Daugelis žmonių išmeta savo dokumentus į aplanką Dokumentai. Tačiau šiame aplanke saugokite per daug dokumentų ir pastebėsite, kad beveik neįmanoma nieko rasti. Kad būtų lengviau gauti failus, vertėtų skirtingus duomenis saugoti skirtinguose aplankuose, pavyzdžiui, su mokesčiais susijusią informaciją saugoti specialiame Mokesčių deklaracijų aplanke arba sąskaitas faktūras specialiame 2017 m. sąskaitų faktūrų aplanke.
Žinoma, palikta savo įrenginiams, „Office 2016“ linksmai išsaugos visus jūsų failus aplanke „Dokumentai“, todėl turėsite nurodyti „Office 2016“, kur norite išsaugoti failus.
Be numatytojo aplanko, kuriame saugomi failai, apibrėžimo, taip pat galite nustatyti numatytąjį „Office 2016“ programų failo formatą. Tai gali būti ypač naudinga, jei reikia bendrinti failus su kitais, pvz., žmonėmis, kurie vis dar įstrigo naudojant senesnę „Microsoft Office“ versiją (97/2000/XP/2003).
Galiausiai, siekiant apsaugoti duomenis (kiek įmanoma) nuo neišvengiamų kompiuterio gedimų ir standžiojo disko gedimų, Office 2016 programose yra speciali automatinio atkūrimo funkcija, kuri fiksuotais intervalais, pavyzdžiui, kas dešimt minučių, išsaugo laikiną failo kopiją. Tokiu būdu, jei dingsta maitinimas, prarasite tik tuos pakeitimus, kuriuos atlikote per pastarąsias dešimt minučių, o ne visus pakeitimus. Tačiau „Access“ nesiūlo automatinio atkūrimo funkcijos, nes ji vis tiek automatiškai išsaugo visus duomenų pakeitimus.
Norėdami tinkinti Office 2013 programos vietą, formatą ir automatinio atkūrimo funkciją, atlikite šiuos veiksmus:
Įkelkite „Office 2016“ programą, kurią norite tinkinti (pvz., „Word“ arba „PowerPoint“).
Spustelėkite skirtuką Failas.
Spustelėkite Parinktys.
Pasirodo dialogo langas Parinktys.
Kairiojoje srityje spustelėkite Išsaugoti.
Dialogo lange Parinktys rodomos įvairios išsaugojimo parinktys.
(Pasirenkama) Spustelėkite sąrašo laukelį Įrašyti failus šiuo formatu ir pasirinkite failo formatą, pvz., 97–2003 formatą, kad išsaugotumėte failus, suderinamus su ankstesnėmis „Office“ versijomis.
(Pasirenkama) Spustelėkite teksto laukelį Numatytoji vietinio failo vieta ir įveskite diską bei aplanką, kurį norite nustatyti kaip numatytąjį aplanką. (Arba spustelėkite mygtuką Naršyti ir pasirinkite aplanką.)
(Pasirenkama) Pažymėkite žymės langelį Išsaugoti automatinio atkūrimo informaciją kiekvieną kartą, spustelėkite teksto laukelį Minutės ir įveskite reikšmę arba spustelėkite rodykles aukštyn / žemyn, kad apibrėžtumėte reikšmę, pvz., 7 minutes.
Spustelėkite Gerai.