„Access 2007“ lentelių eksportavimas į kitus failų formatus

Nors kiekvieną Microsoft Access 2007 objektą galima eksportuoti, duomenų eksportavimas lentelėje arba užklausoje į kitą programą, pvz., skaičiuoklę, yra dažniausia eksportavimo užduotis. Lentelės arba užklausos eksportavimas apima joje esančių duomenų pertvarkymą į kitą formatą. Kaip ir importuojant, „Access“ gali išversti duomenis į įvairius failų formatus, atsižvelgdama į jūsų poreikius.

Eksportuoti formatus

Juostelės skirtukas Išoriniai duomenys atskleidžia visus failų formatus, į kuriuos galima eksportuoti objektą. (Pasiekite eksportą į tuos pačius formatus, kuriuos ji importuoja. Access taip pat eksportuoja į PDF – Adobe Acrobat failus – ir Microsoft Word.)

Pagrindinė problema, į kurią reikia atkreipti dėmesį eksportuojant, yra duomenų praradimas. Nuostabi „Access“ lentelė ne visada virsta nuostabia „Paradox“ lentele. Ne visoms duomenų bazėms taikomos tos pačios taisyklės

• Duomenų tipai: specialios prieigos duomenų tipai, tokie kaip automatinis numeris, taip/ne, atmintinė ir OLE, beveik neabejotinai sukels problemų kitose programose. Jums gali prireikti kūrybiško problemų sprendimo, kad duomenys veiktų taip, kaip norite.

• Laukų pavadinimai: kiekviena duomenų bazės programa turi savo taisyklių rinkinį, reglamentuojančių laukų pavadinimus, tokius kaip ilgis ir lauko pavadinime leidžiami specialieji simboliai (pvz., dolerio arba procento ženklas).

• Kad išvengtumėte laukų pavadinimo problemų eksportuojant, laukų pavadinimai turi būti trumpi ir pavadindami prieigos laukus naudokite tik raides ir skaičius. Jei jūsų Access lentelės laukų pavadinimai pažeidžia programos, į kurią eksportuojate, taisykles, eksportavimas neveiks tinkamai.

Būkite pasirengę skirti laiko derindami eksportą, kad jis veiktų taip, kaip norite. Jei eksportuojant kyla problemų, ieškokite programinės įrangos, į kurios failo formatą eksportuojate, dokumentacijoje lauko pavadinimo ir duomenų tipo taisykles .

Lentelės arba užklausos duomenų eksportavimas

Lentelės arba užklausos eksportavimo veiksmai yra paprasti:

1. Atidarę duomenų bazę spustelėkite lentelę arba užklausą, kurią norite eksportuoti.

Lentelės pavadinimas yra paryškintas.

2. Spustelėkite juostelės skirtuką Išoriniai duomenys.

Eksportavimo įrankių grupė rodoma juostelėje:

• Įprastos eksportavimo užduotys turi savo mygtukus.

• Retai naudojami formatai sujungiami ant mygtuko Daugiau.

3. Spustelėkite įrankį, atitinkantį programą, į kurią eksportuosite duomenis.

Pasirodo dialogo langas Eksportuoti, pritaikytas jūsų pasirinktam formatui.

4. Vykdykite dialogo lange Eksportuoti nurodytus veiksmus, kad užbaigtumėte eksportavimą.

Dialogo lange Eksportuoti bus rodomos eksporto failo formato parinktys:

• Kiekviename pasirinkime bus prašoma įvesti eksportuojamų duomenų failo pavadinimą (įskaitant kelią).

• Kai kurie eksportavimo procesai taip pat klausia, ar norite atidaryti naują failą, kai eksportas bus baigtas. Tai gali užkirsti kelią varginančiai paieškai, kai įrašote failą.

5. Jei žinote, kad eksportuosite dar kartą, pažymėkite žymės langelį Išsaugoti eksportavimo veiksmus.

Juostelėje yra mygtukas, pavadintas Išsaugotas eksportas. Naudokite tai norėdami lengvai eksportuoti lentelę arba užklausą įprastai.