„Outlook 2007“ pranešimų tvarkymas

Niekas gauna mažai tiek elektroniniu paštu nebėra. Jei gausite vieną pranešimą, gausite jų daugybę. Laimei, „Outlook 2007“ siūlo daugybę skirtingų būdų, kaip sutvarkyti tą pranešimų netvarką, kad turėtumėte galimybę išsiaiškinti, kas svarbu, o kas gali laukti.

Kai „Outlook“ nustatyta rodyti skaitymo sritį dešinėje ekrano pusėje (pasirinkite Rodinys –> Skaitymo sritis –> Dešinėn), pranešimų sąrašo viršuje matote du mygtukus:

• Išdėstytas mygtukas: šis kairysis mygtukas apibūdina sistemą, kurią „Outlook“ naudoja jūsų pranešimams tvarkyti.

• Išsamios informacijos mygtukas: dešinėje mygtuko Išdėstyti pagal mygtuką yra kitas mygtukas su etikete, kurioje pateikiama šiek tiek informacijos apie šiuo metu „Outlook“ naudojamą išdėstymą. (Pavyzdžiui, jei jūsų pranešimai šiuo metu yra išdėstyti pagal datą, dešinėje esantis mygtukas sako „Naujausi viršuje“ arba „Seniausi viršuje“.)

Norėdami pakeisti būdą, kaip „Outlook“ tvarko pranešimus, tiesiog spustelėkite mygtuką „Išdėstyti“, kad būtų parodytas visų galimų naudoti išdėstymo nuorodų meniu.

„Outlook“ siūlo šiuos susitarimus:

• Data: labiausiai paplitęs būdas tvarkyti pranešimus yra pagal datą. Kai pirmą kartą nustatote „Outlook“, jūsų pranešimai bus išdėstyti taip. Spustelėkite dešinėje esantį mygtuką, kad pakeistumėte naujausius pranešimus viršuje ir seniausius pranešimus viršuje.

• Pokalbis: ši tvarka sugrupuoja tos pačios temos pranešimus. Jei su kuo nors keičiatės žinutėmis apie konkretų projektą ar idėją, galite pasirinkti pokalbio išdėstymą, kad galėtumėte sekti pokalbio giją.

• Nuo: Kaip galite spėti, ši tvarka sutvarko pranešimų rinkinį pagal asmenį, iš kurio buvo išsiųstas pranešimas.

• Kam: dauguma gaunamų žinučių yra skirtos jums, bet ne visada. Kartais gaunate pranešimus, skirtus žmonių sąrašui, todėl jūsų vardas nerodomas pranešimo eilutėje Kam. Šis išdėstymas atskiria jūsų pranešimus pagal tai, ar jūsų vardas yra kiekvieno pranešimo eilutėje Kam.

• Aplankas: kai žiūrite pranešimus paieškos aplanke, jūsų žiūrimi pranešimai iš tikrųjų gali būti įvairiuose skirtinguose aplankuose. Jei norite tiksliai žinoti, kuriame aplanke yra kiekvienas pranešimas, naudokite aplankų išdėstymą.

• Kai peržiūrite gautuosius, aplanko išdėstymas nepasiekiamas; tai tik paieškos aplankams.

• Dydis: kai kuriuose el. laiškuose yra nuotraukų, muzikos ir visokių sunkių failų, kurie tikrai gali užkimšti jūsų įmonės el. pašto serverius. Taigi, kai sistemos administratorius paprašys sumažinti gautuosius, naudokite šią funkciją, kad nustatytumėte ir ištrintumėte pranešimus, kurių svoris yra didžiausias.

• Tema: ši tvarka sujungia pranešimus, kurių tema ta pati.

• Tipas: ne kiekvienas elementas, kuris patenka į gautuosius, yra paprastas pranešimas; taip pat galite gauti kvietimus į susitikimą, užduočių užklausas ir visokius kitus daiktus. Jei norite atskirti pranešimus nuo susitikimo užklausų, perjunkite į tipo išdėstymą.

• Priedas: eidami į gautuosius galbūt neieškote pranešimo, galbūt ieškote priedo. Tvarkydami pranešimus pagal priedus, pirmiausia galite ištirti labiausiai tikėtinus įtariamuosius.

• El. pašto paskyros: kartais norite sužinoti, iš kurio adreso atėjo pranešimas arba kokius pranešimus išsiuntėte konkrečiu adresu. Taikant šį susitarimą, „Outlook“ rodo tik jus dominančių paskyrų pranešimus.

• Jei norite matyti tik vienu adresu išsiųstus pranešimus, pasirinkite el. pašto paskyrų išdėstymą ir spustelėkite minuso ženklą (–) šalia paskyrų, kurių nenorite matyti, pavadinimų.

• Svarba: kai pirmiausia norite pamatyti labai svarbius pranešimus, naudokite šį išdėstymą.

• Kategorijos: galite priskirti kategorijas bet kuriam pranešimui, kurį siunčiate, o kartais kiti žmonės gali priskirti kategorijas jūsų siunčiamiems pranešimams. Norėdami pamatyti, kuris pranešimas priklauso kuriai kategorijai, naudokite kategorijų išdėstymą.

• Prieinamumas: Pasiekiamumo nustatymas skirtas žmonėms, kurie naudoja nešiojamąjį kompiuterį įmonės tinkle su Microsoft Exchange. Galite nustatyti, kad „Exchange“ siųstų tik kiekvieno el. laiško temą, datą ir siuntėjo vardą, o ne pagrindinį laiško turinį. Kol iš tikrųjų spustelėsite pranešimą, kad jį perskaitytumėte, likusi pranešimo dalis lieka pagrindiniame namų biuro kompiuteryje. Visi pranešimai, kuriuos galite pasiekti, laikomi pasiekiamais.