Taktu upp reikninga þína með QuickBooks 2003

Þegar reikningur kemur inn er það fyrsta sem þarf að gera að skrá það. Hægt er að skrá reikninga í gegnum gluggann Enter Bills eða viðskiptaskuldaskrá. Ef þú ætlar að rekja reikninga eftir kostnaði og hlut þarftu að nota gluggann Enter Bills.

Fylgdu þessum skrefum til að taka upp reikning í gegnum gluggann Enter Bills:

1. Veldu Seljendur –> Sláðu inn reikninga.

Eða, að öðrum kosti, veldu Seljendur af Navigators listanum og smelltu síðan á Enter Bills táknið. Þú tekur eflaust eftir því að efsti helmingur þessa glugga lítur mjög út eins og ávísun - það er vegna þess að mikið af upplýsingum sem þú setur hér endar á ávísuninni sem þú skrifar til að greiða reikninginn þinn. (Ef þú sérð orðið Credit efst á eyðublaðinu frekar en Bill, smelltu á Bill valmöguleikahnappinn efst í vinstra horninu. Þú getur líka notað þennan skjá til að slá inn inneign frá söluaðilum.)

2. Veldu nafn lánardrottins sem þú ert að borga.

Ef þú vilt greiða þennan reikning til lánardrottins sem er þegar á lánardrottinslistanum, smelltu einfaldlega á örina niður í lok lánardrottins línunnar og veldu lánardrottinn. (QuickBooks fyllir síðan sjálfkrafa inn reikninga gluggann með eins miklum upplýsingum og það man eftir.) En ef þessi söluaðili er nýr, biður QuickBooks þig um að bæta við eða setja upp upplýsingar um seljandann - heimilisfangið, lánahámarkið, greiðsluskilmálar, og svo framvegis. Þú gefur upp þessar upplýsingar í glugganum Nýr lánardrottinn.

Ef þú ert með eina eða fleiri óútfylltar innkaupapantanir hjá seljandanum sem þú velur spyr QuickBooks þig hvort þú viljir fá á móti innkaupapöntun. Smelltu á Já ef þú gerir það eða Nei ef þú gerir það ekki. Ef þú velur að taka á móti innkaupapöntun sýnir QuickBooks gluggann Opna innkaupapantanir. Það sýnir einfaldlega opnar innkaupapantanir sem þú hefur skráð. Þegar þú velur eina eða fleiri innkaupapantanir til að taka á móti, fyllir QuickBooks út vörurnar og upphæðirnar úr þessum pöntunum fyrir þig, sem þú getur breytt eftir þörfum.

Til að búa til innkaupapöntun, sem er bara skrá yfir vörur sem þú pantar frá lánardrottnum, velurðu Lánardrottnar –> Búa til innkaupapantanir. Þegar QuickBooks birtir gluggann Búa til innkaupapantanir skaltu lýsa pöntuninni þinni. Þú prentar og breytir innkaupapantunum á sama hátt og þú prentar reikninga og kreditnóta.

3. Veldu greiðsluskilmála sem lýsa því hvenær reikningurinn er á gjalddaga.

Í skilmálalínunni, opnaðu fellilistann og veldu greiðsluskilmála (ef upplýsingarnar eru ekki þegar til staðar frá því að þú settir upp seljanda).

4. (Valfrjálst) Sláðu inn minnisblað til að lýsa reikningnum.

Þú getur slegið inn minnismiða í minnisreitinn. Athugið sem þú slærð inn birtist á A/P skránni.

5. Færðu bendilinn niður í Reikningsdálkinn á Útgjöld flipanum og sláðu inn nafn kostnaðarreiknings.

Líklegast er að þú viljir slá inn nafn kostnaðarreiknings sem er þegar á reikningsskránni. Ef það er raunin, smelltu á örina niður til að sjá lista yfir alla reikninga þína. Þú þarft líklega að fletta niður listann til að komast á kostnaðarreikningana (fljót leið til að fara niður listann er að byrja að slá inn reikningsnafnið - þú ferð beint niður listann). Smelltu á reikninginn sem þessi reikningur stendur fyrir (líklegast eru það Birgðir eða eitthvað slíkt).

Ef þú þarft að búa til nýjan kostnaðarreikningsflokk fyrir þennan reikning skaltu velja efst á listanum. Þú sérð Nýr reikningur valmynd. Fylltu út upplýsingarnar og smelltu á OK.

Hvað ef hægt er að skipta peningunum sem þú ert að greiða út vegna þessa reiknings á tvo, þrjá eða fjóra kostnaðarreikninga? Smelltu einfaldlega fyrir neðan reikninginn sem þú varst að slá inn. Örin niður birtist. Smelltu á hann til að slá inn annan kostnaðarreikning, og annan og annan, ef þú vilt.

6. Flipaðu yfir í Magn dálkinn, ef þörf krefur, og breyttu tölunum.

Ef þú ert að skipta þessum reikningi á nokkra reikninga skaltu ganga úr skugga um að tölurnar í Upphæð dálknum séu heildarupphæð reikningsins.

7. (Valfrjálst) Sláðu inn skýringarorð eða visku í dálkinn Minnisblað.

8. (Valfrjálst) Úthluta kostnaði til viðskiptavinar: starf.

Ef þú ætlar að fá endurgreitt fyrir þennan kostnað, eða ef þú vilt bara fylgjast með útgjöldum þínum eftir störfum, sláðu inn þann viðskiptavin sem ætlar að endurgreiða þér. Sláðu inn upphæð fyrir hvern reikning, ef þörf krefur. Þú getur notað örina niður til að finna viðskiptavini og smelltu síðan á þá.

9. (Valfrjálst) Úthlutaðu kostnaði á bekk.

Þú getur líka fylgst með útgjöldum eftir flokkum með því að skrá í Class dálkinn. Taktu eftir venjulegu örina niður og smelltu á hana til að sjá lista yfir flokka. (Þú sérð ekki bekkjardálk nema þú hafir sagt QuickBooks að þú viljir nota flokka.)

Ef þú vilt láta QuickBooks rekja útgjöld eftir bekkjum geturðu sett það upp til að gera það. Til að setja upp QuickBooks til að fylgjast með útgjöldum skaltu velja Breyta -> Óskir. Þegar QuickBooks birtir Valmyndargluggann, smelltu á Bókhaldstáknið, smelltu á Company Preferences flipann og merktu síðan við Notaðu Class Tracking gátreitinn.

Ef þú vilt, smelltu á Endurreikna hnappinn til að leggja saman útgjöldin.

10. Notaðu Hlutir flipann til að skrá hina ýmsu atriði sem frumvarpið stendur fyrir.

Smelltu á Hlutir flipann. Sláðu inn vörurnar sem þú keyptir og verð sem þú greiddir fyrir þá.

Ef þú áttar þig á því eftir að hafa lokið við reikninginn að hluta til að reikningurinn greiðir örugglega innkaupapöntun, smelltu á Veldu PO hnappinn, sem birtist á Hlutir flipanum í Enter Bill glugganum.

Í fellilistanum Seljandi, smelltu á nafn lánardrottins sem sendi þér reikninginn. Á listanum yfir opnar innkaupapantanir, smelltu í dálkinn til vinstri til að setja hak við innkaupapöntunina (eða pantanir) sem þú ert að borga fyrir. Nógu auðvelt? Smelltu á OK þegar þú ert búinn og QuickBooks fyllir sjálfkrafa út Hlutir flipann fyrir þig.

11. Farðu í dálkinn Atriði og sláðu inn heiti fyrir hlutinn.

Taktu eftir örina niður í þessum dálki. Smelltu á það til að sjá vörulistann. Birtist hluturinn sem þú ert að borga fyrir á þessum lista? Ef svo er, smelltu á það atriði. Ef ekki, veldu efst á listanum og fylltu út gluggann Nýtt atriði.

12. Fylltu út afganginn af röðunum af hlutum á Items flipanum.

Þú getur slegið inn alla hlutina sem þú ert að kaupa hér. Gakktu úr skugga um að flipinn Vörur sýni nákvæmlega vörurnar sem þú ert að kaupa, kostnað þeirra og magn. Ef þú vilt, smelltu á Endurreikna hnappinn til að leggja saman hlutina.

13. Vistaðu reikninginn.

Smelltu á Vista og nýtt til að vista reikninginn þinn og sláðu síðan inn annan reikning. Eða smelltu á Vista og loka til að skrá reikninginn þinn en ekki greiða annan reikning.