Skráðu reikninga þína í QuickBooks 2019 á reikningsskilaleið

Viðskiptaskuldir (A/P) leiðin til að greiða reikninga felur í sér tvö skref. Fyrsta er smáræði á erfiðu hliðinni og annað skrefið er auðvelt eins og pönnukökur. Fyrst skráir þú reikningana þína. Þú gætir nú þegar verið kunnugur því að nota Útgjöld flipann og Hlutir flipann til að skrá reikninga. Þú þarft líka að fylla út þessa flipa fyrir A/P aðferðina ef þú vilt dreifa reikningi á reikninga, viðskiptavini, störf, flokka og hluti.

Eftir að þú hefur skráð reikninga þína geturðu haldið áfram í annað skrefið: að segja QuickBooks 2019 hvaða reikninga á að greiða. Þá skrifar QuickBooks ávísanir. Þú prentar þær. Þú sendir þeim póst.

Til að innheimtuaðferðin virki þarftu að skrá reikninga þína þegar þeir koma inn. Það þýðir ekki að þú þurfir að borga þá strax. Með því að skrá reikninga þína geturðu fylgst með hversu mikið fé þú skuldar og hversu mikið fé fyrirtækið þitt raunverulega á. QuickBooks minnir þig á þegar reikningar eru á gjalddaga svo þú þarft ekki að hafa áhyggjur af því að gleyma að borga reikning.

Þegar þú skráir reikninga á reikningsskilaleið ertu að nota rekstrarreikning.

Hvernig á að skrá reikninga í QuickBooks 2019

Þegar reikningur kemur inn er það fyrsta sem þarf að gera að skrá það. Hægt er að skrá reikninga í gegnum gluggann Enter Bills eða viðskiptaskuldaskrá. Ef þú ætlar að rekja reikninga eftir kostnaði og hlut þarftu að nota gluggann Enter Bills.

Til að taka upp reikning í gegnum gluggann Enter Bills, fylgdu þessum skrefum:

Veldu Seljendur → Sláðu inn reikninga.

Að öðrum kosti, smelltu á Sláðu inn víxla táknið á Seljendur svæðinu á heimasíðunni. Eftirfarandi mynd sýnir gluggann Enter Bills. Þú tekur eflaust eftir því að efri helmingur þessa glugga lítur mjög vel út eins og ávísun og það er vegna þess að mikið af upplýsingum sem þú setur hér inn endar á ávísuninni sem þú skrifar til að greiða reikninginn þinn. (Ef þú sérð orðið Credit efst á eyðublaðinu frekar en Bill, veldu Bill valmöguleikahnappinn efst í vinstra horninu. Þú getur líka notað þennan skjá til að slá inn kreditreikninga frá söluaðilum.)

Glugginn Enter Bills.

2. Veldu nafn lánardrottins sem þú ert að borga.

Ef þú vilt greiða þennan reikning til lánardrottins sem er þegar á lánardrottinslistanum, smelltu á örina niður í lok lánardrottins línunnar og veldu lánardrottinn. (Þá fyllir QuickBooks sjálfkrafa inn reikninga gluggann með eins miklum upplýsingum og það man eftir.) Ef þessi söluaðili er nýr, biður QuickBooks þig um að bæta við eða setja upp upplýsingar um seljandann: heimilisfangið, lánahámarkið, greiðsluskilmála og svo framvegis. Þú gefur upp þessar upplýsingar í glugganum Nýr lánardrottinn.

Ef þú ert með eina eða fleiri óútfylltar innkaupapantanir hjá seljandanum sem þú velur spyr QuickBooks þig hvort þú viljir fá á móti innkaupapöntun. Smelltu á Já ef þú gerir það eða Nei ef þú gerir það ekki. Ef þú velur að taka á móti innkaupapöntun, sýnir QuickBooks gluggann Opna innkaupapantanir, eins og sýnt er. Það sýnir opnar innkaupapantanir sem þú hefur skráð. Þegar þú velur eina eða fleiri innkaupapantanir til að taka á móti, fyllir QuickBooks út vörurnar og upphæðirnar úr þessum pöntunum fyrir þig, sem þú getur breytt eftir þörfum. Þegar þú hefur lokið við að opna innkaupapantanir valmynd, smelltu á Í lagi til að fara aftur í Enter Bills gluggann.

Að greiða reikning gegn innkaupapöntun.

Til að búa til innkaupapöntun, sem er skrá yfir vörur sem þú pantar frá lánardrottnum, velurðu Lánardrottnar → Búa til innkaupapantanir. Þegar QuickBooks birtir gluggann Búa til innkaupapantanir skaltu lýsa pöntuninni þinni. Þú prentar og breytir innkaupapantunum, við the vegur, á sama hátt og þú prentar reikninga og kreditreikninga.

3. Veldu greiðsluskilmála sem lýsa því hvenær reikningurinn er á gjalddaga.

Í skilmálalínunni, opnaðu fellivalmyndina og veldu greiðsluskilmála (ef upplýsingarnar eru ekki þegar til frá því þegar þú settir upp seljanda).

4. (Valfrjálst) Sláðu inn tilvísunarnúmer seljanda.

Ef þú slærð inn tilvísunarnúmer seljanda fyrir víxilinn - líklega bara reikningsnúmerið eða reikningsnúmerið þitt - er tilvísunarnúmerið prentað á skírteininu sem er hluti af prentuðu ávísuninni.

5. (Valfrjálst) Sláðu inn minnisblað til að lýsa reikningnum.

Þú getur slegið inn athugasemd í Memo textareitinn. Athugið sem þú slærð inn birtist á A/P skránni.

6. Færðu bendilinn niður í Reikningsdálkinn á Útgjöld flipanum og sláðu inn nafn kostnaðarreiknings.

Það eru góðar líkur á að þú viljir slá inn nafn kostnaðarreiknings sem er þegar á reikningsskránni. Ef það er raunin, smelltu á örina niður til að sjá lista yfir alla reikninga þína. Þú þarft líklega að fletta niður listann til að komast í kostnaðarreikningana. (Fljót leið til að fara niður listann er að byrja að slá inn nafn reikningsins; þú ferð beint niður listann.) Smelltu á reikninginn sem þessi reikningur táknar. (Líklegast er það Birgðir eða eitthvað svoleiðis.)

Ef þú þarft að búa til nýjan kostnaðarreikningsflokk fyrir þennan reikning skaltu velja Bæta við nýju efst á listanum. Þú sérð Nýr reikningur valmynd (ekki sýndur). Fylltu út upplýsingarnar og smelltu á OK.

Hvað ef hægt er að skipta peningunum sem þú ert að greiða út vegna þessa reiknings á tvo, þrjá eða fjóra kostnaðarreikninga? Smelltu einfaldlega fyrir neðan reikninginn sem þú varst að slá inn. Örin niður birtist. Smelltu á hann til að slá inn annan kostnaðarreikning og annan og annan ef þú þarft.

7. Flipaðu yfir í Magn dálkinn, ef þörf krefur, og breyttu tölunum.

Ef þú ert að skipta þessum reikningi á nokkra reikninga skaltu ganga úr skugga um að tölurnar í Upphæð dálknum bætist við heildarfjölda reikningsins.

8. (Valfrjálst) Sláðu inn skýringar- eða viskuorð í Minningardálkinn.

9. (Valfrjálst) Úthluta kostnaði til viðskiptavinar: starf.

Ef þú ætlar að fá endurgreitt fyrir þennan kostnað, eða ef þú vilt bara fylgjast með útgjöldum þínum eftir starfi, sláðu inn viðskiptavininn sem ætlar að endurgreiða þér. Sláðu inn upphæð fyrir hvern reikning ef þörf krefur. Þú getur notað örina niður til að finna viðskiptavini og smelltu síðan á þá. Ef þú úthlutar Customer:Job, hefurðu einnig möguleika á að greiða þennan kostnað eða hluti sem verið er að kaupa til viðskiptavinarins. Til að gera það, smelltu á reikningshæfan dálk og þú ættir að sjá gátmerki núna. Næst þegar þú reikningsfærir þetta starf ættirðu að sjá þann möguleika að bæta þessum hlutum við reikninginn sjálfkrafa.

10. (Valfrjálst) Úthlutaðu kostnaði við bekk.

Þú getur líka fylgst með útgjöldum eftir flokkum með því að skrá í Class dálkinn. Taktu eftir venjulegu örina niður og smelltu á hana til að sjá lista yfir flokka. (Þú sérð ekki bekkjardálk nema þú hafir sagt QuickBooks að þú viljir nota flokka.)

Ef þú vilt láta QuickBooks rekja útgjöld eftir bekkjum geturðu sett það upp til að gera það. Til að setja upp QuickBooks til að fylgjast með útgjöldum skaltu velja Breyta → Stillingar. Þegar QuickBooks birtir Valmyndargluggann, smelltu á bókhaldstáknið, smelltu á Company Preferences flipann og veldu síðan Nota bekkjarakningu gátreitinn.

Ef þú vilt, smelltu á Endurreikna hnappinn til að leggja saman útgjöldin.

11. Notaðu flipann Hlutir til að skrá hina ýmsu atriði sem frumvarpið stendur fyrir.

Smelltu á Hlutir flipann. Sláðu inn vörurnar sem þú keyptir og verð sem þú greiddir fyrir þá.

Ef þú áttar þig á því eftir að hafa lokið við reikninginn að hluta til að reikningurinn greiðir örugglega innkaupapöntun, smelltu á Veldu PO hnappinn, sem birtist á aðalborði Sláðu inn reikninga glugganum.

Í fellivalmyndinni Seljandi velurðu nafn lánardrottins sem sendi þér reikninginn. Á listanum yfir opnar innkaupapantanir, smelltu í dálkinn til vinstri til að setja hak við innkaupapöntunina (eða pantanir) sem þú ert að borga fyrir. Nógu auðvelt? Smelltu á OK þegar þú ert búinn; QuickBooks fyllir sjálfkrafa út Hlutir flipann fyrir þig.

12. Farðu í dálkinn Atriði og sláðu inn heiti fyrir hlutinn.

Taktu eftir örina niður í þessum dálki. Smelltu á það til að sjá vörulistann. Birtist hluturinn sem þú ert að borga fyrir á þessum lista? Ef svo er, smelltu á það atriði. Ef ekki, veldu Bæta við nýjum efst á listanum og fylltu út New Item gluggann.

13. Fylltu út restina af röðunum af hlutum á Items flipanum.

Þú getur slegið inn alla hlutina sem þú ert að kaupa hér. Gakktu úr skugga um að flipinn Vörur sýni nákvæmlega vörurnar sem þú ert að kaupa, kostnað þeirra og magn. Ef þú vilt, smelltu á Endurreikna hnappinn til að leggja saman hlutina.

14. Vistaðu reikninginn.

Smelltu á Vista og nýtt til að vista reikninginn þinn og sláðu síðan inn annan reikning. Eða smelltu á Vista og loka til að skrá reikninginn þinn en ekki slá inn annan reikning.

Rétt eins og í tilvikinu með viðskiptavinatengda glugga (eins og Búa til reikninga), sýnir QuickBooks sögulegar upplýsingar um söluaðila í hægri hliðarstikunni. Þú getur skipt á milli söluaðilans og viðskiptanna, keyrt skjótar skýrslur og tengt á fljótlegan hátt við fyrri eða útistandandi reikninga, reikninga og aðrar athugasemdir á viðskiptavin sem þú átt viðskipti við.

Hvernig á að slá inn reikninga þína í QuickBooks 2019 á fljótlegan hátt

Þú getur líka slegið inn reikninga beint í viðskiptaskuldaskrá. Þessi aðferð er hraðari, en hún gerir eftirlit með útgjöldum og hlutum erfiðara.

Ef þú vilt færa reikninga beint inn í viðskiptaskuldaskrá skaltu fylgja þessum skrefum:

1.   Veldu Listar→ Reikningsyfirlit eða smelltu á Reikningsyfirlitstáknið á heimasíðunni.

Reikningsyfirlit opnast.

2. Opnaðu viðskiptaskuldareikninginn.

Þegar QuickBooks sýnir reikningsyfirlitið þitt skaltu tvísmella á viðskiptaskuldareikninginn á listanum. Þú sérð gluggann Skráning viðskiptaskulda, eins og sýnt er. Bendillinn er í lok skrárinnar, tilbúinn og bíður eftir að þú slærð inn næsta reikning.

Glugginn reikningaskráning.

3. Fylltu út upplýsingarnar fyrir reikninginn þinn.

Sláðu inn sömu upplýsingar og þú myndir ef þú værir að fylla inn í gluggann Enter Bills. Í textareitnum Lánardrottinn, smelltu á örina niður og veldu nafn úr fellivalmyndinni Lánardrottinn.

Ef þú slærð inn nafn seljanda sem QuickBooks kannast ekki við, sérðu skilaboðareitinn Seljandi fannst ekki og QuickBooks biður þig um að gefa upplýsingar um þennan nýja, dularfulla söluaðila. Smelltu á Quick Add til að láta forritið safna upplýsingum úr skránni þegar þú fyllir þær út, eða smelltu á Setja upp til að sjá gluggann Nýr söluaðili.

Þú verður að velja reikningsnafn. Þú getur líklega fundið þann rétta í fellivalmyndinni Account; ef þú getur það ekki skaltu slá inn einn af þínum eigin. Þú sérð skilaboðareitinn Reikningur fannst ekki og QuickBooks biður þig um að fylla út upplýsingar um þennan nýja reikning.

Ef þú ákveður á meðan þú fyllir út skrána að þú viljir fá endurgreitt fyrir þessa ávísun eða að þú viljir fylgjast með útgjöldum og hlutum, smelltu á Breyta færslu hnappinn til að sjá gluggann Sláðu inn reikninga. Þegar þú hefur lokið við að fylla út gluggann skaltu smella á Vista og nýtt. Þú ert kominn aftur þar sem þú byrjaðir: í glugganum Viðskiptaskuldir.

Sjáðu skiptingarhnappinn? Þessi Skipting hnappur virkar á sama hátt og Skipting hnappur í bankareikningsskráningarglugganum. Þegar þú smellir á Skipting veitir QuickBooks viðbótarraðir til að slá inn kostnaðar- og bekkjarupplýsingar.

4. Þegar þú fyllir út allar upplýsingar skaltu smella á Record.

Endurheimta hnappurinn, staðsettur rétt við Record, er til staðar ef þú fyllir út skrána en ákveður að þú viljir byrja upp á nýtt áður en þú hefur skráð viðskiptin. Smelltu á Endurheimta til að hreinsa upplýsingarnar á skjánum og þú hefur hreint borð.

Hvernig á að eyða reikningi í QuickBooks 2019

Segjum sem svo að þú slærð óvart inn sama reikninginn tvisvar eða slærð inn reikning sem var í raun ætlaður fyrirtækinu í næsta húsi. (Bara vegna þess að þú fylgist með reikningum með tölvu þýðir það ekki að þú þurfir ekki að skoða hlutina vandlega lengur.) Svona á að eyða reikningi sem þú færðir inn í reikningaskrá:

1. Finndu reikninginn í viðskiptaskuldaskrá með því að nota eina af eftirfarandi aðferðum:

• Ef þú veist nokkurn veginn hvaða dag þú færðir inn reikninginn geturðu flett í gegnum listann til að finna hann. Færslurnar eru skráðar í dagsetningarröð. (Veldu 1-lína gátreitinn til að birta hvern reikning á einni línu frekar en á tveimur línum til að fletta fari hraðar.)
• Ef þú manst ekki dagsetninguna skaltu velja Breyta → Finna.

Og nú, aftur í reikningaskráningargluggann sem þú ert með í vinnslu ...

2. Veldu reikninginn sem þú vilt eyða með því að smella hvar sem er á reikningnum.

3. Veldu Breyta → Eyða reikningi.

QuickBooks staðfestir að þú viljir virkilega, sannarlega eyða viðskiptunum. Ef þú smellir á OK eyðir það reikningnum samviskusamlega úr A/P skránni.

Minntu mig á að borga þennan reikning, viltu?

Þú gætir bundið band um fingurinn, en besta leiðin til að tryggja að þú greiðir reikningana þína á réttum tíma er að láta QuickBooks minna þig á það. Reyndar geturðu gert áminningarskilaboðin að því fyrsta sem þú sérð þegar þú byrjar QuickBooks.

Til að stilla áminningarvalkosti QuickBooks verður þú að vera skráður inn sem stjórnandi í einsnotandaham. Veldu síðan Edit→ Preferences. Þegar QuickBooks sýnir Valkostir valmynd, smelltu á Áminningar táknið á listanum til vinstri og smelltu síðan á Company Preferences flipann til að fá aðgang að svarglugganum sem sýndur er hér.

Áminningarhlutinn í valmyndinni Preferences.

Gakktu úr skugga um að annað hvort Sýna samantekt eða Sýna lista valmöguleikahnappurinn sé valinn (þú getur ekki valið Ekki minna mig á og búist við að fá áminningu) og gefðu þér síðan nokkurra daga fyrirvara áður en þú þarft að borga reikninga með því að slá inn númer (10 er sjálfgefið og virkar venjulega vel) í Days Before Dee Date textareitnum, sem staðsettur er í Minna mig dálknum.

Ef þú velur Sýna samantekt valmöguleikann (fyrsti hnappurinn til hægri við valkostinn) færðu yfirlit yfir reikningana sem þú skuldar í hvert skipti sem þú byrjar QuickBooks. Ef þú velur Sýna lista (seinni hnappinn hægra megin við valkostinn) færðu upplýsingar um hvern reikning.

Þú gætir viljað skoða áminningargluggann þegar þú byrjar QuickBooks eða opnar nýja fyrirtækjaskrá. Glugginn sýnir áminningar (eins og eyðublöð sem þú þarft að prenta og greiðslur sem þú þarft að senda) og segir þér hvaða ógreidda reikninga þú átt að borga. Þú getur séð þennan lista með því að velja Fyrirtæki→ Áminningar. Athugaðu að þú getur líka sagt QuickBooks að birta allar áminningar þegar fyrirtækisskráin er opnuð. Til að gera þetta, veldu Breyta → Stillingar skipunina, smelltu á Áminningar, smelltu á My Preferences, og veldu síðan Sýna áminningarlista þegar fyrirtækisskrá er opnuð gátreitinn.