Vaidmuo! 2007 m. ataskaitos šablonas suskirstytas į informacijos skyrius . Kiekviena sekcija turi skyriaus pavadinimą, kuris rodomas ataskaitos šablone, bet nerodomas pačioje ataskaitoje. Galite nustatyti, kuriuos laukus norite rodyti kiekviename skyriuje. Ataskaitos šabloną sudaro penki pagrindiniai skyriai; negalite ištrinti ar pakeisti sekcijų tvarkos, bet galite paslėpti skiltį, jei nenorite, kad ji būtų rodoma ataskaitoje.
Penkios pagrindinės dalys yra
- Ataskaitos antraštė: informacija, rodoma pirmojo ataskaitos puslapio viršuje, pvz., ataskaitos pavadinimas ir kūrėjas
- Puslapio antraštė: informacija, kuri rodoma kiekvieno puslapio viršuje, pvz., stulpelių antraštės
- Išsami informacija: sritis, kurioje yra vienas ar daugiau kontaktų arba grupės laukų
- Skiltyje „Išsami informacija“ yra ataskaitos dalis – čia rasite reikiamos informacijos, pvz., kontakto vardą, pavardę, adresą ir telefono numerį.
- Puslapio poraštė: informacija, kuri rodoma kiekvieno ataskaitos puslapio apačioje, pvz., data ir puslapio numeris
Galite pakeisti sekcijos dydį, kad būtų vietos papildomiems laukams, tempdami horizontalią pilką liniją (kuri rodoma skilties apačioje) žemiau šablono.
Po to, kai naudosite ataskaitos šabloną ir turėsite jį tiksliai taip, kaip norite, nepamirškite pakeisti kiekvienos sekcijos dydžio iki pradinio dydžio arba kiek įmanoma ją uždaryti. Visos tuščios skilties sritys jūsų ataskaitoje rodomos kaip tuščios sritys!
Ataskaitų skyrių keitimas
Daugelis iš jūsų labai džiaugsis galėdami pasikliauti penkiomis numatytosiomis ataskaitų skiltimis. Tačiau kartais galbūt norėsite pasimėgauti. Galbūt norite išvardyti kiekvieną savo kontaktą abėcėlės tvarka pagal pavardę, sugrupuotą pagal miestą. Norėdami tai padaryti, ataskaitoje turite sukurti poskyrius. Ne bėda; štai viskas, ką tau reikia padaryti:
1. Ataskaitų kūrimo priemonėje dukart spustelėkite bet kurios sekcijos antraštę.
Atsidaro dialogo langas Apibrėžti skyrius. Atkreipkite dėmesį, kad be poskyrių pridėjimo galite pasirinkti ir keletą kitų parinkčių:
• Puslapio lūžis: nurodo, ar norite, kad kiekvienas skyrius būtų rodomas naujame popieriaus lape, ar pradėti naują lapą sekcijos pabaigoje.
• Sutraukti, jei tuščia: uždaroma sekcija, jei joje nėra informacijos
• Leisti skyriui pertraukti kelis puslapius: leidžia ilgą skyrių pereiti į kelis puslapius
2. Spustelėkite mygtuką Pridėti, kad į ataskaitą įtrauktumėte naują skyrių.
Atsidaro dialogo langas Pasirinkite lauką, kurį norite grupuoti.
3. Pasirinkite lauką, kurį norite naudoti ataskaitai grupuoti, tada spustelėkite Gerai.
4. Dialogo lange Define Sections pasirinkite didėjančią tvarką.
3 veiksme pasirinkę lauką, kurį norite sugrupuoti, grįšite į dialogo langą Apibrėžti skyrius. Naujas poskyris yra paryškintas ir galite nurodyti, ar naujas poskyris rodomas didėjančia ar mažėjančia abėcėlės tvarka.
Sukūrę naują poskyrį, galite jame įdėti tiek laukų, kiek jums reikia.
Ataskaitų skyriaus slėpimas
Gali būti, kad norėsite paslėpti skyrių. Pavyzdžiui, tarkime, kad norite ataskaitos, kurioje būtų skaičiuojamas kontaktų skaičius kiekviename ID / būsenos lauke. Teoriškai, VEIKTI! reikia surašyti visus tuos kontaktus, kad būtų galima juos suskaičiuoti, bet jūs tikrai nenorite matyti visų tų kontaktų, nes jus domina tik bendra suma. Nors negalite pašalinti nė vienos numatytosios ataskaitos šablono skilties, galite jas paslėpti, kad gautumėte tą patį rezultatą.
Norėdami paslėpti skyrių
1. Ataskaitų kūrimo priemonėje atidarykite langą Ypatybės, pasirinkdami Rodinys –> Ypatybių langas.
2. Pasirinkite skilties, kurią norite paslėpti, pavadinimą.
3. Lange Ypatybės spustelėkite ypatybę Matoma ir pakeiskite ją į Ne.
Nors ataskaitų kūrimo priemonėje vis dar galite matyti skyrių, jis nerodomas baigtose ataskaitose.