QuickBooks 2008 fyrir Lucky Templates Cheat Sheet

Viðskiptaeignir þínar geta falið í sér getu þína til að vinna með QuickBooks bókhaldshugbúnaði. Þetta handhæga svindlblað hjálpar þér að byggja upp bókhaldskunnáttu þína - allt frá gagnaskrárstjórnun til undirbúnings launa, samsetningu vörulista til rakningar innkaupapöntunar með QuickBooks 2008.

Hvernig á að stilla lokadag og lykilorð í QuickBooks

QuickBooks krefst þess ekki að þú eða jafnvel leyfir þér að „loka“ mánuðum og árum, eins og gömul handbók bókhaldskerfi gerðu. (Þegar þú „lokaðir“ gömlu uppgjörstímabili, núllaðirðu í raun út tekju- og kostnaðarreikningana og færðir nettóupphæðina yfir á eiginfjárreikninga eigandans.)

Hins vegar, QuickBooks leyfir þér að nota lokadag og lykilorð. Lokadagsetningin kemur í veg fyrir að einhver fari inn í færslur fyrr en tilgreind dagsetning. Ef þú stillir til dæmis lykilorð fyrir lokun, þarf einhver að gefa upp það lykilorð áður en færslu er slegið inn eða færslu sem er dagsett fyrir lokunardaginn breytist. Ef þú setur ekki lykilorð fyrir lokun er varað við einhverjum sem reynir að slá inn eða breyta færslu sem er dagsett fyrir lokunardaginn, en hann eða hún getur samt búið til eða breytt færslunni.

Til að stilla lokadagsetningu, veldu Breyta → Kjörstillingar, smelltu á bókhaldstáknið, smelltu á flipann Company Preferences og sláðu síðan inn lokadagsetningu (líklega lok síðasta árs sem síðast var lokið) í reitnum Dagsetning þar sem bækur eru lokaðar. Til að nota lokunarlykilorð skaltu smella á Set Password hnappinn og nota svargluggann sem QuickBooks sýnir til að búa til lokunarlykilorðið.

Vertu tilbúinn til að vinna launaskrá með QuickBooks 2008

Ef þú vilt nota einn af QuickBooks launaþjónustumöguleikum vegna þess að þú vilt spara peninga, þú ert ekki hræddur við smá pappírsvinnu, eða kannski vilt þú auka sveigjanleikann sem fylgir því að gera það sjálfur, þú þarft að skrá þig í viðeigandi bragð af þjónustu.

Til að setja upp launaþjónustuvalkost skaltu búa þig undir að hoppa á internetið. Fylgdu þessum skrefum:

Í QuickBooks skaltu velja Starfsmenn→ Launaskrá→ Panta launaþjónustu.

QuickBooks tengist internetinu og sýnir fyrstu síðu margra blaðsíðna vefeyðublaðs sem gerir þér kleift að skrá þig og setja upp QuickBooks launaþjónustuna.

Fylgdu leiðbeiningunum á skjánum.

Athugið: Uppsetning QuickBooks launaþjónustunnar krefst þess að þú hafir nákvæmar launaupplýsingar frá ári til dag fyrir alla starfsmenn þína sem og staðgreiðsluupplýsingar ríkisins. Þú vilt safna öllum þessum upplýsingum áður en þú byrjar. Ferlið við að setja upp launaskrá - að því gefnu að þú hafir upplýsingarnar við höndina og að þú hafir aðeins handfylli af starfsmönnum - ætti ekki að taka mikið meira en hálftíma.

Tímasettu launaskrána þína.

Eftir að þú hefur skráð þig fyrir (og óbeint sett upp) QuickBooks launaþjónustuna þarftu að skipuleggja komandi launastarfsemi þína. Til að gera þetta skaltu velja Starfsmenn → Bæta við eða breyta launaáætlunum.

Þegar QuickBooks sýnir gluggann Launaáætlunarlisti, smelltu á hnappinn Launaáætlun og síðan Nýtt. Þegar QuickBooks biður um það skaltu lýsa launaskránni sem þú ert að skipuleggja. Til dæmis, ef þú ert að setja upp vikulega launaskrá, nefndu launaskrána eitthvað eins og föstudagslaunaskrá. Ennfremur, lýstu tíðninni sem vikulega, tveggja vikna, hálfsmánaðarlega og svo framvegis.

Lýstu starfsmönnum þínum.

Þú þarft að lýsa öllum starfsmönnum þínum og þú þarft að bera kennsl á hvaða launaáætlun þeir tilheyra. Veldu Starfsmenn→ Starfsmannamiðstöð. Smelltu á hnappinn Nýr starfsmaður. Notaðu síðan flipa gluggans sem QuickBooks sýnir til að gefa upp nafn starfsmanns, heimilisfang, kennitölu og svo framvegis. Athugið að þú notar flipann Laun og bætur til að tilgreina laun eða laun starfsmanns og til að úthluta starfsmanni á áætlaða launaskrá.

Óvirkja listaatriði í QuickBooks 2008

Einn af snyrtilegum eiginleikum QuickBooks er að það gerir þér kleift að einfalda listana þína með því að fela hluti sem eru ekki lengur virkir, þar á meðal þau sem þú býst við að verði virkir aftur síðar. Ef þú ert með árstíðabundna starfsmenn geturðu falið þá á starfsmannalistanum þínum á þeim tímum ársins sem þeir vinna ekki. Eða ef þú selur minnislyklakeðjur aðeins á fimm ára fresti, geturðu komið í veg fyrir að þær ruglist á vörulistanum þínum á fríárunum. Þú getur líka gert viðskiptavini og söluaðila óvirka úr viðkomandi listum.

Til að gera eitthvað óvirkt af lista þarftu bara að opna listann og tvísmella á hlutinn. Þegar QuickBooks opnar vöruna, starfsmanninn, viðskiptavininn eða söluaðilann sem þú vilt óvirkja, velurðu hlutinn er óvirkur gátreitinn. (Nafnið á gátreitnum breytist, eftir því hvað þú ert að reyna að gera óvirkt.) Smelltu síðan á Í lagi. QuickBooks felur þennan meðlim af listanum þínum. Næst þegar þú birtir listann birtist reiturinn Hafa með óvirkan.

Til að skoða og breyta földum meðlimum á listanum þínum, smelltu bara á Hafa með óvirka reitinn. Allir óvirkir meðlimir mæta með X tákn við hlið sér. Ef þú vilt endurvirkja meðlim þarftu bara að smella á X táknið og meðlimurinn er virkjaður aftur.

QuickBooks heldur utan um innkaupapantanir

Þú getur búið til QuickBooks POs jafnvel þótt þú pantar vörur í gegnum síma eða í gegnum veraldarvefinn - það er, þegar þú biður ekki um vörur skriflega. Að fylla út innkaupapantanir gerir þér kleift að ákvarða hvaða vörur þú ert með í pöntun og hvenær vörurnar koma. Allt sem þú þarft að gera er að spyrja QuickBooks: "Hvað er í pöntun og hvenær kemur það, eiginlega?" Aldrei aftur munt þú þurfa að rífa heilann til að muna hvort þú hafir pantað þessa thingamajigs og doohickeys.

Og þegar reikningurinn kemur, muntu þegar hafa það sundurliðað á PO eyðublaðinu. Þegar þú hefur skrifað út öll atriðin á innkaupapöntuninni þinni þarftu ekki að fylla út Hlutir flipa á ávísuninni þinni þegar þú borgar reikninginn. Eða ef þú ert að borga reikninga með reikningsskilaaðferðinni þarftu ekki að fylla út Hlutir flipann í Sláðu inn reikninga glugganum. Þegar hlutirnir koma er allt sem þú þarft að gera að láta QuickBooks vita; hlutunum er strax bætt við birgðalistann þinn.

Notaðu innkaupapöntun fyrir vörur sem þú pantar — það er að segja fyrir vörur sem þú munt fá og borga fyrir í framtíðinni. Ef þú kaupir vörur í búðarborði eða færð vörur sem þú pantaðir ekki þarftu augljóslega ekki innkaupapöntun. Það sem þú þarft að gera er bara að borga reikninginn og skrá hlutina sem þú varst að kaupa.