Tilgangur bókhalds til að vinna með QuickBooks 2012

Það mikilvægasta sem þarf að skilja um bókhald til að nýta vinnu þína í QuickBooks 2012 sem best er að það veitir hagsmunaaðilum fjárhagsupplýsingar. Sérhver bókhaldsaðgerð sem lýst er hér er framkvæmd af hæfileika hvers konar QuickBooks: QuickBooks Simple Start, QuickBooks Pro, QuickBooks Premier og QuickBooks Enterprise.

Hagsmunaaðilar eru þeir sem eiga viðskipti við eða hafa samskipti við fyrirtæki; Þeir fela í sér stjórnendur, starfsmenn, fjárfesta, banka, söluaðila, stjórnvöld og stofnanir sem kunna að skattleggja fyrirtæki. Upplýsingaþörf þessara hagsmunaaðila ræður því hvað bókhaldskerfi þarf að gera.

Upplýsingaþörf stjórnenda, fjárfesta og frumkvöðla

Í fyrsta flokki hagsmunaaðila eru stjórnendur fyrirtækisins, fjárfestar og frumkvöðlar. Þessi hópur þarf fjárhagsupplýsingar til að ákvarða hvort fyrirtæki sé að græða peninga. Þessi hópur vill líka allar upplýsingar sem gefa innsýn í hvort fyrirtæki sé að stækka eða dragast saman og hversu heilbrigt eða veikt það er.

Til að uppfylla skyldur sínar og skyldur þarf þessi hópur oft nákvæmar upplýsingar. Til dæmis gæti stjórnandi eða frumkvöðull viljað vita hvaða viðskiptavinir eru sérstaklega arðbærir - eða óarðbærir. Virkur fjárfestir gæti viljað vita hvaða vörulínur eru að stækka eða dragast saman.

Tengd upplýsingakröfur varða færslu eigna og skulda. An eign er eitthvað sem fyrirtækið eigandi, ss reiðufé, birgðum eða búnaði. A ábyrgð er einhver skuld eða skuldbinding um að fyrirtækið skuldar, svo sem lán banka og Viðskiptaskuldir.

Augljóslega þarf einhver hjá fyrirtæki - kannski framkvæmdastjóri, bókhaldari eða endurskoðandi - að hafa mjög nákvæmar skrár yfir fjárhæð reiðufjár sem fyrirtækið á á bankareikningum sínum, birgðum sem fyrirtækið hefur í vöruhúsi sínu eða í hillum þess, og þann búnað sem fyrirtækið á og notar í starfsemi sinni.

Einhver sem starfar í fyrirtæki, stjórnar fyrirtæki eða fjárfestir virkan í fyrirtæki þarf góðar almennar upplýsingar um fjárhagsmálefni fyrirtækisins og í mörgum tilfellum mjög nákvæmar upplýsingar um mikilvægar eignir (svo sem reiðufé) og skuldir (s.s.frv.) bankalán).

Upplýsingaþörf ytri kröfuhafa

Annar flokkur hagsmunaaðila felur í sér utanaðkomandi fyrirtæki sem lána peninga til fyrirtækja og lánaskýrslustofum sem veita þessum lánveitendum upplýsingar. Til dæmis vilja bankar vita um fjárhagsmálefni og fjárhagsstöðu fyrirtækis áður en þeir lána peninga. Bókhaldskerfið þarf að framleiða þær fjárhagsupplýsingar sem banki þarfnast til að taka lánsbeiðni til greina.

Hvaða upplýsingar vilja lánveitendur? Lánveitendur vilja vita að fyrirtæki er arðbært og nýtur jákvæðs sjóðstreymis. Hagnaður og jákvætt sjóðstreymi gerir fyrirtækinu kleift að greiða niður skuldir auðveldlega. Banki eða annar lánveitandi vill líka sjá eignir sem gætu verið gerðar upp, í versta falli, til að greiða lán - og einnig aðrar skuldir sem geta verið kröfu á eignir fyrirtækisins.

Seljendur þurfa einnig venjulega fjárhagsupplýsingar frá fyrirtæki. Seljandi lánar fyrirtæki oft peninga með því að framlengja viðskiptalán. Það sem er athyglisvert við þetta er að seljendur þurfa stundum sérstakt bókhald.

Til dæmis er einn af þeim flokkum söluaðila sem fyrirtæki eins og Wiley Publishing, Inc., fæst við, höfundar. Til þess að greiða höfundi höfundarlaunin sem hann eða hún á rétt á leggur Wiley á sig talsverða vinnu við að reikna út höfundarlaun á hverja einingu og tilkynnir síðan og skilar þessum upphæðum til höfunda.

Önnur fyrirtæki hafa stundum svipaðar reikningsskilakröfur fyrir söluaðila. Sérleyfishafar (eins og maðurinn eða konan sem á og rekur McDonald's á staðnum) greiða sérleyfisgjald sem byggist á tekjum. Söluaðilar geta framkvæmt sérstakt bókhald og skýrslugerð til að njóta afsláttar og ívilnunar frá framleiðendum þeirra vara sem þeir selja.

Upplýsingaþörf ríkisstofnana

Fyrirsjáanlegir hagsmunaaðilar sem krefjast fjárhagsupplýsinga frá fyrirtæki eru alríkis- og ríkisstofnanir sem hafa lögsögu yfir fyrirtækinu. Til dæmis, hvert fyrirtæki í Bandaríkjunum þarf að tilkynna um tekjur, gjöld og hagnað svo að fyrirtækið geti rétt reiknað út tekjuskatt vegna alríkisstjórnarinnar og síðan greitt þann skatt.

Fyrirtæki með starfsmenn verða einnig að tilkynna alríkis- og fylkisstjórninni um laun sem greidd eru til þessara starfsmanna - og greiða launaskatta byggða á mælikvörðum, svo sem fjölda starfsmanna, laun greidd til starfsmanna og atvinnuleysisbætur sem fyrri starfsmenn hafa krafist.

Að veita ríkisstofnunum þessa tegund fjárhagsupplýsinga er lykilskylda bókhaldskerfis fyrirtækis.

Upplýsingaþörf viðskiptaformsframleiðslu

Til viðbótar við fjárhagsskýrslugerðina sem lýst er í fyrri málsgreinum sinna bókhaldskerfi venjulega einu öðru lykilverkefni fyrir fyrirtæki: að framleiða viðskiptaeyðublöð. Til dæmis framleiðir bókhaldskerfi næstum alltaf þær ávísanir sem þarf til að greiða söluaðilum.

Auk þess útbýr bókhaldskerfi reikninga og launatékkanir. Fullkomnari bókhaldskerfi, eins og þau sem notuð eru af stórum fyrirtækjum, undirbúa mörg önnur viðskiptaform, þar á meðal innkaupapantanir, mánaðarlegar yfirlit viðskiptavina, kreditnótur til viðskiptavina, sölukvittanir og svo framvegis.