QuickBooks Pro og Premier í fjölnotendaumhverfi

Þú takmarkast ekki við að nota aðeins eitt lykilorð til að stjórna aðgangi að QuickBooks gagnaskránni þinni. Til að setja upp fleiri notendur í QuickBooks Pro og QuickBooks Premier skaltu fylgja þessum skrefum:

1Veldu skipunina Fyrirtæki→Setja upp notendur og lykilorð→Setja upp notendur.

QuickBooks sýnir notendalista gluggann, sem auðkennir alla notendur sem QuickBooks aðgangur hefur verið settur upp fyrir og sem eru skráðir inn á kerfið.

2Segðu QuickBooks að þú viljir bæta við notanda með því að smella á hnappinn Bæta við notanda.

QuickBooks sýnir fyrsta Set Up User Password and Access gluggann.

3Auðkenndu notandann og gefðu upp lykilorð.

Gefðu hverjum notanda sem þú ert að setja upp lykilorð fyrir notendanafn með því að slá inn stutt nafn - kannski fornafn notandans - í Notandanafn reitinn. Eftir að þú hefur borið kennsl á notandann slærðu inn lykilorð notandans í textareitnum Lykilorð og Staðfesta lykilorð.

4Smelltu á Next til að halda áfram og tilgreindu síðan hvort þú viljir takmarka aðgang fyrir nýja notandann.

Þegar QuickBooks sýnir seinni Set Up User Password and Access valmyndina skaltu tilgreina hvort þú viljir takmarka aðgang og réttindi fyrir notandann. Ef þú vilt takmarka aðgang og réttindi (réttindi eru einfaldlega það sem notandinn getur gert), veldu valinn valinn svæði QuickBooks.

Ef þú vilt að notandinn geti gert hvað sem er skaltu velja All Areas of QuickBooks valhnappinn. Ef þú gefur til kynna að nýi notandinn ætti að hafa aðgang að öllum sviðum QuickBooks ertu búinn að setja upp lykilorð notanda. Þú getur sleppt þeim skrefum sem eftir eru.

5Smelltu á Next til að halda áfram og lýstu síðan aðgangi að sölu- og viðskiptakröfuupplýsingum og verkefnum.

Eftir að þú hefur lokið skrefi 4 birtir QuickBooks þriðja Setja upp notandalykilorð og aðgangsgluggann. Þetta er sá fyrsti af röð glugga sem leiða þig í gegnum viðtal og spyrja ítarlegra spurninga um hvers konar aðgang hver notandi ætti að hafa að tilteknu svæði.

Til dæmis, með tilliti til sölustarfsemi, spyr QuickBooks um aðgang að viðskiptum (svo sem reikningum, kreditnótum og upplýsingar um viðskiptakröfur). Þú getur gefið til kynna að notandinn ætti ekki að hafa aðgang með því að velja No Access valhnappinn.

Þú getur gefið til kynna að notandinn ætti að hafa fullan aðgang með því að velja Full Access valhnappinn. Ef notandinn ætti að hafa aðgang að hluta, velurðu valhnappinn Sértækur aðgangur og velur síðan einn af dótturfyrirtækishnöppunum fyrir valinn aðgang: Stofna eingöngu til færslur, Búa til og prenta færslur, eða Stofna færslur og búa til skýrslur.

6Smelltu á Next og lýstu síðan innkaupum og viðskiptaskuldaréttindum.

Eftir að þú hefur lokið skrefi 5 með því að smella á Next, sýnir QuickBooks fjórða Setja upp notandalykilorð og aðgangsgluggann, sem gerir þér kleift að tilgreina hvaða aðgang þessi nýi notandi hefur á innkaupa- og reikningsskilasvæðum. Þú getur valið No Access valhnappinn. Þú getur valið fullan aðgangshnappinn.

Eða þú getur valið einhverja milliveg með því að velja valhnappinn Sértækur aðgangur og einn af dótturfyrirtækjunum fyrir valinn aðgang. Sömu reglur um setningarréttindi og aðgang og gilda um innkaupa- og viðskiptaskuldasvæðið gilda um sölu- og viðskiptakröfusvæðið.

7Smelltu á Next og lýstu síðan eftirstandandi notendaréttindum og aðgangi.

Þegar þú smellir á Næsta hnappinn sem sýndur er neðst á hverri útgáfu af Set Up User Password and Access valmyndinni, sýnir QuickBooks nokkrar aðrar útgáfur af glugganum sem það notar til að spyrja þig um notendaréttindi og aðgang.

Til dæmis, eftir að þú lýsir hvaða réttindi eru viðeigandi fyrir notandann á innkaupa- og viðskiptaskuldasvæðinu, spyr QuickBooks um tékka- og kreditkortasvæðið. Þá er spurt um birgðasvæðið. Næst er spurt um launagreiðslur. Síðan er spurt um almenna, viðkvæma bókhaldsstarfsemi. Að lokum spyr QuickBooks um aðgang að fjárhagsskýrslugetu.

8Tilgreindu hvort notandi geti breytt eða eytt færslum.

Eftir að þú hefur farið í gegnum um það bil hálfa tylft útgáfur af Setja upp notandalykilorð og aðgangsglugga sem spyrja um ákveðin svið bókhalds, birtir QuickBooks síðuna Breyta eða eyða færslum í Setja upp notandalykilorð og aðgangsglugganum.

Síðan Breyta eða eyða færslum gerir þér kleift að gefa til kynna að notandi geti eða geti ekki breytt færslum sem skráðar eru fyrir lokunardag. Almennt viltu takmarka getu notanda til að breyta eða eyða viðskiptum.

9Smelltu á Next og skoðaðu síðan réttindaákvarðanir þínar.

Þegar þú smellir á Næsta sýnir QuickBooks lokaútgáfuna af Set Up User Password and Access valmyndinni, sem auðkennir notendaréttindin sem þú úthlutaðir eða leyfðir. Þú getur notað þennan valmynd til að skoða réttindin sem einhver hefur.

Ef þú áttar þig á því að þú hefur ranglega úthlutað réttindum, smelltu á Til baka hnappinn til að fara aftur í gegnum gluggana í þann þar sem þú gerðir mistök. Breyttu úthlutun réttinda og smelltu á Næsta hnappinn til að fara aftur í lokagluggann í Set Up User Password and Access valmyndinni.

10Þegar þú hefur lokið yfirferð á notendaréttindum og aðgangi skaltu smella á Ljúka.

Héðan í frá mun nýi notandinn geta notað QuickBooks; þó takmarkast réttindi hans eða hennar við það sem þú tilgreindir.