Prieš pridėdami „Salesforce“ turinį, „Salesforce“ failus galite saugoti skirtuke „Dokumentai“. Nors ir ne toks tvirtas kaip Turinys, skirtukas Dokumentai vis tiek pasiekiamas ir naudingas įvairiais būdais. Pavyzdžiui, skirtuke Dokumentai galite talpinti vaizdus, nurodytus el. pašto šablonuose, tinkintose programose, laukuose ir net Force.com svetainėse. Šie failai paprastai nekeičiami dažnai ir tikrai nereikia bendradarbiauti, todėl galite toliau juos saugoti spustelėję skirtuką Dokumentai.
Taip pat galite galvoti apie skirtuką Dokumentai kaip apie vietą, kur sistemos administratoriai saugo failus. Tačiau jei jums reikia galimybės peržiūrėti failus, bendradarbiauti juos su „Chatter“ arba saugoti didesnius failus, tie failai priklauso „Salesforce“ turiniui.
Aplankų kūrimas dokumentų bibliotekoje
Norėdami sukurti dokumentų aplanką, pirmiausia turite turėti leidimą tvarkyti viešuosius dokumentus. (Jei nesate tikri, kad jį turite, galite greitai sužinoti toliau pateiktame sąraše pažiūrėję, ar įveikėte 1 veiksmą. Jei nepavyksta įveikti 1 veiksmo, paprašykite administratoriaus padėti.) Norėdami tęsti , eikite į skirtuką Dokumentai ir atlikite šiuos veiksmus:
Spustelėkite nuorodą Sukurti naują aplanką po antrašte Dokumentų aplankai. Pasirodo puslapis Naujas dokumentų aplankas.
Lauke Dokumento aplankas įveskite aplanko pavadinimą.
Norėdami pasirinkti prieigos teises, naudokite išskleidžiamąjį sąrašą prieiga prie viešųjų aplankų.
Spustelėkite radijo mygtukus, kad pasirinktumėte, kas turėtų turėti prieigą prie aplanko.
Baigę spustelėkite Išsaugoti. Pasirodo aplanko pavadinimo dokumentų puslapis ir galite pradėti pridėti naujų dokumentų į naują aplanką.
Dokumentų pridėjimas
Kad atstovai galėtų pradėti naudoti dokumentus Salesforce, jūs arba kas nors iš jūsų įmonės pirmiausia turite įtraukti dokumentus į dokumentų biblioteką.
Įkeliant dokumentus, bet kurio atskiro failo failo dydžio apribojimas yra 5 MB. Kai kurioms įmonėms tai gali būti vidutinis PowerPoint pristatymo arba PDF failo su grafika dydis, todėl planuokite atitinkamai.
Norėdami pridėti dokumentą ir įkelti jo failą, prisijunkite prie „Salesforce“ ir atlikite šiuos veiksmus:
Spustelėkite pliuso ženklą viršuje, dešinėje skirtukų pusėje, tada pasirinkite Dokumentai. Pasirodo puslapis Įkelti naują dokumentą.
Lauke Dokumento pavadinimas įveskite failo pavadinimą. Jei norite, kad dokumento pavadinimas tiksliai atitiktų failo pavadinimą, palikite šį lauką tuščią. Pasirinkus failą, failo pavadinimas automatiškai užpildo tuščią lauką Dokumento pavadinimas.
Pažymėkite žymės langelį Tik vidiniam naudojimui, tik jei norite, kad šis dokumentas būtų konfidencialus. Jei pažymėsite šį žymės langelį, nekeisite prieigos prie dokumento, bet pažymėsite savo galutinius vartotojus, kad jie nesiųstų failo už įmonės ribų.
Pažymėkite žymės langelį Išoriškai pasiekiamas vaizdas, tik jei įkeliate vaizdą, kurį siųsite HTML el. pašto šablonuose žmonėms, kurie turėtų jį peržiūrėti neprisijungę prie „Salesforce“, kad jį pamatytų. Pavyzdžiui, logotipuose arba firminių blankų poraštėse turėtų būti pažymėtas šis laukelis.
Norėdami pasirinkti aplanką, naudokite išskleidžiamąjį sąrašą Aplankas. Jei dar nesukūrėte atitinkamo aplanko arba neturite skaitymo ir rašymo prieigos prie tinkamo aplanko, pirmiausia galite išsaugoti failą aplanke Mano asmeniniai dokumentai. ir vėliau iš naujo užpildykite dokumentą.
Lauke Aprašymas įveskite trumpą dokumento aprašymą.
Lauke Raktiniai žodžiai įveskite raktinius žodžius, kurie padės galutiniams vartotojams rasti dokumentą. „Salesforce“ teikia dokumentų paieškos įrankį pagrindiniame dokumentų puslapyje, todėl turėtumėte pasirinkti raktinius žodžius, kuriuos, jūsų manymu, įves jūsų vartotojai. Pavyzdžiui, jei pridedate atvejo analizę, galite įvesti raktinius žodžius, apimančius atitinkamus produktus, klientų vardus, iššūkius ir pan., kuriuos pardavimų atstovai galėtų panaudoti kryžminei nuorodai.
Žingsnyje Pasirinkti failą pagal numatytuosius nustatymus pasirinktas akutė Įveskite kelią, todėl jums tereikia spustelėti mygtuką Naršyti, kad pasirinktumėte norimą failą. Pasirodo dialogo langas Pasirinkti failą.
Pasirinkite failą iš savo kompiuterio aplankų ir spustelėkite Atidaryti. Dialogo langas uždaromas, o dokumento kelias įvedamas lauke Failas įkelti.
Kai įkėlimas bus baigtas, dokumento įrašo puslapis vėl pasirodys išsaugoto režimu su informacija apie dokumentą ir nuoroda į dokumentą.
Naudojant dokumentus
Sukūrę dokumentus „Salesforce“, galite juos naudoti įvairiais būdais parduodami. Galite ieškoti dokumentų pagrindiniame dokumentų puslapyje arba naršyti dokumentų aplankus. Galite panaudoti vaizdą, kuris buvo įkeltas iš skirtuko Dokumentai, esančiame El. pašto šablonuose. Jei esate administratorius, taip pat galite tinkinti logotipą viršutiniame kairiajame „Salesforce“ kampe su įkeltu vaizdu, jei jis yra ne didesnis kaip 20 KB ir 300 pikselių plotis ir 55 pikselių aukštis.