„Outlook 2003“ naudojimas klientų istorijai sekti

Kai kurie pardavėjai ne visada būna organizuoti ir kartais praleidžia daug laiko ieškodami pasiūlymo arba bandydami prisiminti paskutinio telefono skambučio datą ir temą. Naudodami verslo kontaktų tvarkyklę (BCM), galite susieti visus savo veiksmus su konkrečiu klientu ir pasiekti visą informaciją iš kontaktų įrašo. (BCM 2.0 versija yra nemokamas „Outlook 2003“ priedas „Office Professional“ ir „Small Business“ leidimuose.)

„Outlook“ kontaktų veiklos puslapyje gali būti rodomi visi su kontaktu susiję veiksmai. Galite susieti bet kurį dokumentą, užduotį, susitikimą ar susitikimo telefono žurnalą su savo klientais ir perskaityti juos vienu paspaudimu. Štai kaip:

1. Atidarę kliento kontaktą pasirinkite Veiksmai, Nuoroda, Failas.

Atsidaro dialogo langas Pasirinkti failą.

2. Pasirinkite failą, pvz., Marijos 321 pasiūlymą.

3. Spustelėkite Gerai.

Pasiūlymo failas yra susietas su Marijos kontaktų įrašu.

Be išorinių failų ir dokumentų susiejimo su kontaktais, taip pat galite susieti Outlook susitikimus, užduotis, telefono skambučių žurnalo įrašus ir el. laiškus (tiek išsiųstus, tiek gautus), tada skaityti juos viename sąraše.

1. Atidarę kliento kontaktą pasirinkite Veiksmai, Nuoroda, Failas.

Pasirodo langas Susieti elementus su kontaktu.

2. Pasirinkite aplanką, pvz., Užduotys.

3. Iš sąrašo Užduočių elementai pasirinkite užduotį.

4. Spustelėkite Taikyti.

Elementas susietas su jūsų kontaktiniu klientu.

Automatizuokite nuorodas į jūsų kontaktus

Rankiniu būdu susieti kiekvieną elementą su kontaktu yra varginantis ir gali prireikti šimtų savaitinių veiksmų, todėl prarasite daugiau nei kantrybės. Galite pamiršti susieti elementus arba prarasti el. laiškus, užduotis ir susitikimus, susijusius su jūsų klientais. Laimei, „Outlook“ gali automatiškai susieti elementus, susijusius su jūsų kontaktu, tokiu būdu:

1. Pasirinkite Įrankiai, Parinktys.

Pasirodo dialogo langas Parinktys.

2. Spustelėkite Žurnalo parinktys.

Pasirodo dialogo langas Žurnalo parinktys.

3. Sąrašo laukelyje Automatiškai įrašyti šiuos elementus pasirinkite elementus, kuriuos norite susieti, įskaitant el. pašto pranešimų susitikimus, užduotis ir kitus veiksmus.

4. Sąrašo laukelyje Šiems adresatams pasirinkite kontaktus, kuriuos norite susieti.

5. Srityje Žurnalo įrašo dukart spustelėjimas pasirinkite parinktį, pavadintą Atidaro elementą, į kurį nukreipia žurnalo įrašas.

Žurnalas turi platesnį pritaikymą nei tiesiog susiejant Outlook elementus su kontaktu. Žurnalas taip pat gali išmatuoti laiką, kurį praleidžiate dirbdami su dokumentu, arba pateikti dokumentus laiko juostos diagramoje, nurodydami kiekvieną jų panaudojimo datą.

6. Spustelėkite Gerai.

Visi su jūsų kontaktais susiję Outlook elementai dabar susieti.

Skaityti savo klientų istoriją

Klientų failų paieška kompiuterio aplankuose gali būti varginanti. Vienoje vietoje galite saugoti vieną „Word“ dokumentą, kitoje „Excel“ skaičiuoklę, o paskutinio susitikimo datą – Kalendoriuje. Tačiau visą šią informaciją galite sutvarkyti už save atidarę tik vieną puslapį, o tai reiškia, kad informacijos paieškai nereikia prarasti laiko.

Norėdami perskaityti klientų istoriją, atlikite šiuos veiksmus:

1. Kai kontaktas atidarytas, spustelėkite skirtuką Veikla.

Pasirodo puslapis Veikla. Kai sąrašo laukelyje Rodyti sakoma Visi elementai, pateikiama visa jūsų veikla, susijusi su atidarytu kontaktu.

2. Spustelėkite bet kurį sąrašo elementą, kad atidarytumėte susietą dokumentą arba „Outlook“ elementą.

Informacija rodoma jums nereikia jos ieškoti.