Ráð til að vinna með MYOB reglur og bankastrauma

Eitt af því frábæra við MYOB AccountRight er að þú getur sett upp bankareglur til að úthluta færslum sjálfkrafa. Hér eru nokkur ráð um hvernig á að búa til reglur sem virka rétt, í hvert skipti.

• Hafðu reglurnar eins einfaldar og mögulegt er. Til dæmis gæti nýleg greiðsla til vélvirkja þíns komið upp sem 'EFTPOS BAY AUTOMOTIVE AU'. Jú, þú gætir búið til reglu sem segir MYOB að úthluta hvaða færslu sem er með nákvæmlega þessum orðum til bílakostnaðar, en í staðinn skaltu taka smá stund til að einfalda regluskilyrðin. Til dæmis, búðu til reglu sem segir MYOB að úthluta hvaða færslu sem er með orðunum 'BAY AUTOMOTIVE' í bílakostnað. Þannig, ef þú borgar með kreditkorti frekar en EFTPOS næst, eða vélvirki breytir söluaðstöðu sinni þannig að texti bankayfirlitsins sést öðruvísi, er líklegra að reglan haldist rétt.

• Hafðu reglunöfn upplýsandi og auðvelt að bera kennsl á þær. MYOB notar sjálfgefið alla lýsinguna úr textanum á bankayfirlitinu þínu sem regluheiti. Með því að nota dæmið hér að ofan verður regluheitið 'EFTPOS BAY AUTOMOTIVE AU'. Ekki samþykkja þetta sjálfgefið, en í staðinn breyttu regluheitum alltaf til að auðvelda þér að finna reglurnar þínar í framtíðinni. Til dæmis er gott regluheiti fyrir þessa færslu líklega 'Bay Automotive Vehicle Repairs', þar sem þetta nafn inniheldur bæði viðeigandi bankayfirlitstexta, sem og tegund kostnaðar.

• Þegar þú býrð til reglu skaltu alltaf fara í Advanced Options og slá inn nafn birgis eða viðskiptavinar neðst í hægra horninu. Þó að það sé ekki skylda að velja kort, mundu að ef þú velur ekki kort muntu ekki geta flett upp öllum færslum fyrir þennan viðskiptavin eða birgja í framtíðinni. Þessi fjarvera á nákvæmri viðskiptasögu getur verið sársaukafull, svo gefðu þér smá tíma til að bæta við þessum upplýsingum í hvert skipti sem þú býrð til nýja reglu.

  Þegar þú notar netbanka til að gera rafrænar greiðslur til birgja skaltu hugsa vel um hvernig lýsingin mun birtast á bankayfirlitinu þínu. Spyrðu sjálfan þig, ætlarðu að geta búið til reglu út frá þessari lýsingu? Svarið við þessari spurningu fer bæði eftir bankanum þínum og hvort nafn viðtakanda greiðslu kemur alltaf fram á yfirlitinu þínu. Ein ábending er að vista upplýsingar um birgja og greiðslulýsingar í netbankanum þannig að nákvæmlega sami textinn birtist í hvert skipti. Þannig geturðu búið til reglu byggða á þessum tiltekna texta.

• Hafðu auga með tvíteknum reglum. Farðu í gegnum listann þinn af reglum af og til og athugaðu hvernig þú hefur sett skilyrðin þín. Ef þú getur séð tvær reglur sem hafa sömu skilyrði skaltu annaðhvort eyða einni af reglunum eða breyta regluskilyrðunum.

• Fáðu MYOB til að skipta persónulegum prósentum sjálfkrafa. Fyrir útgjöld sem þú skiptir reglulega á milli viðskipta og einkaaðila (til dæmis, kannski úthlutarðu alltaf 75 prósent af bensíni til fyrirtækja og 25 prósent til persónulegra), notaðu háþróaða valkostina til að búa til reglu sem gerir þetta sjálfkrafa skipt.

• Þegar þú ert í bankastraumsglugganum skaltu alltaf hvíla músina á Reglu beitt tákninu áður en þú smellir á Samþykkja. Þannig sýnir MYOB á hvaða reikningi færslunni verður úthlutað og þú getur athugað hvort reglan virki rétt.

• Ekki búa til reglu með því skilyrði að öll viðskipti sem innihalda orðið 'BP' fái úthlutað til bensíns. Af hverju ekki? Vegna þess að ef þú gerir það mun sérhver BPAY viðskipti, sama hvort það er fyrir rafmagn, síma eða skatt, fá úthlutað til bensíns, einfaldlega vegna þess að 'BPAY' inniheldur stafina 'BP'.

• Ef þú ert með mikið magn af færslum skaltu íhuga að tilgreina regluheitið í reitnum Minnisblað þegar þú býrð til reglu. Til dæmis, ef þú býrð til reglu með því skilyrði að sérhver færslu sem inniheldur orðin „Katoomba Au“ sé úthlutað til bílaviðgerða (vegna þess að Katoomba Au stendur í þessu tilfelli fyrir Katoomba Automotive), er eitt bragð að fara í Advanced Options og sem minnisblað fyrir þessa reglu, sláðu inn 'Viðskipti búin til með Katoomba Automotive Rule'. Þannig, ef þú ert að skoða færslur í lok ársfjórðungs eða árslok og þú kemst að því að færslum hefur verið úthlutað rangt, veistu hvaða regla hefur valdið því að hlutirnir fóru úrskeiðis.

Notaðar á réttan hátt geta bankareglur sparað allt að 90 prósent af innsláttartíma gagna og nánast útilokað þörfina á tímafrekum bankaafstemmingum.