Duomenų perkėlimo į „Salesforce“ parinktys

„Salesforce“ turi paprastą naudoti vedlį, kuris padės jums importuoti kampanijos narių naujinius, potencialius klientus, paskyras, kontaktus ir pasirinktinius objektus. Jei esate sistemos administratorius arba turite tinkamus profilio leidimus, galite atlikti šias užduotis savo vartotojams.

Kitų objektų pasenusiems duomenims (pvz., Galimybėms, Atvejams ir Veikloms), kuriuos norite turėti Salesforce, turite įvesti informaciją rankiniu būdu arba naudoti Data Loader, kuri yra duomenų importavimo ir eksportavimo įrankis, pateikiamas kartu su Enterprise ir Unlimited. leidimai, kad duomenys būtų automatiškai perkelti į „Salesforce“.

„Salesforce“ duomenų importavimo vedlio naudojimas

Duomenų importavimo vedlys, skirtas potencialių klientų, paskyrų, kontaktų, sprendimų ir pasirinktinių objektų importavimui, yra patogiai pateiktas „Lightning Experience“ sąrankos antraštėje „Integracijos“. Ji turi patogią sąsają, kuri padės importuoti ar atnaujinti įrašus.

„Salesforce“ duomenų importavimo vedlio paleidimas.

Jei esate administratorius, skirtuko pagrindinio puslapio viršutinėje dešinėje skiltyje taip pat matote mygtuką Importuoti. Pavyzdžiui, jei norite importuoti savo įmonės potencialius klientus, spustelėkite skirtuką Potencialūs klientai, tada spustelėkite mygtuką Importuoti, kuris yra puslapio rodomo sąrašo rodinio pavadinimo dešinėje. Įvairių objektų įrašų importavimo vedlio naudojimo veiksmai ir patarimai skiriasi:

• Importuoti potencialius klientus: šią operaciją gali atlikti tik vartotojas, turintis leidimą importuoti potencialius klientus.
• Importuoti kontaktus ir paskyras: „ Salesforce“ naudoja tą patį vedlį, kuris gali padėti importuoti kontaktus ir (arba) paskyras. Atskiri vartotojai taip pat turi galimybę importuoti savo asmeninius kontaktus ir paskyras.
• Importuokite naujus kampanijos narius arba atnaujinkite juos, kai jie susieti su kampanija: „ Salesforce“ naudoja tą patį duomenų importavimo vedlį, tačiau šį kartą parodo tik kampanijos nario objektą, kad būtų atnaujintos potencialių klientų ir kontaktų rinkodaros būsenos .

„Salesforce“ duomenų įkėlimo priemonės tyrimas

Duomenų perkėlimas yra sudėtingas dalykas. „Data Loader“ yra nedidelė kliento programa, padedanti masiškai importuoti arba masiškai eksportuoti duomenis kableliais atskirtų reikšmių (.csv) formatu. Šį įrankį galite pasiekti pasirinkę Integracijos → Duomenų įkėlėjas. Naudodami šį įrankį galite perkelti duomenis į bet kokio tipo Salesforce įrašus ir iš jų, įskaitant galimybes ir pasirinktinius objektus. „Data Loader“ palaiko „Salesforce“ įrašų įterpimą, atnaujinimą, trynimą ir eksportavimą.

Kaip kažkada sakė vienas garsus žmogus, su didele galia ateina ir didelė atsakomybė. Naudokite „Data Loader“ tik tuo atveju, jei jums patogu suprasti, kaip objektai, įrašai ir darbo eigos ir (arba) aktyvikliai yra susiję vienas su kitu. Data Loader yra labai galingas įrankis netechniniams vartotojams. Jei nesate atsargūs, galite eksportuoti duomenis, importuoti duomenis, netyčia perrašyti ir ištrinti daug duomenų ir sukurti darbo eigos taisyklių domino efektą. Visada būtinai pasidarykite atsarginę duomenų kopiją, jei planuojate atnaujinti. Neturėdami atsarginės kopijos galite būti be problemų, kol nebus padaryta klaida ir negalėsite anuliuoti 1000 perrašytų laukų.

Keletas tiekėjų taip pat teikia patikrintus ištraukimo, transformavimo, įkėlimo įrankius (ETL), kurie leidžia perkelti įrašus į (arba iš) „Salesforce“, automatiškai išvalyti ir transformuoti duomenis pagal jūsų apibrėžtą tinkintą logiką ir, jei reikia, pridėti tuos įrašus.

Nebūdami pernelyg techniški, ekspertai susieja duomenis naudodami „Salesforce“ taikomosios programos sąsają (API), kad jūsų techniniai žmonės galėtų programiškai pasiekti duomenis. „ Salesforce“ platforma naudojama „ Salesforce“ tinkinti arba integruoti, kad būtų galima atlikti dar įdomesnius dalykus nei tai, ką galite padaryti su ja. Ir prieš jus kenčia nuo žargono pertekliaus, platforma iš esmės yra taisyklių ir komandų rinkinys, kurį programuotojai gali naudoti norėdami nurodyti programai – šiuo atveju „Salesforce“ – atlikti tam tikrus veiksmus. Tačiau norėdami pasiekti „Salesforce“ API, turite turėti „Enterprise“ arba „Unlimited Edition“.

Pasenusių duomenų perkėlimas į „Salesforce“.

Pasirengimo diegimui etape jums reikia gerai apgalvoto ir gerai dokumentais pagrįsto duomenų perkėlimo strategijos plano. Į šį planą turi būti įtraukta išsami informacija apie tikslus, išteklius, nenumatytus atvejus ir terminus, atsižvelgiant į skirtingus jūsų plano veiksmus. Štai keletas veiksmų, kuriuos turėtumėte apsvarstyti.

Duomenų šaltinių nustatymas

Dauguma įmonių paprastai turi tam tikrą esamą kontaktų valdymo įrankį, įvairias skaičiuokles su kitais klientų duomenimis ir dažnai kontaktinę informaciją, esančią vartotojų el. pašto dėžutėse ir produktyvumo programose (jau nekalbant apie Word dokumentus ir lipniuosius lapelius).

Ruošdamiesi įvertinkite, kokios ir kiek informacijos turi būti „Salesforce“. Štai keli šio žingsnio patarimai:

• Šiukšlės įeina, šiukšlės išeina. Kai persikraustote gyventi į naują būstą, dažniausiai peržvelgiate senų namų spintas ir nusprendžiate, ką vežtis su savimi, o ką išmesti. Perkeliant duomenis reikalingas toks pat įvertinimas.
• Padaryk sąrašą. Kataloge suskirstykite įvairius duomenų šaltinius, įskaitant įrašų tipus, diapazoną ir kiek jų.
• Sukurkite saugojimo planą. Dirbkite su ryšių su klientais valdymo (CRM) projekto komanda, kad nustatytumėte, kur ir kodėl turėtų būti nukreipta skirtinga informacija.
• Pagalvokite apie importavimo laiką ir seką. Pavyzdžiui, daugelis įmonių pirmiausia sukuria vartotojo įrašus, tada importuoja paskyras ir kontaktus ir galiausiai perkelia ir prideda galimybes.
• Jei įmanoma, darykite tai paprastai. Kuo sudėtingiau atliksite perkėlimą, tuo didesnis poveikis jūsų laiko juostai. Įvertinkite pastangų lygį ir galimą pastangų vertę.

Duomenų paruošimas perkėlimui į „Salesforce“.

Išvalykite jį dabar arba išvalykite vėliau. Kai kurios projektų komandos mėgsta „nuvalyti“ duomenis prieš importuodamos juos į „Salesforce“. Nustačius ir sujungus dublikatus, lengviau rasti reikiamą įrašą. Ištaisius duomenų neatitikimus, pvz., užtikrinant, kad visuose valstijos / provincijos laukuose būtų dviejų simbolių santrumpos, ataskaitos taps tikslesnės.

Jei jūsų senoji sistema nepalengvina išvalymo, galbūt norėsite pirmiausia perkelti visus įrašus į „Salesforce“, o vėliau naudoti „ Salesforce“ duomenų valdymo įrankius, kad išvalytumėte duomenis . Rizika yra ta, kad žmonės, turintys geriausių ketinimų, vis tiek gali pasiduoti žmogaus prigimčiai ir nenorėti sutelkti dėmesio į valymo pastangas, kai duomenys jau yra naujoje sistemoje.

Nepriklausomai nuo to, kada tai darote, duomenų valymas nėra žavingas darbas, bet tai turi būti atlikta ir turėtų būti atliekama reguliariai. Pateikiame kelis patarimus ruošiant duomenis:

• Eksportuoti į paprastą formatą. Dažnai lengviausia eksportuoti duomenis į tokias programas kaip „Microsoft Access“ arba „Excel“, kuriomis galite ištrinti stulpelius, rūšiuoti eilutes ir atlikti visuotinius pakeitimus.
• Stenkitės naudoti standartines įvardijimo taisykles. Jei skirtinguose duomenų šaltiniuose paskyros nurodomos skirtingais pavadinimais (pavyzdžiui, IBM ir tarptautinės verslo mašinos), dabar tinkamas metas standartizuoti pavadinimų suteikimą. Tai gali padėti išvengti pasikartojančių įrašų kūrimo.
• Redaguokite arba pridėkite laukų „Salesforce“, kad palaikytumėte perkėlimą. Pavyzdžiui, jei jūsų konvejerinės ataskaitos stebi kiekvienos galimybės maržą, turite sukurti pasirinktinį Galimybės lauką, kad būtų palaikomi maržos duomenys.
• Jei esamas duomenų šaltinis turi unikalius įrašų ID, perkelkite tuos ID į tinkintą tik skaitomą lauką. Lauką visada galėsite ištrinti arba paslėpti vėliau. Tai ne tik gali padėti patikrinti perkėlimo tikslumą, bet ir tie ID gali būti naudingi integruojant (ypač jei neplanuojate išjungti kito duomenų šaltinio).
• Susiekite duomenų stulpelius su laukų pavadinimais sistemoje „Salesforce“. Pavyzdžiui, „Microsoft Outlook“ laukas Įmonė paprastai susiejamas su „Salesforce“ paskyros lauku. Kai kurie sistemos administratoriai netgi pervadina stulpelių antraštes perkėlimo failuose, kad jos tiksliai atitiktų Salesforce laukų pavadinimus. Tai sumažina migracijos beprotybę.
• Suderinkite savo duomenis, kad jie atitiktų Salesforce standartus (arba atvirkščiai). Kiekvienas Salesforce laukas turi tam tikras ypatybes, kurios gali apimti dydžio apribojimus, dešimtainius taškus, datos formatus ir pan.
• Pridėkite duomenų šaltinio stulpelį prie importavimo failo ir susiekite jį su pasirinktu Salesforce lauku. Tai darydami galite apsaugoti, iš kur gauti duomenys.
• Jei įmanoma, priskirkite įrašams tinkamus savininkus. Jei neturite visų priskirtų įrašų, savininkas pagal numatytuosius nustatymus pasirenka perkėlimą vykdantį administratorių.
• Gaukite parengtų failų sutikimą iš suinteresuotųjų šalių. Bent jau pasiūlę jiems galimybę peržiūrėti, išvengsite netikėtumų.

Importavimo į „Salesforce“ testavimas

Išbandykite prieš atlikdami galutinį perkėlimą. Dažnai atrandi dalykų, kurių praleidai arba ką galėtum patobulinti. Pavyzdžiui, laukai gali būti susieti neteisingai arba jums gali tekti sukurti keletą papildomų. Štai keletas patarimų:

• Pasirinkite nedidelį reikšmingų įrašų pavyzdį. Kuo aukštesnio profilio įrašai, tuo geriau, ypač kai juos peržiūri suinteresuotoji šalis.
• Nepamirškite išjungti darbo eigos. Nenorite erzinti kitų vartotojų, be reikalo įspėdami juos, kai pagal darbo eigos taisykles teka bandomieji duomenys. Kai kurie iš jūsų gali manyti, kad naudinga laikytis tam tikrų darbo eigos taisyklių, ypač jei jos sukurtos siekiant užkirsti kelią blogų duomenų patekimui. Tai netiesa. Atlikite darbą iš anksto ir gerai paruoškite duomenis prieš importuodami.
• Peržiūrėkite puslapio išdėstymą. Apsvarstykite galimybę pakoreguoti puslapio išdėstymą, kad būtų lengviau patvirtinti duomenų importavimą. Įdėkite „Salesforce“ laukus panašiose ekrano vietose kaip ir pasenusiose sistemose .

Bandymų duomenų rezultatų analizė

Kai bandymo duomenys yra „Salesforce“, atidžiai palyginkite juos su bandomuoju failu, kad įsitikintumėte, jog jie yra tikslūs ir išsamūs. Štai keli patarimai, kaip produktyviai analizuoti bandymo duomenų rezultatus:

• Sukurkite tinkintą ataskaitą, leidžiančią bendrai peržiūrėti įrašo duomenis.
• Jei reikia, atidarykite įrašą ir palyginkite jį su importuojamu failu. Patvirtinkite, kad įrašo laukuose rodoma tai, kas, jūsų manymu, turėtų būti rodoma.
• Sukurkite tinkintą rodinį atitinkamo skirtuko pagrindiniame puslapyje, kad pamatytumėte importuotus duomenis, išdėstytus sąrašo puslapio stulpeliuose. Naudotojai gali pereiti prie ataskaitos, bet rodinys leidžia jiems susikaupti.
• Patvirtinkite duomenis su pasirinktomis suinteresuotosiomis šalimis, kad gautumėte jų atsiliepimus ir palaikytų, kad bandymo duomenų rezultatai atrodo teisingi. Nepakanka to, kad manote, kad bandomasis importavimas buvo tikslus. Jūsų galutiniai vartotojai yra didžiausias išbandymas.
• Koreguokite procesą arba keiskite importavimo failą arba „Salesforce“ pagal bandomojo importavimo rezultatus. Pavyzdžiui, galbūt pamiršote susieti lauką arba duomenys nebuvo tinkamai importuoti dėl lauko ypatybių.

Perkeliami galutiniai duomenys

Sėkmingai išanalizavę bandymo duomenų rezultatus, būsite pasirengę importuoti failą (-us). Taip, tai gali būti sudėtingų užduočių rinkinio supaprastinimas, tačiau visas procesas yra išbandytas ir teisingas.

Štai keli šio žingsnio pasiūlymai:

• Praneškite apie lūkesčius su savo vartotojais. Jei pereinate iš vienos sistemos į kitą, gali būti, kad prieš pradedant naudoti duomenis reikia atnaujinti.
• Padarykite tai prastovos metu. Jei turite daug duomenų, apsvarstykite galimybę atlikti perkėlimą ne darbo valandomis. Ypač jei sistema jau veikia kai kurioms vartotojų grupėms, tai gali išvengti painiavos.
• Išsaugokite įrašų, kurių nepavyko importuoti, žurnalo failus. Klaidų pranešimai yra gana intuityvūs ir paprastai galite matyti įprastas atmetimo priežastis, kodėl tam tikri įrašai nebuvo importuoti. Būtinai skirkite laiko nustatydami, ar atmetimą sukėlė duomenų formatavimo ar kokybės problema, o ne įkyri darbo eigos taisyklė, kurios neketinote suaktyvinti.
• Susikurkite sau pagalvę nuo klaidų. Nebandykite atlikti perkėlimo dieną prieš pardavimo mokymą. Gali nutikti kažkas nenumatyto, kuris trukdys sėkmingai užbaigti.

Jūsų duomenų patvirtinimas ir papildymas

Panašiai kaip analizuojant bandymo duomenų rezultatus, kai duomenys buvo įkelti, paleiskite ataskaitas, kad patvirtintumėte kryžminę įrašų atranką, kad būtų užtikrintas tikslumas ir išsamumas. Jei galite, palyginkite „Salesforce“ ekranus su savo senosios sistemos ekranais.

Įsitikinkite, kad duomenys saugomi teisinguose laukuose ir ar reikšmės turi prasmę. Jei telefono lauke matote adresą, turite išvalyti duomenis arba pataisyti lauko atvaizdavimą. Siekite tobulai importuotų duomenų, bet tikėkitės ir mažiau.

Prieš išleisdami „Salesforce“, atlikite papildomą žingsnį rankiniu būdu arba automatiškai atnaujindami kai kuriuos įrašus, kad nustebintumėte vartotojus ir padidintumėte sėkmę. Rengdami demonstraciją ar mokymą, parodykite vartotojams šiuos visiškai įvestus pavyzdžius ir praneškite jiems apie „Salesforce“ galimybes.

Kai viską turėsite Salesforce, linksmybės prasideda!