Notkun reglubundinna birgðakerfa í QuickBooks 2017

Þú getur notað einfalda nálgun við birgðabókhald með QuickBooks 2017. Frekar en að fylgjast með einstökum birgðahlutum með því að nota ævarandi birgðakerfi - sem þýðir einfaldlega að þú fylgist með hverjum hlut þegar hann færist inn í fyrirtækið þitt og út í bíl eða smábíl viðskiptavinar — þú getur notað einfalt reglubundið kerfi. Þú þarft að vita hvernig reglubundið birgðakerfi virkar í QuickBooks. Það er líka gott að vita hvað er slæmt og hvað er gott við að nota reglubundið birgðakerfi.

Hvernig reglubundin birgðakerfi virka í QuickBooks

Ef þú notar reglubundið birgðakerfi seturðu upp reikning annarra veltufjármuna sem kallast Birgðir. Síðan, alltaf þegar þú kaupir birgðahald, flokkarðu birgðakaupin sem falla inn á þennan falsa birgðareikning. (Reikningurinn er kallaður „falskur“ birgðareikningur vegna þess að hann er ekki raunverulegur birgðareikningur fyrir QuickBooks.)

Til að skrá kostnað af seldum vörum í hverjum mánuði, notarðu dagbókarfærslu til að færa viðeigandi hluta út af falsa birgðareikningnum og inn á kostnaðarverðsreikninginn þinn. Hvernig veistu hvaða hluta þú ættir að færa? Góð spurning. Í hnotskurn, þú giskar á sögulegan hlutfall þitt á kostnaði við sölu á vörum.

Hér er dæmi um hvernig þetta virkar: Segjum að frá örófi alda hafi kostnaður þinn við seldar vörur verið 45 prósent af sölutekjum þínum og í síðasta mánuði seldir þú dót að verðmæti $10.000. Í þessu tilviki myndirðu reikna með að 45 prósent af $10.000 ($4.500) jafngilda kostnaði við birgðahaldið sem þú seldir. Í samræmi við það myndirðu færa $4.500 út af falsa birgðareikningnum og inn í kostnað seldra vara.

Fyrirsjáanlega þýðir þessi grófa og tilbúna nálgun að birgðatölur þínar og kostnaður við seldar vörur verða rangar. Þannig að í lok ársins framkvæmir þú samt efnislega birgðatalningu til að komast að því nákvæmlega hvað þú hefur raunverulega í birgðum. Á þeim tímapunkti myndirðu breyta birgðum og kostnaði við seldar vörur þannig að þær passi við það sem raunverulegar birgðir þínar sýna.

Það kann að vera að yfir árið hafi gróf 45 prósent talan þín þýtt að þú færðir $5.000 of mikið úr birgðum yfir í kostnað seldra vara. Í þessu tilviki myndirðu færa $5.000 af kostnaði við seldar vörur og aftur í lager. Eða þú gætir fundið að þú færðir $ 5.000 of lítið úr birgðum yfir í kostnað seldra vara. Til að laga það vandamál færðu aðra $5.000 frá birgðum yfir í kostnað seldra vara.

Lokaatriði um notkun reglubundinnar birgða: Þú notar ekki birgðavörur ef þú ert að nota reglubundna birgðaskrá. Þannig að það sem þú setur á reikninga eða sölukvittanir er bara almennur hlutur sem ekki er á lager.

Það góða og slæma við reglubundna skráningu

Reglubundið birgðakerfi er gott fyrir sumar tegundir fyrirtækja. Ef þú ert með of marga hluti til að rekja með QuickBooks Item listanum, til dæmis, getur nálgunin sem lýst er hér verið bjargvættur.

Reglubundin birgðakerfi skapa þó nokkur vandamál. Hér eru fjögur stærstu og verstu vandamálin:

• Þú munt ekki vita hvaða vörur seljast vel og hverjar ekki vegna þess að þú munt ekki fylgjast með sölu eftir birgðavörum. Þetta þýðir að þú getur ekki birgð meira af heitsöluefni og minna af dóti sem selst ekki.
• Þú munt ekki vita hvað þú raunverulega geymir í birgðum þínum nema þegar þú tekur þessa efnislegu vöru í lok árs. (Þú munt ekki vita hversu margar dollara virði af birgðum þú ert með eða hvaða vörumagn þú ert með.)
• Vegna þess að þú munt ekki gera breytingar á vörustigi byggðar á efnislegum birgðum þínum, muntu ekki vita hvaða hlutir eru viðkvæmir fyrir að skreppa saman vegna vandamála eins og þjófnaðar, brota og skemmda.
• Þú þarft að gera dagbókarfærslur sem skrá dollara sem fara út úr birgðum og inn í kostnað seldra vara. Þessar dagbókarfærslur eru ekki mjög erfiðar, en þær geta verið svolítið erfiðar að átta sig á þeim fyrstu skiptin.

Þú þarft að ákveða hvort þú vilt eða þarft að fara með einfaldara reglubundið birgðakerfi þrátt fyrir vandamálin sem slíkt kerfi hefur í för með sér. Ein að lokum hugsun: Mörg lítil fyrirtæki, sérstaklega lítil smásalar, nota reglulega birgðakerfi með góðum árangri.