pasiektumėte dialogo langą Rodyti stulpelius ir pridėkite arba pašalinkite stulpelius.

Atidarykite pranešimą atskirame lange. Kartais naudinga skaityti pranešimą skaitymo srityje, bet kartais galbūt norėsite matyti pranešimą didesnėje erdvėje. Dukart spustelėkite pranešimą, kad atidarytumėte jį naujame lange, arba pažymėkite jį, tada skirtuke Rodinys spustelėkite Atidaryti naujame lange.

Uždarykite visus atidarytus elementus. Tai yra spartusis klavišas, kai vienu metu atidaryta daug skirtingų pranešimų ar kitų elementų. Norėdami juos visus uždaryti vienu metu, skirtuke Rodinys spustelėkite Uždaryti visus elementus.

Grupuokite pranešimus pagal pokalbį. Jei tam tikra tema buvo daug pirmyn ir atgal siunčiamų pranešimų, galite lengvai peržiūrėti visus susijusius pranešimus vienu metu. Skirtuke Rodinys pažymėkite žymės langelį Rodyti kaip pokalbius ir spustelėkite Šis aplankas. Tada naudokite mygtuko „Pokalbių nustatymai“ išskleidžiamąjį meniu, kad sureguliuotumėte, kaip atrodo pokalbių gijos.

Pasiekite išplėstinius peržiūros nustatymus. Yra daugiau būdų koreguoti pašto modulio vaizdą, nei tikriausiai įsivaizdavote. Norėdami juos pasiekti, skirtuke Rodinys atidarykite išdėstymo grupės galeriją ir jos meniu pasirinkite Rodinio parametrai. Atsidaro dialogo langas Išplėstiniai rodinio nustatymai. Iš čia galite pasiekti stulpelius, grupes, rūšiavimo filtravimą, sąlyginį formatavimą ir kt.

Pasirinkite mėgstamiausius aplankus. Norėdami, kad aplanko nuoroda būtų rodoma Parankinių srityje, esančioje pašto modulio naršymo srities viršuje, nuvilkite jį ten iš apatinės naršymo srities dalies. Taip pat galite dešiniuoju pelės mygtuku spustelėti aplanką ir pasirinkti Rodyti parankiniuose.

Filtruoti el. Ar kada nors bandėte naršyti gautuosius, ieškodami tam tikros vėliavėlės ar kategorijos pranešimų arba priedų? Skirtuke Pagrindinis galite spustelėti Filtruoti el. paštą ir pasirinkti kriterijų, pagal kurį norite greitai filtruoti. Pavyzdžiui, pasirinkus Priedus rodomi tik pranešimai, kuriuose yra priedų. Taip pat galite filtruoti įvesdami paieškos žodį ar frazę laukelyje Ieškoti dabartinės pašto dėžutės virš laiškų sąrašo.

Atsakykite į pristatymo užklausas arba skaitykite kvitus. Kai kurie pranešimai pateikiami su prašymu patvirtinti, kad juos gavote arba perskaitėte. Kai kuriems žmonėms tai naudinga; kiti mano, kad tai įkyru arba nemandagu. Galite nustatyti savo nuostatas, kas bus, kai gausite tokį prašymą. Pasirinkite Failas, Parinktys, spustelėkite Paštas ir slinkite žemyn į sekciją. Skiltyje Dėl bet kokio gauto pranešimo, kuriame yra skaitymo kvito užklausa, pasirinkite savo nuostatą: Visada siųskite skaitymo kvitą, niekada jo nesiųskite ir neklauskite kiekvieną kartą.

Naudokite raštinės reikmenis. „Outlook“ raštinės reikmenų funkcija nėra puiki verslui, nes ji prideda prie pranešimo nereikalingos grafikos ir dauguma verslo žmonių mano, kad tai neprofesionalu. Tačiau asmeniniam naudojimui jis gali suteikti smagų, įnoringą prisilietimą. Pasirinkite Failas, Parinktys ir spustelėkite Paštas. Spustelėkite Kanceliarinės prekės ir šriftai, tada dialogo lange Parašai ir raštinės reikmenys nustatykite raštinės reikmenis. Pabandykite spustelėti mygtuką Tema, kad pradėtumėte nuo temos. Nustatę temą, kurdami naują žinutę, įsitikinkite, kad skirtuke Format Text (teksto formatavimas) pasirinktas HTML, nes raštinės reikmenys veikia tik su HTML formato žinutėmis.

10 patarimų, kaip naudoti „Outlook 2019“ kalendoriaus modulį

Pakeiskite numatytąjį priminimo garsą. Kai pasirodys priminimas, išgirsite garsą (jei garsas įjungtas, žinoma). Pagal numatytuosius nustatymus tai garsas, vadinamas priminimo.wav, kuris pateikiamas kartu su „Outlook“. Galite pakeisti į kitą garsą. Pasirinkite Failas, Parinktys, spustelėkite Išsamiau, o skiltyje Priminimai spustelėkite mygtuką Naršyti ir pasirinkite kitą garso failą.

Pakartoti priminimus. Jei netyčia uždarėte langą Priminimai, galite jį atidaryti iš naujo. Skirtuko Rodinys grupėje Langas spustelėkite Priminimų langas.

Įtraukite šventes į kalendorių. Kada kitais metais Velykos? Padėkos diena? Outlook žino. Bet jis jums nepasakys, nebent jūs paprašysite. „Outlook“ pagal numatytuosius nustatymus kalendoriuose nerodo švenčių, nes jos priklauso nuo vietovės. Tačiau galite juos pridėti, jei norite. Pasirinkite Failas, Parinktys ir spustelėkite Kalendorius, tada skiltyje Kalendoriaus parinktys spustelėkite Pridėti šventes. Pasirinkite šalį, kurioje esate, ir spustelėkite Gerai.

Padarykite kalendoriaus kopiją. Norėdami nukopijuoti kalendorių, skirtuke Aplankas spustelėkite mygtuką Kopijuoti kalendorių. Tada pasirinkite kopijos vietą. Tai galite padaryti norėdami sukurti naują kalendorių, kuriame būtų visi pagrindinio kalendoriaus elementai, tada pridėti arba pašalinti elementus ir bendrinti juos su kitais.

Darbas su keliomis laiko juostomis. Galite nustatyti papildomas laiko juostas ir priskirti joms reikšmingas etiketes, kurios gali padėti planuoti. Pasirinkite Failas, Parinktys, spustelėkite Kalendorius ir skiltyje Laiko juostos įveskite pagrindinės laiko juostos etiketę ir pasirinkite zoną. Galite pažymėti žymės langelius Rodyti antrą laiko juostą ir Rodyti trečią laiko juostą ir pažymėti juos.

Pakeiskite kalendoriaus spalvą. Kiekvienas kalendorius naudoja skirtingą skirtuką, antraštes ir elementus, todėl galite juos atskirti, jei vienu metu peržiūrite daugiau nei vieną kalendorių. Norėdami pakeisti kalendoriaus spalvą, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite jo skirtuką, tada pasirinkite Spalva ir pasirinkite spalvą. Taip pat galite tiesiog parodyti kalendorių ir skirtuke Rodinys spustelėti mygtuką Spalva.

Sureguliuokite laiko skalę. Kalendoriaus rodiniuose, kuriuose rodomas atskiras laikas, pvz., diena ir savaitė, galite pakeisti laiko skalę, kad kalendorius būtų sutrauktas arba išplėstas. Skirtuke Rodinys spustelėkite Laiko skalė ir pasirinkite intervalą, kurį turi atspindėti kiekviena kalendoriaus eilutė.

Nustatykite darbo valandas. Pagal numatytuosius nustatymus „Outlook“ laiko „darbo valandomis“ nuo 9:00 iki 18:00 nuo pirmadienio iki penktadienio, o sekmadienį – pirmą savaitės dieną. Galite tai pakeisti, kad atitiktumėte skirtingus pamainas ir tvarkaraščius. Pasirinkite Failas, Parinktys ir spustelėkite Kalendorius, tada pakeiskite nustatymus skyriuje Darbo laikas.

Parodyk orą ar ne. Ar pastebėjote, kad „Outlook“ rodo vietinį orą kalendoriaus viršuje? Jei jums tai nepatinka, galite jį išjungti. (Taip pat galite pakeisti tarp Farenheito ir Celsijaus.) Pasirinkite Failas, Parinktys, spustelėkite Kalendorius ir skiltyje Orai pažymėkite arba išvalykite Rodyti orą kalendoriuje ir pasirinkite temperatūros skalę.

Kalendoriuje paleiskite „Outlook“. Pagal numatytuosius nustatymus „Outlook“ paleidžiama gautuosiuose. Norėdami pradėti naudoti Kalendoriaus modulį, pasirinkite Failas, Parinktys ir spustelėkite Išsamiau. „Outlook“ skiltyje Pradėti ir išeiti spustelėkite Naršyti, tada spustelėkite Kalendorius.

10 patarimų, kaip naudoti „Outlook 2019“ žmonių modulį

Nurodykite asmens vardo dalis. Kai kuriate naują kontaktą, bet koks vardas, kurį įvedėte laukelyje Visas vardas, automatiškai išanalizuojamas į atskirus pavadinimus, Pirmąjį, Vidurinį, Pavargį ir Priesagą. „Outlook“ ne visada puikiai atlieka šį darbą. Kurdami naują kontaktą spustelėdami mygtuką Visas vardas, galite pasiekti dialogo langą, kuriame galite įvesti kiekvieną iš šių duomenų.

Nustatykite Failo kaip tvarką. Adresato parametras Failas kaip nustato jo tvarką abėcėlės tvarka. Pagal numatytuosius nustatymus tai yra Pavardė, Vardas, bet galite tai pakeisti. Pavyzdžiui, galbūt norėsite, kad įmonė būtų rodoma pagal įmonės pavadinimą, o ne jūsų kontaktinio asmens pavardę. Nustatykite parametrą Failas kaip atskiram kontaktui jo įraše dukart spustelėdami jį programoje Žmonės ir pasirodžiusiame lange pakeisdami jo nustatymą Failas kaip.

Sukurkite vizitinės kortelės maketą. Numatytąjį kortelės dizainą, rodomą vizitinės kortelės rodinyje, galima keisti. Atidarykite kontaktą atskirame lange, tada skirtuke Kontaktas spustelėkite mygtuką Vizitinė kortelė ir dialogo lange Redaguoti vizitinę kortelę dirbkite, kad pakeistumėte kortelės dizainą ir joje esančius laukus.

Naudokite daugiau laukų. Laukai, kurie pagal numatytuosius nustatymus rodomi adresatui, kai jį atidarote jo lange, yra tik galimų laukų poaibis. Norėdami pamatyti daugiau laukų, atidarykite kontaktą, tada skirtuke Kontaktas spustelėkite Išsami informacija. Kai kurie papildomi laukai apima slapyvardį, vadovo vardą, sutuoktinį / partnerį, gimimo dieną ir sukaktį.

Pradėkite naują kontaktą pagal esamą. Jei turite kelis kontaktus, kurie visi dirba toje pačioje įmonėje, daugelis laukų greičiausiai bus vienodi, pvz., pašto adresas ir tinklalapio adresas. Norėdami sutaupyti laiko, galite užmegzti naują kontaktą pagal esamą. Atidarykite esamą kontaktą atskirame lange, tada skirtuke Kontaktas spustelėkite apatinę mygtuko Įrašyti ir naujas dalis, kad atsirastų meniu. Tame meniu pasirinkite Kontaktai iš tos pačios įmonės.

Į kontaktų užrašus įtraukite ne tekstinį turinį. Atidarykite kontaktą atskirame lange ir spustelėkite Pastabų srityje. Skirtuke Įterpimas rasite daugybę turinio, kurį galite įterpti į pastabų sritį, pasirinkimų, įskaitant paveikslėlius, figūras, piktogramą, diagramas, „SmartArt“, lygtis, simbolius ir „WordArt“.

Pažymėkite kontaktą kaip privatų. Galbūt jūsų kontaktų sąraše yra kontaktų, kurių nenorėtumėte bendrinti. Jei norite, kad konkretus kontaktas nebūtų bendrinamas, atidarykite kontaktą atskirame lange ir skirtuke Kontaktai spustelėkite Privatus.

Peržiūrėkite kieno nors kito bendrinamus kontaktus. Savo kontaktus galite bendrinti naudodami skirtuko Pagrindinis mygtuką Bendrinti kontaktus. Norėdami peržiūrėti kieno nors kito bendrinamus kontaktus, spustelėkite mygtuką Atidaryti bendrinamus kontaktus (skirtuke Pagrindinis), tada spustelėkite mygtuką Vardas ir pasirinkite asmenį, kurio kontaktus norite matyti. Jei tas asmuo bendrino savo kontaktų aplanką, galėsite jį naršyti (atėmus tuos, kuriuos jis pažymėjo kaip privatų). Akivaizdu, kad tai geriausiai veikia verslo aplinkoje, kur visi yra tame pačiame pašto arba SharePoint serveryje.

Patikrinkite, ar nepasikartoja kontaktai. Ar nebūtų puiku, jei „Outlook“ praneštų, jei bandysite sukurti naują kontaktą asmeniui, kuris jau yra jūsų sąraše? Jūs galite tai padaryti. Pasirinkite Failas, Parinktys ir spustelėkite Žmonės. Skiltyje Vardai ir failai pažymėkite žymės langelį Tikrinti, ar nėra dublikatų išsaugant naujus kontaktus.

Sukurkite naują rodinį. Skirtuke Pagrindinis atidarykite esamo rodinio galeriją ir pasirinkite Tvarkyti rodinius. Iš ten galite sukurti savo pasirinktinį vaizdą. Pradėkite pasirinkdami esamą rodinį ir spustelėdami Kopijuoti. Tada pasirinkite kopiją ir spustelėkite Keisti. Jūsų naujas vaizdas bus rodomas dabartinėje Rodinių galerijoje kartu su standartiniais rodiniais, pvz., Vizitinė kortelė, Telefonas ir Sąrašas.

5 patarimai, kaip naudoti „Outlook 2019“ pastabų modulį

Pakeiskite užrašų spalvas. Lipnieji lapeliai nebūtinai turi būti geltoni. Norėdami pakeisti užrašo spalvą, pakeiskite jo kategoriją. Pasirinkite jį, tada skirtuke Pagrindinis spustelėkite Kategorizuoti ir pasirinkite kitą spalvą. Tai pakeičia užrašo spalvą piktogramos rodinyje ir visuose kituose rodiniuose, kuriuose jis rodomas kaip spalvotas lipnus lapelis.

Persiųsti pastabą. Norėdami išsiųsti pastabą kam nors kitam el. paštu, pasirinkite pastabą ir skirtuke Pagrindinis spustelėkite Persiųsti. Tada susisiekite ir išsiųskite el. laišką kaip įprastai. Jei gavėjas turi „Outlook“, jis arba ji gali atidaryti ir peržiūrėti pastabą.

Rūšiuoti ir filtruoti dabartinį užrašų rodinį. Norėdami pakeisti užrašų rodymo būdą, galite keisti rodinį, kaip ir kituose moduliuose. Skirtuke Pagrindinis atidarykite esamo rodinio grupės galeriją ir pasirinkite Tvarkyti rodinius. Pasirinkite Dabartiniai rodinio parametrai, tada spustelėkite Keisti. Spustelėkite Rūšiuoti, kad pakeistumėte rūšiavimo tvarką, arba Filtruoti, jei norite filtruoti sąrašą. Jei apsigalvosite dėl pakeitimų, spustelėkite Iš naujo nustatyti dabartinį vaizdą.

Padarykite užrašus didesnius ar mažesnius. Peržiūrėdami užrašus piktogramos rodinyje, skirtuke Rodinys spustelėkite Didelės piktogramos arba Mažos piktogramos, kad perjungtumėte dvi parinktis. (Tačiau perspėkite: jums nepatiks mažų piktogramų rodinys. Jis netvarkingas ir prarandate piktogramų spalvas.) Sąrašo rodinys, taip pat pasiekiamas skirtuke Rodinys, užrašai rodomi kaip vieno stulpelio sąrašas.

Pakeiskite atidaryto užrašo dydį. Kai dukart spustelite užrašą, jis atsidaro atskirame lipniųjų lapelių lange. Galite vilkti šio lango kampą, kad pakeistumėte jo dydį, kad galėtumėte matyti daugiau užrašo neslinkdami (jei tai ilgas užrašas).

3 patarimai, kaip tvarkyti „Outlook 2019“ duomenų failus

Archyvuokite seną informaciją. Duomenų failai gali greitai išaugti iki gigabaitų. Laikui bėgant didelis duomenų failas gali tapti nepatogus, todėl „Outlook“ paleidžiama ir išsijungia lėčiau. Galbūt norėsite archyvuoti senus pranešimus ir elementus į atskirą failą, kurį galėsite pasiekti, jei reikia. Norėdami archyvuoti failus, spustelėkite Failas, tada spustelėkite mygtuką Įrankiai. Spustelėkite Išvalyti senus elementus. Pasirinkite, kurį (-ius) aplanką (-ius) archyvuoti, tada lauke Archyvuoti senesni nei elementai nustatykite datos slenkstį. Pasirinkite archyvo failo vietą arba sutikite su numatytuoju (kuri yra ta pati vieta kaip ir pagrindinis „Outlook“ duomenų failas, bet pavadintas Archyvas).

Išvalykite pašto dėžutę. Pašto dėžutės valymas yra pažangesnis ir sudėtingesnis nei paprasta archyvavimo operacija. Naudodami pašto dėžutės valymą galite rasti elementus, senesnius nei tam tikras dienų skaičius arba didesni nei tam tikras kilobaitų skaičius. Norėdami automatizuoti archyvavimo procesą, galite naudoti automatinį archyvavimą ir ištuštinti aplanką Ištrinti elementai. Norėdami pradėti, spustelėkite Failas, spustelėkite Įrankiai ir Pašto dėžutės valymas.

Bendrinkite „Outlook“ su kitais vartotojais.Kai bendrinate kompiuterį ir kiekvienas asmuo turi savo „Windows“ prisijungimą, jums nereikia jaudintis dėl „Outlook“ kryžminimo; kai kiekvienas iš jūsų paleidžia „Outlook“, gaunate savo privačią pašto dėžutę ir duomenų failą. Tačiau jei du ar daugiau žmonių naudojasi tuo pačiu prisijungimu, jie nebūtinai turi bendrinti vieną „Outlook“ duomenų rinkinį. Šiuo atveju svarbiausia yra sukurti papildomus profilius programoje „Outlook“. Spustelėkite Failas, Paskyros nustatymai ir Tvarkyti profilius. Sukurkite naują profilį dialogo lange Paštas spustelėdami Pridėti ir užpildydami prašomą informaciją. Tada dialogo lange Paštas galite pasirinkti Raginti naudoti profilį, jei norite, kad „Outlook“ kiekvieną kartą atidarius paklaustų, kurį vartotoją įkelti. Arba galite pasirinkti Visada naudoti šį profilį ir tada pasirinkti tą, kurį norite naudoti. Norėdami perjungti profilius, jei neprašėte „Outlook“ paraginti jus paleidžiant, pasirinkite Failas, Paskyros nustatymai, Keisti profilį. „Outlook“ bus paleista iš naujo ir paklaus, kurį profilį įkelti.

„Outlook 2019“ spartieji klavišai

Kai kurias užduotis galite atlikti daug greičiau naudodami sparčiuosius klavišus. Šiose lentelėse yra keletas patogių nuorodų, kurios padės jums dirbti efektyviau.